In het Zuyderland MC maken ze een moedige keuze. In plaats van aan het werk te gaan met de productieafspraken die er zijn, willen ze 2023 in met een realistische productiebegroting op basis van beschikbare capaciteit. Het eerlijke verhaal dus, waarmee wordt voorkomen dat aan het eind van het jaar productieafspraken niet gehaald worden. Bovendien maakt een realistische begroting het mogelijk om gedurende het jaar beter te sturen op capaciteit.

 

Al sinds 2017 werken ze in het Zuyderland MC met capaciteitsmanagement. Door COVID nam dit een vlucht, omdat de meerwaarde van het plannen op capaciteit toen echt zichtbaar werd. En dat besef is er nog steeds. Want hoewel de druk op de zorg nu anders is dan tijdens de pieken van de pandemie, nog steeds kan er niet volledig tegemoet gekomen worden aan de grote zorgvraag, mede veroorzaakt door de inhaalzorg.

Arbeidskrapte in ziekenhuis

Waar elke afdeling in het Zuyderland MC tegenaan loopt, is een personeelstekort. Er zijn veel openstaande vacatures en er is sprake van een hoog ziekteverzuim. “Die combinatie is fnuikend”, zegt Bianca Boessen, hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering. “We hebben wel genoeg bedden en OK-capaciteit, maar we kunnen het niet bemensen. Zo is de personele capaciteit bepalend voor wat we beschikbaar kunnen stellen aan ons adherentiegebied.”

Bianca Boessen, hoofd afdeling Bedrijfsvoering:

"Een realistische begroting op het gebied van productie en capaciteit is voor iedereen een nieuwe werkelijkheid”

De personele krapte heeft meerdere oorzaken. Limburg is relatief zwaar getroffen tijdens de coronapandemie en dat heeft een grote impact gehad. Veel medewerkers zijn ziek geworden, sommigen langdurig door longcovid. Anderen, die al tegen een burnout aanzaten, zijn door wat ze tijdens de pandemie meemaakten over het randje geduwd. Daarnaast loopt Limburg in Nederland voorop qua vergrijzing en ontgroening. Boessen: “Dit leidt er enerzijds toe dat de mensen die in de zorg kunnen werken nog dunner bezaaid zijn. Anderzijds vergrijst ook ons personeelsbestand en dat verhoogt de uitstroom.”

Optimale capaciteitsbenutting

Het optimaal benutten van de beschikbare capaciteit is een manier om deze problemen het hoofd te bieden. De afdeling Bedrijfsvoering doet dit al een paar jaar, maar dit jaar is de insteek anders. Net als ieder jaar bespraken Boessen en haar collega’s met alle vakgroepen welke productie zij komend jaar willen maken en hoe dat zich verhoudt tot wat ze het afgelopen jaar hebben gerealiseerd. Ook bespraken ze eventuele veranderingen in het productieproces die invloed kunnen hebben op zaken als ligduur, type ingrepen, snijduur op de OK en de verhouding poliklinische, dag- en klinische opnames.

De afdeling Finance maakte dit plaatje compleet met het aanleveren van de productieplannen voor het komende jaar. Boessen: “Je zou kunnen zeggen dat dit is wat we als organisatie wíllen. De andere kant van het verhaal is wat we beschikbaar hebben aan bedden, OK-ruimte en beeldvorming, dus wat we kúnnen. Het bleek dat van de negentien beschikbare OK’s, er maar zeventien bemenst kunnen worden. Dit betekent dat we minder productie kunnen leveren dan we zouden willen. Er was dus een ‘gat’ in de begroting.”

 

Capaciteitssoftware in actie

Onze capaciteitssoftware direct in actie zien? Consultant Anneloes Oude Weernink vertelt in deze video over personeelstekort in ziekenhuizen. Hoe helpt software bij het efficiënt plannen van beschikbare capaciteit?
Bekijk de video

Doorberekening

De informatie over beschikbaarheid van capaciteit leverden de capaciteitsmanagers aan. Maik Nellen, beleidsadviseur Integrale Capaciteitsplanning, is een van hen. “Met de software Productiecapaciteit van Performation konden we de doorberekening maken hoe groot het gat precies is”, legt hij uit. “Het maakte bijvoorbeeld inzichtelijk hoeveel capaciteit we nodig hebben voor elk type operatie. Zo kwamen we erachter dat we voor de gewenste productie beschikking moeten hebben over negentien OK’s en dat is niet zo.”

Het eerlijke verhaal

In november werd de situatie besproken tijdens een 12 uur durende sessie met alle ziekenhuismanagers en mensen van Finance. Boessen: “Als afdeling Bedrijfsvoering gaven wij het advies een eerlijke productiebegroting op te stellen, maar daar leek men aanvankelijk niet voor in. Totdat een aantal managers aangaf het met ons eens te zijn. Zij stelden voor terug te gaan naar de tekentafel om een realistische situatie te schetsen, zodat we niet meer halverwege het jaar sterk afwijkende cijfers moeten verkopen.”

Besproken werd wat eenieder nodig heeft om het gat te dichten. Op basis daarvan werd er opnieuw gerekend en aan het eind van de dag was er een plaatje, waarbij de productie passend was binnen de beschikbare capaciteiten. Samen met de managers werd een voorstel op papier gezet voor de bestuursraad. Boessen: “De boodschap was: Het is geen leuk verhaal dat we te vertellen hebben, want inkrimpen betekent bezuinigen, maar het is wel het eerlijke verhaal.”

