Focus op ketenverbinding in ICM-programma

De afgelopen zes jaar is integraal capaciteitsmanagement (ICM) in het Spaarne Gasthuis goed op de kaart gezet. Toch merkten de adviseurs van Bureau Integrale Capaciteit dat bij vraagstukken in de organisatie nog geregeld geen gebruik werd gemaakt van ICM, terwijl dat wel een mogelijke oplossing kon bieden. Daarom hebben ze, in samenwerking met Performation, het zogenaamde ontwikkelprogramma opgezet.

Het doel van het ontwikkelprogramma was tweeledig, vertelt Jacqueline Beumers, capaciteitsadviseur in het Spaarne Gasthuis. “Enerzijds wilden we de kennis over ICM binnen de organisatie vergroten, want als je niet weet dat capaciteitsmanagement bij bepaalde problemen kan helpen, is het lastig om het in te zetten. Maar vooral wilden we bewustwording creëren, dat we er allemaal aan kunnen bijdragen. Het is belangrijk dat men zich gaat realiseren dat een besluit dat je binnen je eigen afdeling neemt, mogelijk invloed heeft op de keten.”

Verbinden van ketenpartners

Daarom is de focus van het ontwikkelprogramma komen te liggen op het verbinden van ketenpartners binnen de organisatie. In nauwe samenwerking met twee consulenten van Performation is het programma vormgegeven. Er werd uitgebreid gebrainstormd hoe je op een succesvolle manier met een club mensen binnen een keten van elkaar afhankelijke afdelingen aan de slag gaat om vraagstukken te formuleren en tot verbeterinitiatieven te komen. Jacqueline: “Performation heeft ruime ervaring met het geven van trainingen op het gebied van ICM en veel praktische kennis in huis over hoe je ICM kunt laten leven binnen een organisatie. Wij van Bureau Integrale Capaciteit weten in welke vorm een programma het beste past binnen de cultuur van ons ziekenhuis. Je kunt het heel instrumenteel bedenken, maar het moet wel aansluiten bij de dagelijkse praktijk.”

Masterclass en ketensessies

De samenwerking resulteerde in een masterclass, ketensessies en een “afsluitende” sessie. De masterclass was voor de Raad van Bestuur, medisch managers en zorgmanagers en vormde het startpunt van het programma. Er werd informatie gegeven over ICM, nagedacht over eventuele verbeterinitiatieven en er werd een opdracht geformuleerd aan de ketens om aan de slag te gaan met actuele capaciteitsproblemen.

Vervolgens vonden de ketensessies plaats voor afdelingshoofden en planners; de mensen die aan de knoppen draaien als het gaat om patiënten- en personeelsplanning. De ketensessies gebeurden in kleine groepen behorende tot één keten, dus mensen die in de dagelijkse praktijk ook directe raakvlakken met elkaar hebben. Tijdens de eerste sessie vond kennisoverdracht plaats over de basisprincipes van ICM en werd door middel van een dobbelspel het begrip variatie tot leven gebracht. Jacqueline: “Als organisatie heb je baat bij zo min mogelijk variatie, dat wil zeggen: weinig pieken en dalen in de aantallen patiënten. Hoe gelijkmatiger de instroom van patiënten in je organisatie, hoe beter je zorgvraag en -aanbod (capaciteit) op elkaar kunt afstemmen.”

In de tweede ketensessie werd deelnemers gevraagd actuele capaciteitsproblemen te benoemen die binnen de keten leefden. Voor deze problemen werden grondoorzaken achterhaald en verbeterinitiatieven geformuleerd. Op basis van een verbeterinitiatief kon worden bepaald aan welke van de vier resultaatgebieden van ICM – service, medewerkerstevredenheid, productie en kwaliteit – het project kon bijdragen. Dit leidde tot projectvoorstellen die in een gezamenlijke, afsluitende sessie aan het management werden gepresenteerd.

