Om processen in het ziekenhuis beter te stroomlijnen ten behoeve van goede patiëntenzorg, besloot Treant Zorggroep gebruik te gaan maken van een Hospital control center (HCC). Het plan was de implementatie in de loop van 2020 vorm te geven, maar toen kwam COVID-19. Een COVID-dashboard werd ingericht en meteen werd duidelijk welke meerwaarde een HCC heeft.

 

De behoefte om mensen en middelen zo goed mogelijk in te zetten om doelmatige, kwalitatief goede zorg te kunnen verlenen, was de aanleiding voor Treant Zorggroep om met een Hospital control center te gaan werken, vertelt Ron Akkerman, lid Raad van Bestuur. “We hebben te maken met schaarste in de beschikbaarheid van bepaalde functies, zoals gespecialiseerd verpleegkundigen, OK-medewerkers en anesthesiemedewerkers. Daarnaast zijn er grenzen in de capaciteit aan middelen, zoals het aantal bedden en de OK-tijd. Met een HCC kunnen we alle beschikbare volumes afstemmen op de patiëntenstroom, zowel op lange als korte termijn. Zo kunnen we onze patiënten zo goed en zo snel mogelijk helpen.”

Het Hospital control center biedt totaaloverzicht

De Treant Zorggroep omvat drie ziekenhuislocaties en zeventien centra voor wonen en zorg. In het kader van ‘Zorg voor de regio’ zijn het afgelopen half jaar de functies van de ziekenhuislocatie geherdefinieerd. De locaties in Hoogeveen en Stadskanaal zijn zogenaamde weekziekenhuizen geworden waar alleen planbare zorg plaatsvindt. Spoedzorg en hoogcomplexe zorg gebeurt op ziekenhuislocatie Emmen. Het HCC helpt om de planning over de drie ziekenhuislocaties te optimaliseren. Het geeft totaaloverzicht en daardoor de mogelijkheid om met mensen en materialen te schuiven als dat nodig is. Chirurg Frank Kroezen: “Voor de regionale zorgvraag is onze ziekenhuislocatie in Emmen aan de krappe kant. Dit betekent dat we met de beschikbare bedden zo efficiënt mogelijk moeten draaien. Iedere keer dat je over- of onderplant gaat er schaarse capaciteit verloren. Daarom is integraal capaciteitsmanagement zo belangrijk. En wil je dat op een goede manier, real time doen, dan moet je wel gaan nadenken over een HCC.”

Kroezen vond een Hospital control center vanaf het eerste moment intrigerend, maar zag het aanvankelijk als een truc om data die je als ziekenhuis toch al genereert op een andere manier te presenteren. 

FRANK KROEZEN | CHIRURG

"Hoe minder capaciteitsproblemen er zijn, hoe meer patiënten ik probleemloos kan behandelen"

Dat veranderde na een werkbezoek bij Performation. Hij kwam tot het inzicht dat een HCC de plek is waar data samenkomen om capaciteitsproblemen snel en doelmatig op te lossen. “Was er voorheen een probleem in de bedrijfsvoering, dan kwamen de verantwoordelijken samen en was het lastig om alle benodigde data boven tafel te krijgen om een goed besluit te nemen. 

Nu zit iedereen in een kamer waar alle informatie en de mensen die die informatie kunnen interpreteren bij elkaar zijn. Daardoor werk je allemaal met dezelfde data en is er uniformiteit in de interpretatie. Dat maakt het mogelijk in heel korte tijd acht van de tien capaciteitsproblemen op te lossen en daar word ik als dokter blij van. Want hoe minder capaciteitsproblemen er zijn, hoe meer patiënten ik probleemloos kan behandelen.”

Verkeerstoren

De kamer waar Kroezen het over heeft, is een soort verkeerstoren waar cijfers worden omgezet in zinvolle informatie. Op grote schermen zijn alle data zichtbaar: het aantal beschikbare bedden per afdeling, de OK-bezetting, de zorgzwaarte, de verwachte verblijfsduur, de voorraad medicatie en mondkapjes, etc. Akkerman: “Je ziet in één oogopslag hoe de diverse afdelingen en het ziekenhuis als geheel er qua planning, logistiek en capaciteit voorstaan. Wachttijden, doorlooptijden, doorstroming en doelmatigheid, zoals de benutting van de OK of de bezetting van een afdeling worden inzichtelijk. Op basis van analyses kijk je vooruit en evalueer je achteraf. Processen die niet goed lopen, stuur je proactief bij. Bijvoorbeeld als een vakgroep OK tijd heeft die ze niet goed gevuld krijgt terwijl een andere vakgroep een grote werkvoorraad heeft.

