Sinds deze zomer is directiesecretaresse Barbara Claassens veel minder tijd kwijt aan de wachtlijsten van het ziekenhuis AZ Klina, een algemeen ziekenhuis in Brasschaat (België). Dankzij de gebruiksvriendelijke software van MedSpace Allshifts heeft ze weer de handen vrij voor ander belangrijk werk.

“Ik werk voor verschillende directieleden, waaronder directeur zorg en directeur HR, en ik ben back-up voor de hoofdarts. Daarnaast doe ik de wachtlijsten voor heel het ziekenhuis”, vertelt Barbara Claassens, die ruim vier jaar werkzaam is voor AZ Klina. “Sinds vorig jaar augustus maken wij voor alle 31 disciplines binnen ons ziekenhuis gebruik van MedSpace Allshifts.”

“Ik was tachtig procent van mijn tijd hieraan kwijt”

MedSpace Allshifts is het product van Performation waarmee zorginstellingen vanuit hun roosters automatisch dienstlijsten kunnen genereren; een taak die anders veel extra werk oplevert en foutgevoelig is. MedSpace Allshifts zorgt voor een realtime overzicht van alle diensten binnen één ziekenhuis. Handig voor SEH en receptie.

“We hadden behoefte aan een nieuwe oplossing voor het maken van onze wachtlijsten”, vertelt Barbara. “Het vorige systeem was zowel verouderd als gebruiksonvriendelijk en daarom voor mij heel arbeidsintensief. Tachtig procent van mijn tijd was ik kwijt aan dit werk. Dankzij MedSpace Allshifts gaat het nu ‘een pak’ vlotter.”

Een soepele implementatie

De implementatie van dit nieuwe systeem verliep volgens Barbara heel vlot en soepel. “In het voorjaar zijn mensen van MedSpace langs geweest om een presentatie te geven. Als onze planning het toegelaten had, zouden we na reeds twee maanden live gegaan zijn. Vanwege mijn verlof wilden we graag iets later van start, na de zomer. En dat is gebeurd, zonder hobbels op de weg. Het voelde ook helemaal niet als een groot IT-project.”

De bijkomende service tijdens én na de implementatie droegen bij aan het vlotte proces. “Als wij nog suggesties of vragen hadden, werd er telkens snel geschakeld. En als we nu nog iets willen aanpassen, bijvoorbeeld een extra discipline hoeven we daar nooit lang op te wachten. Die service is van grote meerwaarde, bovenop alle voordelen die het systeem biedt.”

Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk

Het grootste voordeel voor Barbara als voornaamste gebruiker van het systeem is de gebruiksvriendelijkheid van MedSpace Allshifts. “Een nieuw programma kan soms behoorlijk wennen zijn, maar dat heb ik bij MedSpace helemaal niet ervaren. Ik vind het zó eenvoudig in gebruik; of het nu gaat om gebruikers toevoegen of activiteiten wijzigen. Het is niet moeilijk aan te leren en zit structureel goed in elkaar.”

Groot voordeel is ook dat Barbara sinds vorige zomer overzichtelijke wachtlijsten pér discipline in handen heeft. “Dat had AZ Klina voordien niet. MedSpace heeft het voor elkaar gekregen om per discipline een overzicht te genereren met aangepaste codes. In het vorige systeem stonden al die disciplines als het ware op één pagina en moest je dag per dag openklikken terwijl je nu het overzicht van een hele maand hebt, en dit per discipline. De kans op fouten is nu ook veel kleiner, omdat je in één oogopslag ziet of er een wacht niet is ingevuld.”

Gebruiksvriendelijkheid en overzicht leiden ertoe dat Barbara veel minder tijd kwijt is aan deze taak. “Ik heb tot wel 20% van mijn tijd terug, omdat het gewoon veel efficiënter werkt dan het vorige systeem. Ik kom nu meer toe aan mijn andere taken.” Het opbellen van de artsen vanuit de spoedeisende hulp gaat nu bovendien veel vlotter. “Dankzij het realtime inzicht in de wachtlijsten, weten ‘de mensen van spoed’ meteen welke arts dienst heeft en met de juiste contactgegevens erbij. Een grote verbetering ten opzichte van vroeger.”

Toekomstperspectief

Barbara weet dat Medspace Allshifts nog veel meer te bieden heeft. “Dit geeft toekomstperspectief. We werken hier nog niet zo lang mee en ik zie dat er nog veel meer in zit dan we nu gebruiken. Medspace is duidelijk een toekomstbestendige oplossing, waar ons ziekenhuis nog lang op kan vertrouwen.”