Een goede en betrouwbare prognose is noodzakelijk om te onderbouwen hoe de productie zich ontwikkelt binnen een ziekenhuis. Niet alleen voor interne verantwoording, maar ook voor de onderhandelingen met de zorgverzekeraar. ZGT gebruikt de prognosetool van Performation om de verwachte productie en bijkomende omzet inzichtelijk te maken, voor zover mogelijk. 

 

“We willen als ziekenhuis graag tussentijds anticiperen op de omzet die we gescoord hebben en nog moeten gaan scoren”, vertelt Dirk Jan van Meggelen, businesscontroller van de afdeling verkoop en contracten bij ZGT (gevestigd in Almelo en Hengelo). “En daarvoor gebruik ik al die mooie kubussen van Performation dagelijks!”

Materiaal en munitie

Elke maand berekent Performation een prognose voor ZGT, zodat dit ziekenhuis op basis van voortschrijdend inzicht kan inschatten hoe de zaken er aan het einde van het (schadelast)jaar voor staan. Dankzij deze maandelijkse updates ontstaat meer grip op de productieontwikkeling in relatie tot de financiële afspraken met de verschillende zorgverzekeraars.

“In tijden van COVID-19 wist natuurlijk niemand welke kant het opging”, zegt Van Meggelen, die nu twaalf jaar in dienst is van ZGT. “Desondanks hebben we toch materiaal en munitie nodig om te kunnen voldoen aan de vragen van de verzekeraars. En zij willen ongeveer een keer in de drie maanden een update over de verwachte productie. Echt op productniveau. Daarom is die prognosetool heel prettig voor inzicht in productie en omzet. De tool geeft ons een naar Excel te exporteren bestand, met op regelniveau de producten en aantallen.” 

Nieuw elan

ZGT stapte in mei 2017 over naar Performation. “Dat kwam eigenlijk omdat Performation van oudsher bij ons in beeld was als kostprijzenexpert. In 2017 wilden de leidinggevende mensen in onze organisatie graag een geïntegreerde oplossing van één aanbieder, met daarin naast kostprijzen ook zaken als prognoses en omzetbepaling. Zo is onze samenwerking begonnen en mochten wij als gebruiker daarmee leren omgaan. Dat betekende op een hele andere manier realisaties en prognoses uit je computer trekken.”

Met al zijn werkervaring en in al zijn nuchterheid denkt Van Meggelen schouderophalend terug aan die overstap. “Het kost even tijd om een nieuwe techniek en de mensen achter de schermen te leren kennen. Je bent zo een paar maanden verder voordat je alles snapt en in de vingers hebt. Maar het geeft wel weer nieuw elan en op een gegeven moment begint het te lopen en ga je de voordelen inzien. Er zijn altijd plussen en minnen. In het begin miste ik wat dingen die ik eerder wel kon. Maar andere dingen werkte weer veel vlugger. Heel blij ben ik met die mooie kubussen die verladen worden uit de brondatabases. Die worden ook voortdurend doorontwikkeld, zodat we steeds meer data snel kunnen raadplegen.”

Van Meggelen is verder vooral te spreken over de snelle simulaties die hij en zijn team (een club van vijf mensen) nu kunnen doen. “Dus hoe was het drie jaar geleden en hoe is het nu? Die getallen kunnen we naast elkaar zetten, tegen dezelfde prijzen en dezelfde structuur, bekeken door dezelfde bril. Dat heeft Performation mooi voor elkaar, vind ik. We kunnen op verschillende niveaus kijken; van medische specialismes en patiënten tot productiegroepen en verzekeraars. En de snelheid, de performance, daarvan is de afgelopen jaren verbeterd.”

Dirk Jan van Meggelen | Businesscontroller ZGT

"Heel blij ben ik met de mooie kubussen, die voortdurend worden doorontwikkeld."

Capaciteitsparameters als prognosemethodiek

Tot zover gaat het in dit verhaal vooral over ‘de realisatie’, aldus Van Meggelen. “Prognoses maken is een ander vak, zou ik haast zeggen. Maar prognosticeren doe je wel op basis van wat je tot nu toe hebt gedaan. Performation maakt er een soort statistisch extrapolatieprofiel van, met algoritmes en dergelijke. Dat prognosticeren is in stabiele tijden niet zo moeilijk, dan loopt alles ongeveer op het niveau door zoals je dat de afgelopen tijd hebt gedaan. Maar toen kwam COVID-19 en daar valt niet tegenop te prognosticeren. Het managementteam wil toch een omzetprognose hebben, dus daar maak je dan het beste van. Met een beetje gezond boerenverstand.”

ZGT probeerde in die coronatijd een ‘soort schaduwprognosemodel’ te ontwikkelen, op basis van capaciteitsparameters. “Die staan wat dichter bij de realiteit, maar dan kun je nog steeds niet voorspellen wanneer de volgende golf komt en hoeveel bedden je dan moet afschalen of hoeveel OK’s je moet dichtgooien. Dat weet natuurlijk niemand. In die situatie hebben we de afgelopen twee jaar gezeten. Performation is ook al enige tijd bezig met het ontwikkelen van de prognose op basis van capaciteitsparameters. Jammer hierbij is wel dat het tot nu toe nog steeds in Excel wordt gepresenteerd. COVID-19 was de aanleiding om maandelijks samen met collega’s van team Capaciteitsmanagement en zorglogistiek de prognose op basis van het beschikbare personeel te bepalen. Dit werd daarna dan weer verwerkt in zowel onze eigen prognose als in die van Performation”.

Vinger aan de pols

Ondanks alle onvoorspelbaarheid had Van Meggelen ook in coronatijd houvast aan de prognosetool. “O ja, ik houd altijd graag even de prognose van Performation naast onze eigen berekeningen. Mijn manager zegt weleens, moet je dat nou echt wekelijks doen? Nee, dat is niet per se noodzakelijk, maar ik houd altijd graag een vinger aan de pols. En dan blijven die ‘realisatiekubussen’, zoals ik ze altijd noem, voor mij wel de basis. Wat je tot nu hebt geproduceerd, is tenslotte de enige zekerheid die je hebt.”

Belangrijk punt van aandacht blijft volgens Van Meggelen wel dat de prognosetool zich blijft ontwikkelen. “Ik heb zeker houvast aan deze tool, maar de potentiële mogelijkheden zouden meer benut kunnen worden. Voor mijn afdeling is bijvoorbeeld bij de monitorfunctie ten opzichte van de afspraakwaarden per zorgverzekeraar in de leesbaarheid nog ruimte voor verbetering.” Een gratis tip aan Performation: “Haal informatie op ‘uit het veld’ en anticipeer snel op belangrijke ontwikkelingen. Gezien de mensen met wie ik te maken heb, moet dat zeker lukken; allemaal slimme, alerte en prettige professionals, die over het niveau beschikken om het potentieel van de beschikbare technologie ten volle te benutten.”

https://performation.com/wp-content/uploads/2021/01/Manon-Dubois.jpg
Manon de Keijzer - Dubois Consultant

Wat kunnen we voor jou betekenen?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw ziekenhuis? Neem contact met mij op via m.dubois@performation.com

Ook behoefte aan de prognosetool?

Laat je gegevens achter en we nemen contact met je op

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Meer informatie over prognose?

Om goed te onderbouwen hoe de productie zich ontwikkelt binnen het ziekenhuis, is een solide prognose noodzakelijk. Niet alleen voor interne verantwoording, maar ook voor de onderhandelingen met de zorgverzekeraar. Ziekenhuis Viecuri vond hier een oplossing voor.

Bekijk de video