Zo ben je ook nog eens bezig met innovatie en verbetering van je zorg. De cijfers maken dat je in control bent in plaats van handelt op basis van je gevoel. Dat is echt een meerwaarde, want als bestuurder wil je de tent goed runnen. Bovendien zie ik het als onze maatschappelijke opdracht geen capaciteit te verspillen en de capaciteit die we hebben optimaal te benutten.”

Om de hoek kijken

Een ander voordeel van een HCC is dat het de besluitvorming vergemakkelijkt. Akkerman: “Als je je verhaal fundeert met feiten, cijfers en analyses, snappen dokters beter dát er keuzes gemaakt moeten worden en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden.” Daarnaast, geeft Kroezen aan, ontkracht het de eilandjes die er binnen de organisatie zijn. “Als je ziet dat het op jouw afdeling rustig is terwijl de werkdruk op een andere afdeling te hoog is, dan kun je even om de hoek kijken om een handje te helpen.”

RON AKKERMAN | LID RAAD VAN BESTUUR

"De cijfers maken dat je in control bent in plaats van handelt op basis van je gevoel. Dat is echt een meerwaarde"

Sinds begin dit jaar is Treant Zorggroep bezig de afdeling Capaciteit & Logistiek op te bouwen die het HCC gaat draaien. Performation helpt daarbij door kennis in te brengen en mensen op te leiden. De behoefte aan real time data om de coronacrisis te beteugelen, heeft dit proces in een stroomversnelling gebracht. Er is binnen een week een ruimte ingericht met schermen waarop inzichten zijn te zien met betrekking tot belangrijke capaciteiten als verpleegkundige capaciteit, IC en OK.

COVID-dashboard

Bovendien is een COVID-dashboard gebouwd om de opvang van COVID-19-patiënten te monitoren en keuzes te maken op basis van door het HCC gegenereerde scenario’s voor opschaling van de COVID-19 zorg en afschaling van de reguliere zorg. Maar uiteindelijk is het de bedoeling dat het HCC het referentiekader wordt voor alle logistieke processen in het ziekenhuis. Akkerman: “Nu we de reguliere zorg weer voorzichtig mogen gaan hervatten, is het heel behulpzaam dat we overzicht hebben en verbanden kunnen leggen. We zien bijvoorbeeld dat we qua kritische hulpmiddelen voldoende ruimte hebben om de niet-COVID-zorgverlening de komende weken op te schalen.” Kroezen: “Maar het is ook goed om te weten dat het HCC in staat is in tijden van crisis in te tunen op specifieke problemen die je het hoofd moet bieden.”

Eerlijke verdeling

Akkerman en Kroezen zijn het erover eens dat het HCC een mooie tool is, maar geven wel aan dat het zo goed werkt als de data die je erin stopt. Hoe schoner die zijn, hoe meer je eraan hebt. En dat is eigenlijk de grootste uitdaging, zegt Kroezen. “Je hele personeelsbestand moet de schouders eronder zetten en eerlijke data aanleveren. Transparantie moet de cultuur worden.” Wat bijvoorbeeld nogal eens gebeurt, is dat een vrijgekomen bed niet direct vrijgegeven wordt in het systeem, omdat het druk is op de afdeling. Heel menselijk, maar niet handig. Het belemmert namelijk de doorstroming, waardoor er minder patiënten kunnen worden geholpen. Kroezen: “Het mooie is dat het HCC de capaciteit ziekenhuisbreed inzichtelijk maakt, waardoor je recht kunt doen aan een eerlijke verdeling van mensen en middelen. Daardoor ontstaan er minder knelpunten en kun je meer patiënten behandelen. Daar wordt je werk toch fijner van?”

https://performation.com/wp-content/uploads/2019/07/Pieter-Veenstra.jpg
Pieter Veenstra Senior consultant Capaciteit

Meer weten over het Hospital control center?

Pieter is als consultant nauw betrokken bij het Hospital control center van de Treant Zorggroep. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw ziekenhuis? Hij beantwoordt uw vragen graag. Neem contact met Pieter op via p.veenstra@performation.com.
HOSPITAL CONTROL CENTER

Grip op patiëntprocessen

Hoe houdt u in de dynamiek van het ziekenhuis grip op patiëntprocessen en de bijbehorende capaciteit? Het Hospital control center bewaakt continu alle patiëntstromen en de beschikbaarheid van capaciteit ziekenhuisbreed. Zo signaleert u tijdig knelpunten en kunt u waarnodig bijsturen.
Hospital control center_Grip op capaciteit