Capaciteitsmanagement
|
Dijklander Ziekenhuis
|
5 augustus 2022
In het Dijklander Ziekenhuis zijn HR-medewerkers getraind in integraal capaciteitsmanagent (ICM). De kiem daarvoor werd gelegd tijdens de COVID-19-pandemie, toen de afdelingen HR en Capaciteitsmanagement (CapMan) nauw samenwerkten in het crisisteam. Aan den lijve werd ondervonden dat je veel verder komt als je de krachten van HR en ICM bundelt.
Al enkele jaren is het Dijklander Ziekenhuis bezig met het inbedden van capaciteitsmanagement binnen de organisatie. De COVID-19-pandemie versnelde dit proces. Petra Veling-Hensen, hoofd HR-advies, was lid van het COVID-crisisteam.
“Als team richtten we ons destijds vooral op het goed verdelen van capaciteit. Je had afdelingen met overcapaciteit en afdelingen die schrééuwden om meer capaciteit. Hoe zorg je er dan voor dat je personeel vrijmaakt dat bevoegd en bekwaam is om te helpen op afdelingen waar een tekort is? Je kijkt dan onder andere naar de profielen van mensen en wat eventueel nodig is aan aanvullende trainingen. Daarmee zaten we op het raakvlak van capaciteits- en personeelsmanagement.”
Personeelstekort in het ziekenhuis
Met het voorbijgaan van de COVID-piek en het ontbinden van het crisisteam, zijn de problemen helaas niet verdwenen. Behoorlijk wat zorgmedewerkers zijn achter hun oren gaan krabben of dit wel het werk is dat bij hen past en hebben de zorg verlaten. Ook kampen veel afdelingen met een fors ziekteverzuim als gevolg van de maandenlange overbelasting. Dit heeft geleid tot een zeer uitdagende situatie: een hoge zorgvraag en een groot personeelstekort in het ziekenhuis.
Petra: “Wat nodig is, is productie draaien én kwaliteit van zorg leveren én goed voor je personeel zorgen. Dan kun je zakelijk gezien soms bepaalde dingen willen die voor je personeel niet interessant of prettig zijn. Als je daardoor nog meer personeel verliest, is het niet de juiste keuze. Daarom is het enorm belangrijk om samen continu de dialoog te voeren, ziekenhuisbreed maar ook zeker als afdelingen HR en CapMan.”
Training ICM voor HR-personeel
Wat daarbij helpt, is inzicht in elkaars agenda’s hebben en weten waar precies de raakvlakken liggen. Wat doet de afdeling CapMan en wat doet HR? Daarin viel nog wel wat te verbeteren. De manager van de afdeling CapMan had al eerder het initiatief genomen de financieel adviseurs in het Dijklander Ziekenhuis te trainen in Integraal capaciteitsmanagement (ICM). Ze stelde voor dat ook binnen de afdeling HR te doen voor zowel de HR-adviseurs, de HR-gezondheidsadviseur als het hoofd HR-services. Samen met Performation werd een training op maat gemaakt, bestaande uit drie dagdelen.
Heilige huisjes
De eerste twee dagdelen werden verzorgd door Performation. Omdat niet iedereen op hetzelfde kennisniveau zat, werd stilgestaan bij wat ICM is. Vervolgens werd gekeken hoe het in het Dijklander Ziekenhuis wordt toegepast, welke dilemma’s er zijn en waar verbeterpotentieel zit.
Petra: “We hadden bijvoorbeeld een discussie over afstemming van vakanties van diverse afdelingen binnen het ziekenhuis. Om een voorbeeld te noemen: als de OK de eerste drie weken van de zomervakantie meer reduceert en de snijdende kliniek is daar niet van op de hoogte en geeft niet meer verlof uit, dan heb je zes weken lang een mismatch.
Als je hier wat zakelijker naar kijkt, moet je de vakantieplanning veel gelijkmatiger en in onderlinge afstemming doen. Dat is natuurlijk een spannend traject, want je krijgt te maken met heilige huisjes, maar het zou de interne processen wel verbeteren.”
Toespitsen op de praktijk
Voor de derde en laatste sessie die nog volgt, zijn de hele afdelingen HR en CapMan uitgenodigd. De jaaragenda’s worden dan naast elkaar gelegd om te kijken waar overlap is en hoe de afdelingen elkaar kunnen versterken. Petra heeft al een aantal onderwerpen waarvoor een co-creatie tussen beide afdelingen meerwaarde kan bieden. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van een ziekenhuisbrede fte-formatieberekening. “Voorheen deed de afdeling Financiën dat vanuit financieel perspectief, wij vanuit HR-perspectief en CapMan vanuit capaciteitsperspectief. Door het integraal te doen, komen we tot een reëlere en ook centrale fte-berekening die beter is afgestemd op de zorgvraag, waarmee we de lijn beter kunnen adviseren.”
Maar ook de flexpool, waaruit afdelingen personeel kunnen inzetten als de nood aan de man is, zit op het snijvlak. Zeker wat betreft de basisafspraken. Want waar gebruik je zo’n pool nou eigenlijk precies voor; wat zijn daarin slimme keuzes? Petra: “Uit de eerste twee sessies bleek dat we daar nog wel een slag in kunnen slaan.”
Werkgeluk en welzijn van je medewerkers
De samenwerking gaat wellicht tot veranderingen in werkprocessen leiden, veranderingen waar mensen aan moeten wennen. Toch is Petra positief over de haalbaarheid daarvan. “Ik vind het belangrijk om goed te luisteren naar Dijklander medewerkers. Wij kunnen wel van alles bedenken, maar het moet wel aan hun behoeften raken. Wat wij terug horen is dat mensen meer stabiliteit in hun roosters willen en niet continu met tekorten, onder hoge werkdruk op de afdeling willen staan. Dat kunnen we bereiken met capaciteitsmanagement.
Door meer integraal te sturen op capaciteit, vallen er geen gaten in de planning en hebben we de juiste mensen op de juiste plekken. Daarmee draag je bij aan het werkgeluk en welzijn van je medewerkers.”
