Kontrollen der erbrachten Pflegeleistungen zeigen, dass es zu wenige Anmeldungen gibt

Jedes Krankenhaus erfasst die Patientenversorgung in einer elektronischen Patientenakte (EPD). Nicht nur, um den Pflegeprozess rund um einen Patienten zu unterstützen, sondern letztendlich auch, um die korrekten Kosten zu erhalten. Doch ein EPD funktioniert nur dann optimal, wenn es richtig aufgesetzt ist und es somit keine fehlerhaften oder unvollständigen Registrierungen gibt. Das hat auch das Curaçao Medical Center erlebt. Denn trotz eines brandneuen EPD-Systems wurde die Pflege nicht immer korrekt erfasst und das kostete Geld.

Ende 2019 stellte das Curaçao Medical Center auf ein niederländisches EPD-System um. Am Anfang gab es viele Herausforderungen im Bereich der Gesundheitsregistrierung. Dies wurde bei der Erstellung des Budgets für 2021 deutlich. Das Krankenhaus stellte auf die Verwendung des Notiz-Tools um. „Eine Wahl, mit der wir sehr zufrieden sind, da Registrierungsfehler schnell erkannt werden.”

Ein neues Krankenhaus

Es war eine riesige Operation. Im November 2019 zog das Krankenhaus, das damals St. Elisabeth Hospital hieß, in ein neues Gebäude in Otrobanda um: das Curaçao Medical Center. Das Krankenhaus (das einzige auf Curaçao mit erstklassigen klinischen Funktionen) befand sich zuvor mehr als 163 Jahre lang in einem monumentalen Gebäude. Um die Pflege auf ein höheres Niveau zu bringen, war der Umzug in ein moderneres, angepasstes Gebäude notwendig.

Mit dem Umzug führte das Krankenhaus auch die Arbeit mit einem (niederländischen) EPD-System ein. „Früher haben wir alles auf Papier registriert“, sagt Anatefca Djaoen, Geschäftsführerin. „Auch in diesem Bereich war es an der Zeit, die Digitalisierung umzusetzen und auf moderne Technologie umzusteigen.“ „Außerdem weiß man mit einer guten Pflegeregistrierung genau, was man getan hat“, fährt sie fort. „Die Rechnungsstellung ist korrekt und das trägt zu einer finanziell gesunden Organisation bei.“

Keine körperliche Unterstützung mehr

Es war eine hektische Zeit. Die Mitarbeiter mussten sich an das Gebäude und die neue Arbeits- und Registrierungsweise gewöhnen. Djaoen sagt: „Was den Mitarbeitern beispielsweise schwer fiel, ist, dass es nichts ‚Physisches‘ mehr gab, das an die Registrierungspflicht erinnert.“ Früher lagen auf jedem Schreibtisch und in jeder Abteilung Formulare in einer anderen Farbe bereit. Jetzt gab es nichts mehr, woran man sich festhalten konnte.“

Besonders schwierig war, dass das EPD-System auf dem niederländischen DBC-System basierte. Auf der Insel arbeiten wir nicht mit DBCs, sondern mit Verfahren. Auch das Versicherungssystem unterscheidet sich. Djaoen: „Zehn Prozent der Patienten sind privat versichert und jede Versicherung hat ihre eigenen Deklarationsregeln.“ Dadurch mussten wir viele Anpassungen am EPD vornehmen.“

Unterregistrierung

Dass die Registrierung nicht immer gut lief, zeigte sich im vergangenen September, als zwei Berater von Performation im Krankenhaus waren, um das Budget für 2021 zu erstellen. Die Schlussfolgerung war, dass das Krankenhaus hinter dem Budget zurückblieb. Nach einiger Recherche stellte sich heraus, dass viele Pflegeleistungen nicht oder falsch registriert waren. Oder dass die Vorschriften nicht klar waren. Darüber hinaus war die EPD nicht in allen Bereichen korrekt aufgesetzt. Beispielsweise könnte ein Pflegetag für einen Erwachsenen nur als Kinderpflegetag erfasst werden. Das macht einen Unterschied von Hunderten von NAFs (Antillen-Gulden) pro registriertem Pflegetag.

