Handmatig berekenen financiële impact verleden tijd

Ziekenhuizen en zorgverzekeraars zetten zich gezamenlijk in voor een efficiënte en effectieve aanpak van controles van ziekenhuisdeclaraties. Dit vindt in toenemende mate plaats via Horizontaal Toezicht, een samenwerking tussen zorgverzekeraars en ziekenhuizen die zich richt op rechtmatigheid van zorguitgaven.

Ziekenhuizen die nog in de voorbereidende fase van Horizontaal Toezicht zijn, controleren jaarlijks hun declaraties via de Handreiking Rechtmatigheidscontroles, ook wel het jaarlijkse zelfonderzoek genoemd. Het in beeld brengen, beoordelen en financieel afrekenen van de bijna tachtig controlepunten, is jaarlijks een erg tijdrovende klus. Zo ondervond ook Het Oogziekenhuis Rotterdam.

Financiële impact

Tot en met 2019 voerden de medewerkers van Het Oogziekenhuis Rotterdam de Handreiking in eigen beheer uit. Het handmatig berekenen van de financiële impact en de IT-audit was een forse tijdrovende klus. Teamleider Zorgadministratie Janet Busstra zag de worsteling van de medewerkers. “Het correct formuleren van de query’s met beperkte BI-middelen is complex en erg arbeidsintensief.” Janet wist door eerdere ervaringen dat het gebruik van de juiste tools hierin uitkomst kon bieden.

Het Oogziekenhuis Rotterdam heeft één specialisme. Maar binnen het specialisme oogheelkunde zijn meerdere subspecialismen en dan kan een incorrecte registratie er snel insluipen. Met name de uitvragingen van het Zelfonderzoek met betrekking tot parallelliteit waren een grote uitdaging. Evenals de registratie van meerdere polibezoeken op één kalenderdag. Dat is niet altijd toegestaan en was een foutieve transactie die uit het systeem gehaald moest worden. Ook het vullen van de financiële bijlages met het bijbehorende doorrekenen van de financiële impact per zorgverzekeraar en controlepunt werden met de hand uitgevoerd.

Veel ruimte voor verbetering

Ook de zorgverzekeraar had vragen over de output van de query’s en de uitvoering van de Handreiking. Janet had zelf ook haar bedenkingen. “Dan zag ik bijvoorbeeld een query over radiologie, terwijl we het Oogziekenhuis geen afdeling radiologie heeft.” Het reviewteam van de zorgverzekeraar was altijd heel behulpzaam en hielp het ziekenhuis met de te nemen stappen en de berekeningen. “Maar dat is natuurlijk niet hun taak als reviewer”, vervolgt Janet. Bovendien gaf de zorgverzekeraar aan bij de volgende Handreiking weer meer de eigen rol te vervullen en de regie bij Het Oogziekenhuis te laten. Janet zag de gang van zaken met lede ogen aan. Het werd pijnlijk duidelijk dat er veel ruimte was voor verbetering van het registratie- en declaratieproces.

Gecertificeerd product

Vanuit eerdere ervaringen wist Janet dat het gebruik van de Notiz-tool voor verbetering kon zorgen en ondersteunend kan zijn bij de uitvoering van de Handreiking. Het Oogziekenhuis koos in februari 2021 voor de aanschaf van de tool. “Met Notiz haalden we een gecertificeerd product binnen”, vertelt Janet. “De IT-audit werd uitgevoerd over de tool en niet meer over de eigen query’s.”

Dat er niet eerder voor een dergelijke applicatie was gekozen, wijt Janet aan de beperkte omvang van het ziekenhuis. “Wij zijn een relatief klein categoraal ziekenhuis. Investeringen in de software komen harder aan dan bij grotere algemene ziekenhuizen.”

Extra uitdaging

Van februari tot mei is intensief samengewerkt om de data te ontsluiten en de controleregels te valideren. De installatie van de tool verliep zonder noemenswaardige problemen. Een extra uitdaging voor de consultants van Performation was dat het ziekenhuis gebruik maakt van het EPD-systeem Easy Care. Dat is een zorginformatiesysteem (ZIS) dat in bijna geen enkel ander ziekenhuis in Nederland wordt gebruikt. Ervaring met dit ZIS was niet aanwezig. Of het lukte om alle data correct te ontsluiten, was best spannend maar is snel en zonder problemen uitgevoerd.

Online lessen

Ook het leren werken met de tool, verliep vrij vlot, volgens Janet. “De consultants gaven ons een aantal online lessen. Dat gebeurde al tijdens het valideren, zodat we meteen met alle controlepanelen voor het uitvoeren van de verschillende controlestappen leerden werken. Voor een aantal lastige handelingen, zoals de micro financiële impact opvoeren bij de parallelliteitscontroles, konden we ook later nog terugvallen op de consultants.”

Gebruikersvriendelijk

Het team van de zorgadministratie, maar ook de consultants van Performation, werkten ongelooflijk hard om de Handreiking 2020 binnen de gestelde, strakke, deadline af te ronden. De zorgadministratie medewerkers van de het ziekehuis vinden Notiz gebruiksvriendelijk en goed ondersteunend in het proces. Het bespaart veel tijd.

“Zo kun je de tool makkelijk afsluiten en de volgende keer verder gaan waar je gebleven was”, vertelt Janet. ”Wat ik ook prettig vind, is dat je de gegevens makkelijk in Excelbestanden kunt zetten en vervolgens kunt uploaden in Notiz. En als wij constateren dat de registraties inderdaad niet kloppen, dan kan in Notiz de financiële impact worden bepaald. Het vullen van de financiële bijlages is nu minutenwerk terwijl we vroeger alles met de hand moesten berekenen.”

Processen verbeteren

Met het gebruik van Notiz bleken de uitkomsten uit de bevindingen fors hoger dan de jaren ervoor, doordat de Notiz-query’s nauwkeuriger signaleren. Door eenduidige vastlegging is het ook mogelijk trends te herkennen. Hiermee  kan het ziekenhuis processen in de organisatie verbeteren. Zo bleek al snel tijdens het werken met de tool dat de telefonische consulten van artsen niet altijd aan de regels voldeden. “Toen dat duidelijk werd, zijn we direct artsen hierover gaan informeren zodat het in de toekomst beter gaat”, vertelt Janet. Ook als het ging om de registratie van parallelliteit, dus patiënten met meerdere zorgvragen, en de registratie van verwijskaarten, bleek verbetering mogelijk.

“Het mooie van Notiz is dat we onze verbeterpunten nu vanuit de verslaglegging kunnen detecteren en prioriteren”, vervolgt Janet. “Vorig jaar was het niet zo duidelijk wat er precies misging en bleven verbeteracties uit.”

Vertrouwen zorgverzekeraar

De zorgverzekeraars stelden 1 oktober 2021 als deadline voor het indienen van de rechtmatigheidscontroles. Zonder Notiz had Het Oogziekenhuis Rotterdam die datum zeker niet gehaald. Prettig is ook dat Notiz een gecertificeerde tool is, waarmee de zorgverzekeraar ook bekend is. ”Dat geeft hen handvatten over hoe wij de declaraties controleren”, zegt Janet. “Zij weten dat we verbeterslagen aan het maken zijn, dat schept vertrouwen. We zijn er nog niet, maar we zijn wel de goede weg in geslagen.”