Zorgadministratie pakt financiële impact aan

Artsen en polimedewerkers werken hard en veel. Dat hoort bij hun vak, daar hoor je ze niet over. Dat de declaratie na hun intensieve werk klopt, is dan wel prettig. Ze werken tenslotte niet voor niets, die zorg moet betaald worden. Dat ze een correcte vergoeding declareren, ligt deels in hun eigen handen, mét hulp van de afdeling Zorgadministratie én van een handige tool.

Fatima Dani weet daar als adviseur zorgregistratie alles van. Ze werkt sinds 2017 bij ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen op de afdeling Zorgadministratie, waar al een pilot met de tool Notiz draaide om de zorgregistratie te controleren en afwijkingen te signaleren. “Die pilot wilden we graag uitrollen bij een poli, met oog op first time right-registratie. Om achteraf ‘dweilen’ zoveel mogelijk te voorkomen.”

First time right

Die first time right-registratie was hard nodig, getuige de oplopende bedragen aan niet-rechtmatige declaraties die het ziekenhuis moest terugbetalen aan verzekeraars. Zo leerde het Zelfonderzoek dat vooral de financiële impact op e-health-consulten en parallelliteit heel hoog was. Bovendien bleek de kwaliteit van de zorgregistratie niet al te best.

“We constateerden dat ZorgSaam steeds minder de beheersing had over de zorgregistratie en wat daaruit voortkwam. In plaats van first time right hadden we een jaarlijks toenemende financiële impact. Het werd echt tijd om na te denken over hoe we die impact konden verminderen.”

Met ieders medewerking

Het ziekenhuis besloot in de eerste plaats de zorgregistratie vanaf ‘de bron’ te verbeteren. Oftewel, vanaf het eerste moment van registratie. Op de poli, in samenwerking met de afdeling Zorgadministratie. “Het doel is om met elkaar in een flow te komen, van signaleren, analyseren en terugkoppelen. En niet meer corrigeren. Daar willen we naartoe, dat het registeren vanaf het begin goed gaat.”

Fatima benaderde dokter Lodewick en haar secretaresses of ze mee wilden werken aan een pilot, als eerste poli in het ziekenhuis. “Waarom deze poli? Omdat Dermatologie en Zorgadministratie een hele goede samenwerking hebben. De drempel is laag en deze poli is altijd initiatiefrijk en proactief. Uiteindelijk staat of valt zo’n pilot nou eenmaal met ieders medewerking, anders heb je niets.”

Zonde als het niet wordt vergoed

Dokter Lodewick greep deze kans met beide handen aan. “Ik ben van nature nogal een perfectionist, dus iemand die dingen graag vanaf het begin goed doet. Het gaat uiteindelijk ook over geld, op twee manieren. Enerzijds willen we zo min mogelijk geld terugbetalen aan de verzekeraar. Anderzijds gaat het over geld dat je mogelijk laat liggen. Onder-registratie, door de hectiek van het spreekuur. Terwijl het werk is dat we wel doen, waar we tijd, geld, personeel en materiaal in steken. Het is zo zonde als dat niet wordt vergoed, puur omdat je niet registreert wat je daadwerkelijk hebt gedaan.”

In de loop der jaren is dit administratieve werk ook verschoven, en deels terug in handen van de artsen gekomen. “Ik werk hier nu bijna negen jaar”, vertelt dokter Lodewick. “In mijn beginperiode werden de verrichtingen door het secretariaat gedeclareerd. Bij patiënten met meerdere dbc’s kon het dan gebeuren dat een verrichting aan het verkeerde behandeltraject werd gekoppeld. Terwijl ik zelf precies wist hoe het zat. Dus ging ik het zelf maar doen. Zo is er in de loop der jaren steeds meer op mijn bordje gekomen. Terwijl mijn collega’s en ik meer zelf gingen registreren, kregen onze secretaresses meer controlerende taken. Zo is ook hun takenpakket verschoven, maar zeker niet lichter geworden!”

Meer kennis aan de bron

De grootste verandering sinds de pilot is voor dokter Lodewick de gestructureerde terugkoppeling van de correcties. “Vroeger voerde de Zorgadministratie de correcties door en als je daar als poli niet van op de hoogte was, deed je het de volgende keer weer verkeerd. Nu worden die correcties gebundeld teruggekoppeld, per groep of situatie. Het is nu allemaal meer gestructureerd, terwijl het voorheen wat vrijblijvender en ad hoc was, per casus.”

“Het idee van Dermatologie als voorbeeld voor de andere vakgroepen heeft gewerkt”, duidt Fatima. “Vanuit de Zorgadministratie kunnen wij de Notiz-controles toebedelen aan verschillende vakgroepen en inmiddels heeft elke vakgroep gemiddeld twee controles. Per vakgroep hebben we gekeken wat interessant is, mede op basis van het Zelfonderzoek, en die controle aangeboden. Op die manier vergroten we de kennis aan de bron, zodat je qua kennis nader tot elkaar komt en elkaar scherp houdt.”

Goed op weg

Afsluitend merkt Fatima op dat ZorgSaam met hulp van Performation goed op weg is om de (First time right-)registratie te optimaliseren. “We zijn er nog niet hoor!” relativeert ze. “Maar we zien wel verbetering, dankzij die samenwerking. Want dat is het echt, een samenwerking, met iedereen die bij de registratie betrokken is!”

“Ik kan dat alleen maar beamen”, zegt dokter Lodewick. “Ik heb altijd een heel fijn contact gehad met de Zorgadministratie. Het onderwerp heeft ook altijd wel mijn interesse gehad, want wij hebben al sinds lange tijd, ver voor dit traject, een periodiek overleg waarin we bepaalde pijnpunten met elkaar bespreken. En tussendoor kunnen plotselinge pijnpunten altijd snel behandeld worden. Dat vind ik heel prettig aan deze samenwerking.”

“Voor ons is het niet anders”, besluit Fatima. “Zo blijven we ook in die flow van die samenwerking. Met ‘derma’ hadden we inderdaad om de maand al een periodiek overleg. Inmiddels staat er met alle vakgroepen die ik ondersteun ook een kwartaaloverleg gepland. En dat is heel prettig werken!”