De roosterplanning in ziekenhuizen voor medische vakgroepen is een tijdrovende bezigheid. Tijd die vakgroepen veel liever aan het optimaliseren van medisch zorg besteden dan aan administratieve handelingen zoals het kloppend maken van een rooster. De vakgroep Orthopedie in het Jeroen Bosch Ziekenhuis gebruikt inmiddels een paar jaar MedSpace, een online rooster-applicatie voor medisch specialisten, arts-assistenten en ondersteunend personeel.

“En dat scheelt ons veel werk”, vertelt Conny Douw, orthopedisch chirurg bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis in ’s-Hertogenbosch. “Vooral omdat alle wijzigingen in deze online én realtime applicatie direct aan de juiste personen wordt doorgegeven.”

Spreekuur, OK of vrij

Conny Douw is binnen haar ziekenhuis een van de tien orthopeden in de vakgroep Orthopedie. “Toen ik hier 23 jaar geleden begon, hadden we nog een rooster in Excel, heel netjes in elkaar gezet door een collega. Geleidelijk aan voegden we formules toe, waardoor het ingewikkelder en minder overzichtelijk werd. Inhoudelijk nog steeds niet heel spannend, omdat wij weinig ‘smaken’ hebben: spreekuur, OK of vrij. Het probleem was vooral dat we met allerlei versies werkten, en die ook moesten opslaan op de ‘moederschijf’, waar iedereen bij kon. En dan kon het gebeuren dat mensen niet in de goede versie keken of niet het juiste rooster doorstuurden naar collega’s.”

In 2014 deed Medspace in het Jeroen Bosch Ziekenhuis haar intrede voor de beschikbare avond- nacht en weekenddiensten van artsen. “Ik kwam er via-via achter dat we Medspace ook voor alle activiteiten doordeweek konden inzetten. Toen kwam ik mensen tegen die dat al deden en zij waren heel enthousiast. Niet veel later maakten wij er ook gebruik van voor ons rooster. Dat ging meteen goed. In Medspace kan natuurlijk veel meer dan in Excel en het is heel gebruiksvriendelijk. Er kan ook nog veel meer dan wat ik er nu mee doe, maar dat hebben we met onze relatief kleine vakgroep niet nodig op dit moment.”

Online, real time en maximaal inzichtelijk

Wat Conny het meest aanspreekt, is dat wijzigingen in de planning automatisch bij de juiste personen terechtkomen. “Vroeger voerde ik een wijziging door in Excel en dan moest ik vooral niet vergeten die collega te waarschuwen dat er, bijvoorbeeld, een spreekuur was ingeroosterd of niet doorging. Nu kan ik erop vertrouwen dat die wijziging goed doorkomt, omdat die via Medspace automatisch naar de juiste persoon wordt doorgestuurd. Je kunt het rooster ook koppelen aan je agenda. En mocht je dat vergeten zijn, of niet willen koppelen aan je agenda: het staat allemaal ook heel overzichtelijk in de app. Heel handig.”

Ook haar collega’s zijn heel tevreden over Medspace, volgens Conny : “Een vehikel om de planning gestroomlijnd te laten verlopen, zodat iedereen op elk moment van de dag op de hoogte is, ook van elkaars werkzaamheden. Het is maximaal inzichtelijk. We kunnen als collega’s in elkaars werkagenda kijken, op elk moment van de dag. Vooral handig, omdat wij op meerdere locaties werken. De belangrijkste voordelen zijn dus: het is online, real time en maximaal inzichtelijk voor iedereen.”

Niks is te veel

En niet te vergeten, benadrukt Conny. “Medspace heeft een hele goede helpdesk die tijdens kantoortijden altijd bereikbaar is om te helpen met inventieve oplossingen. Er zijn altijd wel nieuwe tips en tricks om het vullen en aanpassen van het rooster nóg handiger aan te pakken.”

Of ze MedSpace aan andere vakgroepen zou aanraden, daar twijfelt Conny niet over. “Honderd procent! Ik kan soms ook niet geloven dat mensen hun roosters nog in Excel maken… Natuurlijk zijn er ook bij een app als MedSpace soms nog puzzelstukjes die je zelf moet vinden, maar de vele functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid maken alles beter en makkelijker. Ik ervaar ook dat iedereen binnen mijn vakgroep die MedSpace gebruikt even enthousiast is.”