Djaoen sagt, dass es auch häufiger zu Unterregistrierungen gekommen sei. „Zum Beispiel wurde eine Gipskonsultation oder eine Operation angemeldet, aber kein Eingriff, obwohl dieser stattgefunden hat.“ Dadurch gerieten wir mit dem Budget in Verzug.“ Das Gegenteil geschah auch. „Es wurde eine telefonische Sprechstunde eingeleitet, obwohl der Arzt den Patienten nicht erreichen konnte. Anschließend wurde dem Patienten eine zu hohe Rechnung gestellt. Sehr ärgerlich, besonders wenn sie einen Selbstbehalt zahlen mussten.’

Herausforderungen im Registrierungsprozess

Dem Krankenhaus wurde empfohlen, zusätzlich zum EPD das Registrierungsverbesserungstool Notiz zu verwenden. Diesem Rat wurde gefolgt und innerhalb einer Woche wurde das System installiert und von Beratern vorgeführt. Darüber hinaus sprachen die Berater mit Krankenhausmitarbeitern und Fachärzten, um herauszufinden, wo die Herausforderungen im Registrierungsprozess lagen und was als schwierig empfunden wurde.

Djaoen ist mit der aktuellen Softwarelösung und den bisher erzielten Ergebnissen sehr zufrieden. Sie erklärt: „Notiz erkennt unter anderem Unterregistrierungen und möglicherweise fehlerhafte Registrierungen.“ Beispielsweise darf bei einer Aufnahme keine ambulante Konsultation erklärt werden. Sollte dies dennoch geschehen, wird Notiz dies melden, damit wir prüfen können, ob die Registrierung rechtmäßig ist.“

Notiz wird mittlerweile im Curaçao Medical Center häufig verwendet. Djaoen: „Nach einer Präsentation haben es alle geschafft, damit zu arbeiten und die Unterstützung durch die Notiz-Berater wird als angenehm empfunden.“ Sie haben viel Erfahrung mit Krankenhäusern und merken schnell, wo der Engpass liegt. Wir haben jetzt wöchentliche Besprechungen über den Fortschritt.“ Es gibt auch Verbesserungsmöglichkeiten. Djaoen wünscht sich eine Verbindung zwischen Notiz und dem EPD, sodass ein Vorgang in Notiz gleichzeitig auch im EPD geöffnet wird, wenn Mitarbeiter darauf klicken. „Jetzt müssen wir noch aus beiden Systemen ausschneiden und einfügen.“ „Performation hat diesen Wunsch aufgegriffen und arbeitet an einer Lösung.“

Vorteile der Gesundheitsregistrierung

Mittlerweile wurden die wesentlichen Fehler aus dem System entfernt und Fehlanmeldungen korrigiert. Der Jahresabschluss 2019 wird in Kürze fertiggestellt. Das Krankenhaus kann mit der Jahresrechnung 2020 starten. Danach muss die gesamte Pflegeregistrierung in Ordnung sein, damit die Mitarbeiter nicht nur weniger wischen müssen, sondern auch der Wasserhahn weitgehend zugedreht wird.

Das Curaçao Medical Center profitiert nun von den Vorteilen, die eine gute Pflegeregistrierung bietet. „Man kann Produktionsdaten analysieren.“ Sie können sehen, was in der Einrichtung finanziell und epidemiologisch vor sich geht. Auf diese Weise können Sie leicht überprüfen, welche Eingriffe am häufigsten und am wenigsten durchgeführt wurden und wie viele und welche Art von Patienten eine bestimmte Abteilung betreten haben. „Mit diesen Informationen können wir die Kapazitäten innerhalb der Organisation besser an den Pflegebedarf anpassen.“