De Nederlandse ziekenhuizen staan voor de enorme opgave om de patiëntenstroom rondom het coronavirus in goede banen te leiden. Het virus zorgt voor een extra complicerende factor op het gebied van integraal capaciteitsmanagement. In dit artikel Operationeel sturen in tijden van corona zijn de theorie en praktijk van een aantal ziekenhuizen bij elkaar gebracht. Onze intentie hiermee is om voor uw ziekenhuis te checken of overal aan gedacht is, of dat er nog gaten zitten in het corona-aanvalsplan van uw ziekenhuis.

 

Daarnaast bieden we de mogelijkheid om te proberen te voorspellen hoe het aantal coronapatiënten zich in uw ziekenhuis gaat ontwikkelen.

Capaciteitssturing in tijden van crisis

Eén van de belangrijkste basiselementen van integraal capaciteitsmanagement is dat er op basis van data besluiten worden genomen op strategisch, tactisch en operationeel vlak. Het moge duidelijk zijn dat in de huidige corona-crisis de besluitvorming louter operationeel is. Binnen een dag kan de situatie meerdere malen veranderen en moeten artsen, zorgpersoneel en management voortdurend in staat zijn om onder flinke tijdsdruk besluiten te nemen. Besluiten waar letterlijk levens van af kunnen hangen. Het is dus cruciaal dat de kans op foutieve beslissingen geminimaliseerd moet worden.

De vraag is: hoe doe je dat?

De wetenschap over besluitvorming en datagedreven sturen geeft daar wel een aantal aanwijzingen voor:

  • Onder tijdsdruk ontbreekt de tijd om alternatieven goed te wegen. Daarom is het noodzakelijk om vooraf zoveel mogelijk situaties in beslisbomen, protocollen en procedures te vatten;
  • Ook moet exact duidelijk zijn wie in welke situatie/overleg welke rol, taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft zodat ook geen kostbare tijd aan verloren gaat aan discussies over wie welke beslissingen mag nemen;
  • De Ladder of Inference van Argyris & Schön (1974) leert dat de selectie van de juiste data uit alle beschikbare data letterlijk de basis is voor goede besluitvorming. Als het daar al fout gaat, stapelen verkeerde interpretaties, meningen en besluiten zich op. Je kiest de juiste data door de selectie van de data af te stemmen op de informatie die nodig is om de vragen uit de beslisbomen en protocollen te kunnen beantwoorden;
  • Het menselijk visueel werkgeheugen is uitermate beperkt en kan veel minder informatie verwerken dan men denkt. Tijdsdruk heeft daar bovendien een negatief effect op. Dit betekent voor de informatie die getoond wordt dat:
    – dit alleen dié informatie is die men nodig heeft om de vragen uit de beslisbomen en protocollen te kunnen beantwoorden;
    – de informatie zodanig is gevisualiseerd dat het verhaal achter de data zo efficiënt mogelijk kan worden achterhaald.

Wanneer alle bovenstaande zaken goed zijn geregeld, kan dit samengebracht worden op een coronastatus/verbeterbord waarop op elk moment van de dag direct duidelijk is wat de status is, welke analyses er zijn gemaakt door de betrokkenen en welke acties er lopen en nog uitgevoerd moeten worden. Dit bord vormt ook de basis voor de reguliere overleggen zoals een dagstart of de overdracht van dag-avond-nacht. De afgelopen dagen hebben we bij verschillende ziekenhuizen opgehaald hoe zij corona te lijf gaan.

Hieronder twee checklists die je kunt gebruiken om te controleren of jouw ziekenhuis alles in scope heeft.