Doorlooptijden

Deze afsluitende sessie vormde het startsein voor de projectfase. Eerder waren er voor ieder project al een facilitator en een kartrekker aangewezen om de voortgang te waarborgen. Afdelingshoofd Radiologie, Erik Sjoerdsma, is zo’n kartrekker. Binnen de keten Radiologie/SEH leidt hij een project over de invloed van beeldvorming door de Radiologie op de doorlooptijd op de SEH. Erik: “De SEH is gebaat bij snelle doorlooptijden om te voorkomen dat stagnatie ontstaat en er geen nieuwe patiënten ontvangen kunnen worden. Radiologie speelt een belangrijke rol in dit proces, omdat er bij heel veel patiënten beeldvorming gedaan moet worden voor diagnostiek en om te bepalen of ze naar huis kunnen of opgenomen moeten worden.”

Reis van de patiënt

Een projectteam, bestaande uit afdelingshoofden en artsen van beide afdelingen, een SEH-verpleegkundige en een radiodiagnostisch laborant, bracht stapje-voor-stapje voor de verschillende soorten beeldvorming de reis van de patiënt in kaart, vanaf het moment van opname op de SEH tot en met de verslaglegging door de radioloog. Hierbij werden ze ondersteund door een adviseur van Bureau Integrale Capaciteit. Erik: “Met elkaar hebben we gekeken hoe die patiëntreis verloopt. Hebben we er hetzelfde beeld van, waar ervaren we bottlenecks en wat zijn mogelijke verbeterpunten die een positieve invloed kunnen hebben op de doorlooptijden op de SEH zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de patiëntenzorg?”

Pure winst

Het uiteindelijke resultaat van het project moet nog besproken en gedeeld worden, maar heel schokkende dingen zijn er niet uitgekomen, zegt Erik. “Op een aantal punten kunnen zaken gefinetuned of opnieuw onder de aandacht gebracht worden. Daarnaast heeft het tot een verhelderend inzicht geleid. Op de afdeling worden vaak aannames gedaan, terwijl er soms heel goede redenen zijn waarom processen lopen zoals ze lopen. Daarom is het belangrijk om de oorzaak achter de oorzaak te achterhalen en niet meteen je conclusies te trekken. Daarvoor is deze werkvorm een heel goede methodiek. Het biedt de mogelijkheid om het met elkaar over feiten en gezamenlijke conclusies te hebben. Dat vind ik pure winst.”

Extra impuls

In oktober vindt een terugkoppeling plaats om te kijken wat de projecten hebben opgeleverd en hoe het traject verder vormgegeven gaat worden. Maar nu al kijkt Erik met een goed gevoel op het ontwikkelprogramma terug. “Ik vind het van heel grote toegevoegde waarde dat we als SEH en Radiologie in een open, constructieve sfeer inzicht hebben gekregen in elkaars werelden, waardoor we beter kunnen samenwerken. Je stapt echt uit je eigen koker, leert elkaar beter kennen en kan veel van elkaar leren. Het afdelingsoverstijgend analyseren en oplossen van vraagstukken werkt gewoon enorm goed.” Ook Jacqueline is blij met het resultaat tot nu toe. “De afgelopen zes jaar is er hard gewerkt om ICM binnen het Spaarne Gasthuis te positioneren. Er is een Hospital Control Center (HCC) ingericht en tijdens de Corona-periode hebben we als Bureau Integrale Capaciteit een belangrijke en zichtbare rol gespeeld bij het plannen op capaciteit. Het ontwikkelprogramma heeft voor een extra impuls gezorgd. We merken dat mensen nog meer praten over capaciteitsmanagement, ons beter weten te vinden én een positievere associatie hebben met wat ons bureau en capaciteitsmanagement voor hen kunnen betekenen. Dat is een goede ontwikkeling, want alleen samen kunnen we de ‘i’ van integraal capaciteitsmanagement realiseren.”