Een goede, centrale plek voor het verzamelen van brondata is de sleutel om scherp te kunnen sturen op data. Daarmee kun je ook nog eens betere beslissingen nemen en efficiënter werken. “Onze voornaamste behoeften waren inzicht verkrijgen in realtime managementinformatie en op eenvoudige wijze informatie vergelijken tussen de vestigingen”, vertelt Willem Snieders, financieel directeur van Tandarts Today. De oplossing lag in een bronsysteem waar alle informatie van aangesloten tandartspraktijken in samenkomt.

Tandarts Today (opgericht in 2015, gevestigd in Veldhoven), is een snelgroeiende ketenorganisatie die lokale tandartsenpraktijken overneemt. Inmiddels laten zo’n dertig praktijken, met behoud van hun eigen identiteit, hun administratieve zaken over aan Tandarts Today. “Op die manier worden praktijkhouders niet meer ‘opgegeten’ door randzaken en de toenemende werklast van wet- en regelgeving.”

Een vak apart

Tandarts Today wilde graag de data uit alle aangesloten tandartsprakijken samen laten komen in één bronsysteem, met als doel meer inzicht verkrijgen en efficiënter werken. “We stuurden nog te veel op financiële kpi’s, terwijl je juist op zoek wilt gaan naar kpi ’s die uiteindelijk zorgen voor een betere praktijk. Of dat nou kwalitatieve, financiële of operationele kpi’s zijn. Kortom: informatie die praktijken echt kan helpen hun performance te verbeteren. Met oog op het verhogen van de kwaliteit van onze dienstverlening, de kwaliteit van onze zorg.”

Met dit doel voor ogen schakelde Tandarts Today Performation in om een managementsysteem, oftewel bronsysteem, in te richten waarin alle data van de aangesloten tandartsprakijken samenkomen. “Wij hebben een eigen data-infrastructuur en beheren onze data zelf. Met heel veel kunst- en vliegwerk kunnen we ook zelf nog wel data ontsluiten, maar daadwerkelijk alle data vanuit verschillende bronnen opnemen in een centrale database, is een specialisme op zich. Performation neemt ons hiermee veel werk uit handen. En het systeem is zo gebouwd dat wij het in de toekomst zelf kunnen beheren.”

Concrete stuurinformatie

De belangrijkste eyeopener van het nieuwe systeem Tandarts Today is volgens Snieders vooral de grote onderlinge, specifieke verschillen tussen de praktijken. “Zonder die informatie heb je eigenlijk geen idee hoe de praktijken zich werkelijk tot elkaar verhouden. Nu kunnen we bijvoorbeeld niet alleen zien hoeveel procent van de patiënten na hun tandartsbezoek meteen een nieuwe afspraak maakt, maar ook hoe dat verschilt op de verschillende dagen, en waaróm dat zo is. Daar kunnen praktijken dan op inspelen om hun agenda gevuld te houden. Een ander voorbeeld is het verband tussen preventieve zorg en het plaatsen van vullingen. Dat levert concrete stuurinformatie op waar tandartsen hun voordeel mee kunnen doen.”

Performation is normaal gesproken actief in de ziekenhuiswereld, maar kan ook daarbuiten goed uit de voeten, zo is bij Tandarts Today gebleken. “Maar dat moesten ze nog wel even laten zien”, zegt Snieders glimlachend. “Het is best wel specifiek wat er bij tandartspraktijken komt kijken. Er zijn allemaal factoren van invloed op hoe het systeem wat moet lezen. We zijn met elkaar best zoekende geweest om daar een weg te vinden. Dat heeft Performation heel goed opgepakt.”

Met één druk op de knop

Alle praktijken van Tandarts Today zijn nu aangesloten op eenzelfde bronsysteem, vaak via een koppeling. Dit betekent dat Tandarts Today nu direct inzicht heeft in de informatie van alle aangesloten praktijken. “Als wij morgen een gesprek hebben met een tandarts, is het wel zo prettig dat we tot en met vandaag weten wat de stand van zaken is. Met één druk op de knop krijgen we nu alle informatie vanuit de verschillende bronnen in ons datasysteem. Data die we heel gemakkelijk kunnen afzetten tegen andere praktijken, zodat we altijd een zinvol gesprek kunnen voeren met vestigingen en met tandartsen. Niet om ze af te rekenen, maar om ze te helpen bij hun ontwikkeling en performance. Ons operationele team kan bij een vestigingsbezoek nu een handig overzicht meenemen. Dat helpt heel erg.”

Eenzelfde bronsysteem

Ter afsluiting benadrukt Snieders dat de waarde van data niet onderschat kan en mag worden. “Dit bronsysteem geeft ons echt gróte inzichten in wat praktijken drijft, in wat waarde creëert, en ook in de factoren die de kwaliteit van onze dienstverlening sterk kunnen verbeteren. Ja, wij zijn helemaal tevreden!”