Een zorgcrisis betekent snel handelen

Een zorgcrisis betekent snel handelen. Zowel aan de bedden als achter de schermen. Als ziekenhuis beschik je dan liever vandaag dan morgen over alle relevante gegevens. Over vergelijkingsmateriaal ook, want hoe is het beeld bij andere ziekenhuizen? Op welke manier kun je sneller dan anders aan de gewenste informatie komen? En hoe helpen die data om ondanks alles in control te blijven?

“Zeker toen de pandemie haar hoogtepunt bereikte, wilden we graag weten in hoeverre onze situatie vergelijkbaar was met die bij andere ziekenhuizen, en hoe dat zat per regio”, vertelt Roos Ong, die als manager planning en control bij Elkerliek – een ziekenhuis in de omgeving Helmond – medeverantwoordelijk is voor het reilen en zeilen binnen deze organisatie. “Daar is iets slims voor bedacht.”

Roos geeft leiding aan een team van financial controllers, business controllers en BI-specialisten. “De data-ontsluiting vanuit onze bronsystemen hebben we goed voor elkaar; alle vastgelegde gegevens kunnen we inzien en analyseren. Voor het totale ziekenhuis kun je je voorstellen dat dit gaat om een hele bak aan data. Performation helpt ons al jaren om die informatie om te zetten naar waardevolle (stuur)informatie. Zo maken we onder andere gebruik van de gecertificeerde grouper van Performation om ook tussentijds de omzetwaarde te kunnen monitoren, in plaats van pas nadat de behandeling van de patiënt is afgerond.”

Actueel beeld

Elkerliek maakt bovendien al jaren gebruik van de mogelijkheid die Performation biedt om de eigen prestaties – op een geanonimiseerde manier – te vergelijken met andere ziekenhuizen. Maar Performation wilde ziekenhuizen tijdens de coronacrisis sneller dan gebruikelijk inzicht bieden in alle ontwikkelingen en introduceerde daartoe in 2020 de Productiemonitor, waarin de data wekelijks wordt ververst.

“Praat je over zorgproducten en omzetwaarde, heb je door de DBC-systematiek behoorlijk wat doorlooptijd nodig om over betrouwbare informatie te beschikken. Zo kunnen we meestal pas anderhalf tot twee maanden later zien wat aan omzetwaarde is gerealiseerd”, vertelt Roos. “Maar midden in die crisis had ik die informatie veel sneller nodig. Omdat Performation had gekozen om te vergelijken op verrichtingen in plaats van op zorgproducten, kregen wij sneller een actueel beeld van de door ons geleverde zorg en hoe die zich verhield tot andere ziekenhuizen. En dat hadden we tijdens de pandemie ook echt nodig.”

Dankzij deze actuele data hadden Roos en haar collega’s een scherp zicht op de verschillen tussen de regio’s. “Zeker in die hele heftige coronaperiode waren die verschillen soms groot. Zo konden we op een gegeven moment snel zien dat regio Zuid harder werd getroffen dan, bijvoorbeeld, regio Noord. Dat inzicht hielp ons ook bij gesprekken met het (medisch) management, dat zich soms toch wel zorgen maakte over welke kant het opging en of wij het als Elkerliek wel goed deden. Als ziekenhuis krijg je dan ook de bevestiging van het ontstane beeld. Die (h)erkenning is heel belangrijk. Die spiegel om jezelf te kunnen vergelijken met andere ziekenhuizen werkt heel goed en geruststellend. Als een rechtvaardiging bijna.”

Onder druk ontwikkeld

Hoezeer Roos ook te spreken is over de snelheid en actualiteit van de Productiemonitor, ze kon wel merken dat die onder druk is ontwikkeld. “Belangrijk verbeterpunt is de gebruiksvriendelijkheid van de rapportagetool, die ik niet live kan ‘opengooien’. Daarvoor ziet het front-end er niet gelikt genoeg uit. Ik moest daarom dus op voorhand zelf bedenken wat de ontvangers (zoals medisch specialisten, afdelingsmanagers en sectormanagers) wilden zien en later terugkomen op vragen waar ik op dat moment geen antwoord op had, terwijl ik liever live wil meeklikken wanneer ik vragen krijg. Dat is jammer, want de waarde van de data zit er écht in. Daarom kan dit product echt van meerwaarde zijn bij volgende gezondheidscrises.”

Positief vond ze ook dat de Productiemonitor in korte tijd over veel nieuwe mogelijkheden beschikte. “Er is flink doorontwikkeld in korte tijd. Superfijn was dat Performation op een gegeven moment de data voor ons kon interpreteren en zo een voorzet deed voor analyse. Daarin hebben we elkaar echt gevonden en op vervolgvragen kregen we snel antwoord.”

Motiverende werking

De uitkomsten van de Productiemonitor hebben volgens Roos ook geholpen bij de ontwikkeling van digitalisering binnen het ziekenhuis. “Dat we de verschillen op deze manier zichtbaar kunnen maken, laat zien op welke vlakken je als ziekenhuis al stappen hebt gemaakt, of zelfs voor de muziek uitloopt, maar geeft ook aan waar je nog werk te verzetten hebt.

Goed voorbeeld is de inzet van digitale consultatie, die door corona natuurlijk een enorme vlucht heeft genomen. Het is dan mooi om te zien dat wanneer we een zorgproces écht anders vormgeven, we dat ook terugzien in de data. Zeker als je dan ziet dat we structureel meer op afstand behandelen dan andere ziekenhuizen. Dat werkt motiverend; uiteindelijk is het altijd leuk om het beste jongetje van de klas te zijn.”