Via een versnelde aanbesteding van slechts enkele weken – Nicolette: “Daar moesten we in alle hectiek ook nog de tijd voor nemen” – viel de keuze op Performation. “Een van de redenen dat we voor Performation zijn gegaan, was hun ervaring in de context van zorg. De andere reden was technisch en procesmatig van aard, samen met de bereidheid om à la minute een vast team op dit project te zetten. Dat heeft de doorslag gegeven aan het begin en dat heeft ook echt zijn waarde bewezen, denk ik.”

Geruststelling

Maarten herinnert zich dat de vraag over wat er dan precies moest gebeuren nog wel vrij open lag. “Jij was net verantwoordelijk geworden voor de distributie van COVID-data en vroeg ons eerst eens mee te kijken hoe we die voorziening konden stabiliseren en verbeteren. En volgens mij heb ik jou eerst twee dagen geschaduwd om te doorgronden wat er moest gebeuren.”

Nicolette: “Ja, het was een te complexe vraag om als vraag te zien. In die enorm hectische toestand hadden we even de tijd nodig om vast te stellen wat de oplossing zou kunnen zijn en in welke richting we moesten denken. Wat mij nog heel scherp voor de geest staat, is een moment halverwege ons eerste gesprek. De boodschap die jij en Huub (Deterd, CEO Performation) afgaven: wij gaan dit met elkaar regelen, we moeten nog kijken hoe, maar we committen ons. Voor mij op dat moment een enorme geruststelling.”

Enorme druk

Op dat moment kwam er een hele grote prikcampagne op stoom, dus moest er aan de lopende band informatie van A naar B worden doorgegeven. “Daar zat veel druk op vanuit politiek en burgers”, vertelt Maarten. “De context waarin ons project plaatsvond was die waarin ministers Kamervragen krijgen en die vragen niet kunnen beantwoorden, omdat die informatie niet voldoende toegankelijk is. Dus je staat onder een enorme druk met elkaar, in een keten van een vijf à zes schakels. Dus het is erg belangrijk om vertrouwen over die keten heen te creëren, en die informatiedoorgifte ook echt als een ketenproces te gaan zien.”

Nicolette: “Het oorspronkelijk idee was om binnen drie maanden een oplossing te hebben. Maar als je eenmaal begint, komt er allerlei werk bij en ontstaat een soort zwaan-kleef-aan-effect.” Maarten knikt. “De eerste deelsystemen zijn wel in de eerste drie à vier maanden opgeleverd. Het hele pakket heeft een half jaar geduurd, maar er zijn wel wat systemen vooruit vervangen.”

Maarten legt uit dat werkzaamheden waar normaal gesproken enkele maanden voor worden uitgetrokken, nu in drie of vier dagen moesten gebeuren. “En dan komt onze agile-aanpak om de hoek kijken: kort-cyclisch werken, gewoon doen, stappen zetten en morgen ontdekken wat eventueel anders moet. Het belangrijkste – naast het stabiliseren van de technologie – was die hele keten van processen en techniek succesvol maken. Pas dan kun je de gestelde vragen goed beantwoorden. Dat betekende voor ons dus ook bij andere leveranciers bijspringen wanneer nodig.”

Niet alles opnieuw uitvinden

“Een van jullie eerste acties was het dubbelen van mensen”, haakt Nicolette in. “Al binnen een week maakten jullie collega’s vrij om met onze technische mensen mee te lopen, met als voordeel dat jullie direct onder de motorkap mee konden kijken naar de inhoudelijke vraagstukken. Bijkomend voordeel was dat we mensen hierdoor een ‘buddy’ konden bieden, zodat ze ook een keer een avond niet hoefde te werken…” Lachend: “In no time was het team van Performation zelf ook al twee keer gedubbeld! Een hele arbeidsintensieve tijd was het.”

Maarten: “Wij hadden een ingewerkt team beschikbaar, met mensen die op elkaar kunnen vertrouwen. Dat is ook de manier waarop wij zulke projecten aanpakken. Dat heeft zich ook bij dit project bewezen, bij de ziekenhuizen en later ook bij onder meer tandartsketens en revalidatiecentra. Omdat we zo veel data verwerken voor diverse zorginstellingen, hebben we daar allerlei standaardbouwblokken en procesinrichtingen voor, die we ook voor dit project konden inzetten. Met als voordeel dat we onder die druk niet alles opnieuw hoefde uit te vinden. Natuurlijk was het hele traject, zeker aan het begin best spannend, maar omdat we zo snel met elkaar schakelden, echt als partners, lukte het altijd om met elkaar een oplossing te verzinnen en zo die druk van de ketel te halen. En op een gegeven moment wisten we: dit gaat werken, dit gaat lukken!”

Vanuit alle uithoeken van Nederland

Een van de succesfactoren was letterlijk de fysieke oplossing voor de beoogde aanpak. “In het begin moesten we nog echt uitzoeken hoe we alles qua mensen, werkwijze en materiaal behapbaar konden krijgen”, zegt Nicolette. “Performation maakte in Bilthoven een complete verdieping vrij voor ons vaste team plus alle extra techneuten die we hadden aangenomen. Iedereen kwam hiernaartoe, vanuit alle uithoeken van Nederland.” En het bleef niet bij die ene verdieping. “Het werd daar heel snel te druk, dus kwam er nog een extra vleugel bij en op een gegeven moment hebben we ongeveer het hele gebouw geconfisqueerd. Dat kon natuurlijk ook, omdat veel mensen van Performation thuis werkten. Deze fysieke oplossing heeft enorm veel bijgedragen aan het succes van dit project.”