Sturen op productie en capaciteit, grip houden op de planning. Klinkt allemaal vanzelfsprekend en logisch, maar eenvoudig is het zeker niet. De combinatie van verschillende factoren is voor ziekenhuizen een complexe puzzel. En door alle grote uitdagingen van deze tijd, waaronder personeelskrapte wordt het er niet eenvoudiger op. Daarom maakt het Flevoziekenhuis in Almere gebruik van de capaciteitssoftware-product Productiecapaciteit.

Danien van Keulen werkt al ruim dertien jaar bij het Flevoziekenhuis. Sinds anderhalf jaar is zij adviseur op de afdeling Integraal Capaciteitsmanagement (ICM). “Ik was daarvoor teammanager op een andere afdeling. Bij een aantal vakgroepen werd ICM geïntroduceerd en dat wekte mijn interesse. Toen heb ik de stoute schoenen aangetrokken en ben op de afdeling ICM aan de slag gegaan!”

Meer grip en inzicht

Het Flevoziekenhuis is gevestigd in een groeiende stad. Dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee, want hoe zorg je ervoor dat je de groeiende vraag naar zorg blijvend aankunt bij een steeds krapper wordende (personele) capaciteit in het ziekenhuis? Daar komt onder andere de noodzaak van software vandaag die productie, financiën én capaciteit aan elkaar kan verbinden, met als doel: meer grip op de capaciteitsplanning en een integrale sturing op het primaire zorgproces. Dit resulteert in betere service naar de patiënt, betere kwaliteit van zorg, minder ad-hoc werkzaamheden en stress, en in een financieel gezond ziekenhuis.

Sinds enkele jaren maakt het Flevoziekenhuis gebruik van capaciteitssoftware-product Productiecapaciteit, voor alle vakgroepen en poliklinieken, voor de OK en voor de kliniek. Danien: “Deze capaciteitssoftware helpt ons meer inzicht te krijgen in de geleverde zorg en de trends van de afgelopen periode. Op basis van die data kunnen we terugkijken en voorspellingen doen. Met als doel om met vooraf verzamelde kennis een betere capaciteitsplanning te maken, die beter aansluit op de zorgvraag in de regio Almere.”

Efficiënter omgaan met middelen

Danien legt uit hoe deze capaciteitssoftware helpt om capaciteitsjaarplannen op te stellen. “Op vakgroepniveau wordt een productiebegroting gemaakt, samen met de businesscontroller. In een productiebegroting staat hoeveel patiënten met welke diagnoses de vakgroep denkt te gaan zien in het komende jaar. Met de productiecapaciteits-software berekenen we vervolgens onder andere hoeveel poli-afspraken, operaties en opnamen/bedden we daarvoor nodig hebben.”

Het efficiënter omgaan met de beschikbare middelen is een belangrijk aandachtspunt voor het Flevoziekenhuis. “De software ondersteunt ons daarbij, het geeft inzicht. De planning is voor bijvoorbeeld de poliklinieken tenslotte best een ingewikkelde puzzel. Bij veel afdelingen is de OK-capaciteit altijd leidend. Alles wat overblijft aan capaciteit is dan poli-tijd.

Met behulp van de software kunnen we goed inschatten wat de benodigde poli-tijd is. Zo kunnen we snel zien of de vrijgegeven capaciteit ook voldoet aan wat nodig is. Uiteraard kan het afwijken van het huidige aanbod, wachtlijsten lopen op of juist terug, dat maakt het best ingewikkeld.”

Van elkaar leren

Danien vertelt over de ‘formatiemodule’ om te berekenen hoeveel uur een arts individueel moet of kan besteden aan bepaalde taken. “Een arts doet meer dan alleen maar polispreekuur of OK op een dag. Al deze verschillende taken hebben we in kaart gebracht om een duidelijk, breder beeld te krijgen van de tijdsverdeling. Op die manier kunnen we zien of die productie wel past binnen het aantal beschikbare FTE. Dankzij deze categorisering hebben we een overzichtelijk beeld van alle unieke taken en processen binnen de vakgroepen.”

Die kennis gaat het ziekenhuis in de komende periode gebruiken om constructieve gesprekken te kunnen voeren. Met als inzet de verworven inzichten te laten bijdragen aan prettige werkdagen; met minder stress, minder ad-hoc-taken, en meer structuur en rust. “Deze inzichten gaan onze vakgroepen de mogelijkheid bieden om van elkaar te leren. Als ziekenhuis willen we goed voor ons personeel zorgen. Dit betekent ook dat je weet wat er van medisch personeel wordt gevraagd. Om alle inzichten werkelijk te kunnen benutten en een groep mensen daarin mee te krijgen, is een heldere overlegstructuur op verschillende niveaus wel belangrijk. Deze software alleen is niet genoeg.”

Patroon doorbreken

De valkuil in elke organisatie is dat mensen uit gewoonte blijven doen wat ze al deden. De Productiecapaciteits-software kan helpen dat patroon te doorbreken. “Bij spreekuren, bijvoorbeeld. Spreekuren worden per patiëntgroep ingedeeld. Maar als een deel van de verwachte patiënten niet komt, blijven er plekken openstaan en houd je tijd over. Door dat inzichtelijk te maken en bijvoorbeeld een spreekuur aan te passen, zijn de planners op tijd op de hoogte en heeft de arts een vol spreekuur en minder werk ad-hoc of achteraf.”

Danien haalt de afdeling longziekten in haar ziekenhuis aan als mooi voorbeeld. “De poli had een wachtlijst met veel herhaalpatiënten. Belangrijkste oorzaak hiervan was de coronapandemie. Dankzij een beter inzicht en meer sturing heeft de afdeling de hele wachtlijst binnen een half à driekwart jaar significant kunnen terugbrengen!”

Meer duidelijkheid voor de patiënt

De grote winst is uiteindelijk dat het Flevoziekenhuis zich nog beter kan richten op de benodigde patiëntenzorg. “Als het nodig is, kunnen we duidelijke keuzes maken. Dat geeft meer zekerheid, ook voor de verwijzende huisartsen. We kunnen huisartsen snel en eenvoudig op de hoogte brengen van eventuele wachtlijsten. En dat geeft meer duidelijkheid voor de patiënt!”