Elk ziekenhuis registreert patiëntenzorg in een elektronisch patiëntendossier (EPD). Niet alleen om het zorgproces rondom een patiënt te ondersteunen, maar ook om uiteindelijk de juiste kosten uitgekeerd te krijgen. Maar een EPD werkt pas optimaal als het goed is ingericht en er er daardoor geen foutieve of onvolledige registraties zijn. Zo ondervond ook het Curaçao Medical Center. Want ondanks een gloednieuw EPD-syteem, werd zorg niet altijd correct geregistreerd en dat kostte geld.

Eind 2019 ging het Curaçao Medical Center over op een Nederlands EPD-systeem. In het begin waren er veel uitdagingen op het gebied van de zorgregistratie. Dat kwam aan het licht bij het opstellen van het budget voor 2021. Het ziekenhuis ging over op gebruik van de tool Notiz. ‘Een keuze waar we erg blij mee zijn, want registratiefouten worden snel opgespoord.’

Een nieuw ziekenhuis

Het was een enorme operatie. In november 2019 verhuisde het ziekenhuis, dat toen nog St. Elisabeth Hospitaal heette, naar een nieuw gebouw in Otrobanda: het Curaçao Medical Center. Het ziekenhuis  (het enige op Curaçao met topklinische functies) was voorheen al meer dan 163 jaar in een monumentaal pand gevestigd. Om de zorg op een hoger niveau te brengen, was de verhuizing naar een moderner, aangepast pand noodzakelijk.

Met de verhuizing introduceerde het ziekenhuis ook het werken met een (Nederlands) EPD-systeem. ‘Voorheen registreerden wij nog alles op papier’ vertelt Anatefca Djaoen, algemeen manager. ‘Ook op dit vlak werd het tijd om digitalisering door te voeren en over te gaan op moderne technologie. Bovendien weet je met een goede zorgregistratie precies wat je gedaan hebt’ vervolgt ze. ‘De facturering is correct en dat draagt bij een financieel gezonde organisatie.’

Geen fysiek houvast meer

Het was een hectische tijd. Medewerkers moesten wennen aan het gebouw en de nieuwe manier van werken en registreren. Djaoen vertelt: ‘Wat medewerkers bijvoorbeeld lastig vonden, is dat er niets ‘fysieks’ meer was dat je aan de registratieplicht herinnert. In de oude situatie lagen op ieder bureau en afdeling formulieren klaar met een andere kleur. Nu was dat er niet meer om aan vast te houden.’

Vooral lastig was dat het EPD-systeem was ingericht op het Nederlandse DBC-systeem. Op het eiland wordt niet gewerkt met DBC’s maar met verrichtingen. Ook het verzekeringssysteem wijkt af. Djaoen: ‘Tien procent van de patiënten is particulier verzekerd en iedere verzekeringsmaatschappij heeft zijn eigen declaratieregels. We hebben daardoor veel aanpassingen in het EPD moeten doen.’

Onderregistratie

Dat de registratie niet altijd goed verliep, kwam afgelopen september aan het licht toen twee consultants van Performation in het ziekenhuis waren om het budget voor 2021 op te stellen. De conclusie was dat het ziekenhuis achterliep op budget. Na enig onderzoek bleek dat veel zorg niet of foutief geregistreerd werd. Of dat regelgeving niet duidelijk was. Verder was het EPD niet op alle onderdelen correct ingericht. Zo kon een verpleegdag voor een volwassene alleen geregistreerd worden als een kinderverpleegdag. Wat een verschil van honderden NAF’s (Antilliaanse guldens) per geregistreerde verpleegdagen uitmaakt.

Djaoen vertelt dat er ook vaker sprake was van onderregistratie. ‘Dan was bijvoorbeeld een gipsconsult of een operatie geregistreerd maar geen verrichting, terwijl die wel had plaatsgevonden. Daardoor gingen we achterlopen op de begroting.’ Het omgekeerde kwam ook voor. ‘Een belconsult werd ingevoerd terwijl de arts de patiënt niet had kunnen bereiken. De patiënt kreeg vervolgens een te hoge rekening. Erg vervelend, zeker als ze een eigen risico moesten betalen.’

Uitdagingen in registratieproces

Het ziekenhuis kreeg het advies om registratieverbetertool Notiz, naast het EPD te gebruiken. Dat advies werd opgevolgd en binnen een week werd het systeem door consultants geïnstalleerd en gedemonstreerd. De consultants spraken ook met medewerkers en specialisten van het ziekenhuis om te achterhalen waar in het registratieproces de uitdagingen lagen en wat als lastig ervaren werd.

Djaoen is erg tevreden met de softwareoplossing die nu staat en het het resultaat dat er tot nu toe mee is geboekt. Ze legt uit: ‘Notiz spoort onder andere onderregistratie op en registraties die mogelijk niet correct zijn. Zo mag er geen poliklinisch consult tijdens een opname gedeclareerd worden. Gebeurt dat wel, dan signaleert Notiz dit zodat we kunnen nagaan of de registratie rechtmatig is.’

Inmiddels wordt Notiz veel gebruikt in het Curaçao Medical Center. Djaoen: ‘Na een presentatie slaagde iedereen erin om ermee te werken en de ondersteuning van Notiz-consultants wordt als prettig ervaren. Ze hebben veel ervaring met ziekenhuizen en hebben snel in de gaten waar het knelt. We hebben nu nog wekelijks een overleg over de voortgang.’ Een verbeterpunt is er ook. Djaoen zou graag zien dat er een verbinding tussen Notiz en het EPD tot stand komt, zodat een traject in Notiz ook tegelijkertijd in het EPD wordt geopend wanneer medewerkers erop klikken. ‘Nu moeten we nog knippen en plakken vanuit beide systemen. Performation heeft die wens opgepakt en werkt aan een oplossing.’

Voordelen zorgregistratie

Inmiddels zijn de grootste fouten uit het systeem gehaald en is verkeerde registraties gecorrigeerd. De jaarrekening 2019 wordt binnenkort afgerond. Het ziekenhuis kan aan de slag met de jaarrekening 2020. Daarna moet het hele proces van de zorgregistratie behoorlijk op orde zijn zodat de medewerkers niet alleen minder hoeven te dweilen, maar de kraan grotendeels is dichtgedraaid.

Het Curaçao Medical Center profiteert nu van de voordelen die een goede zorgregistratie biedt. ‘Je kunt analyses van productiedata maken. Zowel financieel als epidemiologisch zie je wat er leeft in de instelling. Zo kun je makkelijk nagaan welke verrichtingen het meeste en het minst zijn uitgevoerd en hoeveel en welk type patiënten er op een bepaalde afdeling zijn binnengekomen. Met deze informatie kunnen we de capaciteit binnen de organisatie beter afstemmen op de zorgvraag.’