Actueel

Operationeel sturen in tijden van corona

De Nederlandse ziekenhuizen staan voor de enorme opgave om de patiëntenstroom rondom het coronavirus in goede banen te leiden. Het virus zorgt voor een extra complicerende factor op het gebied van integraal capaciteitsmanagement. In dit artikel Operationeel sturen in tijden van corona zijn de theorie en praktijk van een aantal ziekenhuizen bij elkaar gebracht. Onze intentie hiermee is om voor uw ziekenhuis te checken of overal aan gedacht is, of dat er nog gaten zitten in het corona-aanvalsplan van uw ziekenhuis.

Daarnaast bieden we de mogelijkheid om te proberen te voorspellen hoe het aantal coronapatiënten zich in uw ziekenhuis gaat ontwikkelen.

Capaciteitssturing in tijden van crisis

Eén van de belangrijkste basiselementen van integraal capaciteitsmanagement is dat er op basis van data besluiten worden genomen op strategisch, tactisch en operationeel vlak. Het moge duidelijk zijn dat in de huidige corona-crisis de besluitvorming louter operationeel is. Binnen een dag kan de situatie meerdere malen veranderen en moeten artsen, zorgpersoneel en management voortdurend in staat zijn om onder flinke tijdsdruk besluiten te nemen. Besluiten waar letterlijk levens van af kunnen hangen. Het is dus cruciaal dat de kans op foutieve beslissingen geminimaliseerd moet worden.

De vraag is: hoe doe je dat?

De wetenschap over besluitvorming en datagedreven sturen geeft daar wel een aantal aanwijzingen voor:

Onder tijdsdruk ontbreekt de tijd om alternatieven goed te wegen. Daarom is het noodzakelijk om vooraf zoveel mogelijk situaties in beslisbomen, protocollen en procedures te vatten;
Ook moet exact duidelijk zijn wie in welke situatie/overleg welke rol, taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft zodat ook geen kostbare tijd aan verloren gaat aan discussies over wie welke beslissingen mag nemen;
De Ladder of Inference van Argyris & Schön (1974) leert dat de selectie van de juiste data uit alle beschikbare data letterlijk de basis is voor goede besluitvorming. Als het daar al fout gaat, stapelen verkeerde interpretaties, meningen en besluiten zich op. Je kiest de juiste data door de selectie van de data af te stemmen op de informatie die nodig is om de vragen uit de beslisbomen en protocollen te kunnen beantwoorden;
Het menselijk visueel werkgeheugen is uitermate beperkt en kan veel minder informatie verwerken dan men denkt. Tijdsdruk heeft daar bovendien een negatief effect op. Dit betekent voor de informatie die getoond wordt dat:
– dit alleen dié informatie is die men nodig heeft om de vragen uit de beslisbomen en protocollen te kunnen beantwoorden;
– de informatie zodanig is gevisualiseerd dat het verhaal achter de data zo efficiënt mogelijk kan worden achterhaald.

Wanneer alle bovenstaande zaken goed zijn geregeld, kan dit samengebracht worden op een coronastatus/verbeterbord waarop op elk moment van de dag direct duidelijk is wat de status is, welke analyses er zijn gemaakt door de betrokkenen en welke acties er lopen en nog uitgevoerd moeten worden. Dit bord vormt ook de basis voor de reguliere overleggen zoals een dagstart of de overdracht van dag-avond-nacht. De afgelopen dagen hebben we bij verschillende ziekenhuizen opgehaald hoe zij corona te lijf gaan.

Hieronder twee checklists die je kunt gebruiken om te controleren of jouw ziekenhuis alles in scope heeft.

Stappenplan

voor operationeel sturen in tijden van corona

Crisisteam samenstellen (deze is meestal al bekend binnen ziekenhuizen);
Bepalen opschaal scenario’s;
a. Capaciteit opschalen (IC/Sluis – Cohort – OK’s – Vercouver – …)
b. Patiënt – capaciteit verhouding (code groen, oranje, rood en zwart)
c. Patiënt – medewerker verhouding (Gespec vpk – …)
Dashboard;
a. Capaciteit
b. Personeel
Inrichten beslisbomen per scenario;
Verbeterbord inrichten;
Overlegstructuur (centraal – decentraal);
Communicatiestructuur voor verschillende stakeholders (filmpjes voor patiënten, gehele ziekenhuis, dagstarts crisisteam en primaire zorgafdelingen).

Corona-status/verbeterbord

Indicatoren die helpen bij de operationele sturing in het ziekenhuis:

Corona per dag + trend

Aantal patiënten getest
Aantal patiënten positief
Aantal coronapatiënten opgenomen
Aantal patiënten op de cohort afdeling
Aantal patiënten op de IC
Aantal patiënten ontslagen
Ligduur van de patiënten op cohort afdeling
Ligduur van patiënten op de IC

Kliniek (snijdend/beschouwend) per dag + trend

Aantal opnames in de kliniek
Aantal ontslagen
Aantal aanwezige patienten
Bedbezetting
Beschikbaar personeel
Prospectief:
a. VOD’s
b. Werkvoorraad

OK (per locatie en specialisme) per week + trend

Planningsgraad van het totaal aantal OK uren %
Aantal geplande OK uren
Benutting
Beschikbaar personeel
Prospectief:
c. Werkvoorraad

Polikliniek (per locatie en specialisme) per week + trend

Aantal EPB’s
Aantal HHB
Beschikbaar personeel
Prospectief:
d. Toegangstijd
e. Vulling poli’s

Personeel

Ziekteverzuim
Ziektemeldingen
Herstelmeldingen

Voorspellen aantallen coronapatiënten

Iedereen vraagt zich af hoe groot de piek van coronapatiënten zal zijn. Dit is moeilijk te zeggen omdat onduidelijk is in welk patroon corona in Nederland zal verlopen en wat de effecten van de getroffen maatregelen zal zijn. We zien ook een duidelijk verschil in verloop tussen gebieden waar ten gevolge van evenementen (carnaval) en vakanties COVID-19 wordt verspreid en gebieden waar niet dergelijke piekinfecties plaatsvinden.

Omdat dit lang niet altijd duidelijk is en het vooral gaat over het verloop rondom uw adherentie gebied, is een model ontwikkeld dat dit probeert te voorspellen op basis van vier internationale scenario’s. Dit model is gratis beschikbaar. Heeft u hier belangstelling voor, neem dan via onderstaand formulier contact met ons op.