Maik Nellen, beleidsadviseur Integrale Capaciteitsplanning:

"Tien heup- of knieoperaties schrappen, heeft financiële en capacitaire gevolgen. Als je daar inzicht in hebt, kun je slimme keuzes maken"

Onderhandelingen

Nu de productiebegroting is opgesteld, volgen de onderhandelingen met de zorgverzekeraars. “Dat worden geen gemakkelijke gesprekken”, zegt Boessen. Wel geeft ze aan dat er ruimte gehouden wordt voor ambitie. “Stel dat we het ziekteverzuim kunnen reduceren, dan biedt dat mogelijkheden tot meer productie. Dat hebben we nu niet in onze begroting verdisconteerd, want we willen ons niet rijk rekenen, maar in de gesprekken met de verzekeraars nemen we dit wel mee.”

Slimme keuzes

Om de mogelijk extra capaciteit optimaal te benutten, stelt de stuurgroep capaciteiten momenteel spelregels op. In die stuurgroep zitten alle zorgmanagers, capaciteitsmanagers, medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering en de medisch managers. Tegelijkertijd wordt ook bedacht wat gedaan moet worden als de situatie slechter uitpakt. Nellen: “De consequenties van de verschillende scenario’s berekenen we ook weer door met onze capaciteitssoftware. Tien heup- of knieoperaties schrappen, heeft verschillende financiële en capacitaire gevolgen. Als je daar inzicht in hebt, kun je slimme keuzes maken, zodat de impact van extra krimpen minimaal is en van extra productie maximaal.”

Personeelsplanning

De capaciteitssoftware wordt ook ingezet voor de personeelsplanning. Het maakt inzichtelijk hoeveel mensen waar nodig zijn en daar wordt de planning op afgestemd. “Komend jaar gaan we strak monitoren of dit ook daadwerkelijk gebeurt”, zegt Boessen. “Als je vijf verpleegkundigen inplant terwijl je er vier nodig hebt, dan kom je aan het eind van het jaar poppetjes tekort. Op deze manier proberen we dit te voorkomen. Zo maken we stappen om de schaarse capaciteit van personeel zo effectief mogelijk in te zetten.”

Bianca Boessen, hoofd afdeling Bedrijfsvoering:

"Samen met de OK, het verpleegcentrum en de opname kijken we hoe de wereld er over 12, 8, 4, 2 weken uitziet"

Daarnaast is er een plan gemaakt voor het slim uitlenen van personeel, met respect voor de kennis van de mensen, zonder dat ze steeds ergens anders worden neergezet. Een soort gelaagde constructie, waarbij ieder personeelslid een basisstandplaats heeft. Is er ergens een tekort, dan wordt er personeel uitgeleend binnen het eigen cluster – snijdend of beschouwend – op de eigen locatie. Lukt dat niet, dan binnen het eigen cluster tussen verschillende locaties. Pas als dát niet lukt, dan wordt in uiterste nood personeel van snijdend naar beschouwend uitgeleend of vice versa. Nellen: “Deze zorgvuldige aanpak is belangrijk, want mensen kiezen bewust voor een specialisme. Op een andere afdeling moeten werken, wordt als werkdruk ervaren.”

Tactisch bijsturen met capaciteitssoftware

Wat nog op het wensenlijstje van het Zuyderland MC staat, is met behulp van de capaciteitssoftware van Performation, 12 weken vooruit tactisch sturen op capaciteit. Boessen: “Samen met de OK, het verpleegcentrum en de opname kijken we hoe de wereld er over 12, 8, 4, 2 en 1 week uitziet. Voorzien we problemen, dan sturen we bij. Gaat het om structurele problemen, bijvoorbeeld in de personele sfeer, dan leggen we dit voor aan de stuurgroep capaciteiten.” Een realistische productiebegroting maakt tactisch bijsturen op capaciteit eenvoudiger, geeft Nellen aan. “Als je de gemaakte productieafspraken puur volgt, heb je geen realistisch afspiegeling van de werkelijkheid. Worden afspraken dan niet gehaald, dan is het makkelijk om te zeggen: ‘Dat was toch niet gelukt’. Maar maak je je plannen op basis van de capaciteit die je hebt en benut je maar 90%, dan kun je mensen daar gericht op aanspreken.” Boessen: “Je hebt dus een ander gesprek met elkaar.”

Ziekenhuisbreed gedragen

Boessen denkt dat de afdeling drie of vijf jaar geleden ook al een realistische productiebegroting had kunnen maken, maar dat het nu het juiste moment is. “Waar we in het begin moesten knokken voor ons bestaansrecht als afdeling, hebben we nu een beleid dat ziekenhuisbreed gedragen wordt. Er is een realistisch beeld met realistische afspraken die iedereen na moet komen. Dat is denk ik de grootste winst die wij het afgelopen jaar hebben bereikt.” Wel geeft ze aan dat er nog werk aan de winkel is. “Het proces gaat stap-voor-stap. Ik denk dat we afgelopen jaar met zevenmijlslaarzen hebben gelopen. Volgend jaar worden het kleinere stappen om alles te perfectioneren.”

Welke uitdaging heb jij?

We gaan graag met je op zoek naar een passende oplossing

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Ervaring met capaciteitssoftware

De zorg moet over de zorg gaan, dan wil je niet afgeleid worden door capaciteitsvraagstukken zoals personeelskrapte. De capaciteitssoftware van Performation helpt om focus op patiëntenzorg te houden. Rob Oudenhoven van Laurentius en Arjan van Hoorn UMC Utrecht vertellen hoe capaciteitssoftware hun ziekenhuis helpt bij het verkrijgen van inzicht in beschikbare capaciteiten.

Ook zij gebruiken capaciteitssoftware