Stappenplan

voor operationeel sturen in tijden van corona
Operationeel sturen in tijden van Corona
  1. Crisisteam samenstellen (deze is meestal al bekend binnen ziekenhuizen);
  2. Bepalen opschaal scenario’s;
    a. Capaciteit opschalen (IC/Sluis – Cohort – OK’s – Vercouver – …)
    b. Patiënt – capaciteit verhouding (code groen, oranje, rood en zwart)
    c. Patiënt – medewerker verhouding (Gespec vpk – …)
  3. Dashboard;
    a. Capaciteit
    b. Personeel
  4. Inrichten beslisbomen per scenario;
  5. Verbeterbord inrichten;
  6. Overlegstructuur (centraal – decentraal);
  7. Communicatiestructuur voor verschillende stakeholders (filmpjes voor patiënten, gehele ziekenhuis, dagstarts crisisteam en primaire zorgafdelingen).

 

Corona-status/verbeterbord

Indicatoren die helpen bij de operationele sturing in het ziekenhuis:

Corona per dag + trend

  1. Aantal patiënten getest
  2. Aantal patiënten positief
  3. Aantal coronapatiënten opgenomen
  4. Aantal patiënten op de cohort afdeling
  5. Aantal patiënten op de IC
  6. Aantal patiënten ontslagen
  7. Ligduur van de patiënten op cohort afdeling
  8. Ligduur van patiënten op de IC

Kliniek (snijdend/beschouwend) per dag + trend

  1. Aantal opnames in de kliniek
  2. Aantal ontslagen
  3. Aantal aanwezige patienten
  4. Bedbezetting
  5. Beschikbaar personeel
  6. Prospectief:
    a. VOD’s
    b. Werkvoorraad

OK (per locatie en specialisme) per week + trend

  1. Planningsgraad van het totaal aantal OK uren %
  2. Aantal geplande OK uren
  3. Benutting
  4. Beschikbaar personeel
  5. Prospectief:
    c. Werkvoorraad

Polikliniek (per locatie en specialisme) per week + trend

  1. Aantal EPB’s
  2. Aantal HHB
  3. Beschikbaar personeel
  4. Prospectief:
    d. Toegangstijd
    e. Vulling poli’s

Personeel

  1. Ziekteverzuim
  2. Ziektemeldingen
  3. Herstelmeldingen
Operationeel sturen in tijden van Corona

 

Voorspellen aantallen coronapatiënten

Iedereen vraagt zich af hoe groot de piek van coronapatiënten zal zijn. Dit is moeilijk te zeggen omdat onduidelijk is in welk patroon corona in Nederland zal verlopen en wat de effecten van de getroffen maatregelen zal zijn. We zien ook een duidelijk verschil in verloop tussen gebieden waar ten gevolge van evenementen (carnaval) en vakanties COVID-19 wordt verspreid en gebieden waar niet dergelijke piekinfecties plaatsvinden.

Omdat dit lang niet altijd duidelijk is en het vooral gaat over het verloop rondom uw adherentie gebied, is een model ontwikkeld dat dit probeert te voorspellen op basis van vier internationale scenario’s. Dit model is gratis beschikbaar. Heeft u hier belangstelling voor, neem dan via onderstaand formulier contact met ons op.

Luister naar BNR Spitsuur. Hierin een interview met Auke Speet die uitleg geeft over hoe het ziekenhuis grip krijgt op de capaciteitssturing voor de komende 12, 24 tot 48 uur. (Het interview begint na 20:45 min.)

 

Referentie:
Argyris, C. and Schön, D.A. (1974) Theory in Practice: Increasing Professional Effectiveness, Jossey-Bass, San Francisco.

Wilt u graag meer informatie over dit dashboard?

Neem contact met ons op. We helpen uw zorgorganisatie graag verder.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
https://performation.com/wp-content/uploads/2019/07/Auke-Speet-IMG_4730-BEW.jpg
Auke Speet Business owner Capaciteit
‘Dit is een tijd van samen optrekken! Goed om te zien hoe ziekenhuizen de kennis die ze in deze coronatijd opdoen, met elkaar delen. Ik hoop dat dit artikel uw ziekenhuis kan helpen. Wilt u meer weten? Vul bovenstaand contactformulier in of bel mij op 06-12627204.’