Het is evident dat de verhuizing van een ziekenhuis veel impact heeft op patiënten en personeel. Zo’n grootscheepse operatie gaat gepaard met een lange voorbereidingstijd en tal van logistieke uitdagingen, zoals het capaciteitsmanagement rondom de verplaatsing van patiënten. Hoe werkt die monitoring in de praktijk en welke meerwaarde heeft capaciteitssoftware hierbij?

De twee hoofdlocaties (in Blaricum en Hilversum) van het Tergooi MC zijn in het Hemelvaartsweekend van 2023 verhuisd naar een gloednieuw, gezamenlijk gebouw in Hilversum. Wouter Dommerholt en Sanne Schimmel-Oskam, adviseurs integraal capaciteitsmanagement bij Tergooi MC, waren achter de schermen nauw betrokken bij dit project.

Capaciteitssoftware

“Het is eigenlijk een heel nieuw ziekenhuis geworden”, legt Wouter uit. “Dat betekent onder andere dat we technisch gezien alles moesten omgooien en inrichten. Dat gold naast de capaciteitssoftware ook voor softwareproduct ORSO (operation room schedule optimizer) en softwareproduct Productiecapaciteit. We moesten zorgen dat we gedurende het proces alle patiënten per afdeling exact in beeld hadden, dus daar zit wel veel werk in.” Sanne vult aan: “Met als specifieke aandachtspunt de patiënten in isolatie, die separaat vervoerd moesten worden. Tijdens de verhuizing is nauw samengewerkt met de artsen, hoofden zorg, verpleegkundigen en het verhuisteam.”

In hun dagelijkse werk houden Wouter en Sanne zicht op alles wat te maken heeft met de capaciteit in het ziekenhuis. Denk aan de doorstroom van de poli naar de OK, het beschikbare aantal bedden in de kliniek en het beschikbare personeel (patiëntencapaciteit). Werk dat met deze verhuizing natuurlijk een extra dimensie kreeg. Wouter: “Het is bijzonder om van dichtbij mee te maken hoe het ziekenhuis alles tot in detail voorbereidt, hoe soepel de verhuizing vervolgens verloopt en hoe snel de rust ook weer is wedergekeerd, hoe snel iedereen zijn plek weer heeft gevonden.”

Realtime inzicht per patiënt

Een meevaller in de voorbereiding was dat er minder patiënten verplaatst hoefden te worden dan in eerste instantie verwacht. “Je merkt dat iedereen in het ziekenhuis bezig is de verhuizing zo soepel mogelijk te laten verlopen. In aanloop naar de verhuizing zijn er bewust minder operaties uitgevoerd, in de laatste dagen voor de verhuizing is een deel van de spoedstroom naar andere ziekenhuizen verplaatst en patiënten zijn wanneer mogelijk later opgenomen, eerder ontslagen of met verlof gegaan. Dat alles bij elkaar zorgde voor minder patiënten en zodoende minder druk.”

Uiteindelijk zijn op één dag 94 patiënten verhuisd naar de nieuwe locatie; met ambulances, taxi’s of speciale verhuisvrachtwagens, in verschillende colonnes en begeleid door politie, waarbij de route vrijgemaakt moest worden. “Onze rol tijdens de verhuizing was voornamelijk via de capaciteitssoftware de patiënten(aantallen) te monitoren”, vertelt Wouter.

“We hebben per afdeling in de gaten gehouden waar de patiënten vandaan kwamen en naartoe moesten, zodat we gedurende de dag op basis van de software updates konden geven over hoeveel patiënten op dat moment nog verhuisd moesten worden, onderweg waren of al verhuisd. Dit zodat we tot in detail op het netvlies hadden wat de status was en of we op schema liepen. Dat realtime inzicht was voor iedereen in het team rondom die patiëntverhuizing van grote waarde. Het is heel fijn om op deze manier het overzicht en de rust te kunnen bewaren.”

Monitoring per patiënt

“Via de software konden we de voortgang vastleggen en monitoren per patiënt”, gaat Sanne verder. “Bijvoorbeeld, patiënt A ligt nog op zijn oude afdeling en wordt vervoerd met de ambulance, vrachtwagen of eventueel zelfs een taxi. Wanneer de hoofden zorg of medewerkers van de afdelingen hun patiënten (registratief) naar de nieuwe afdeling hadden verplaatst, versprongen die in onze overzichten in de capaciteitssoftware van de oude naar de nieuwe afdeling. Zo konden we van begin tot eind per patiënt zien waar die zich tijdens de verhuizing bevond, en dat uiteindelijk alle patiënten netjes zijn verplaatst naar de nieuwe afdelingen. In speciale whatsapp-groepen hadden we contact met alle hoofdbetrokkenen over het verhuisproces; van de vervoerders tot artsen en hoofden zorg, om 100% zeker te zijn welke patiënten wanneer en hoe waren verhuisd.”

Wouter (in Hilversum) en Sanne (in Blaricum) waren op de verhuisdag zelf fysiek aanwezig op de locaties, technische consultants van Performation stonden stand-by voor eventuele ondersteuning in de software, wat uiteindelijk niet nodig was. “Gelukkig niet”, zegt Wouter, “maar ik had er ook wel alle vertrouwen in dat het goed zou gaan. Het is heel gebruiksvriendelijke software, waarmee wij al enkele jaren ervaring hebben. We hoefden voor deze verhuizing alleen wat extra data te ontsluiten en informatievelden in te richten.”

Optimale ondersteuning

“Het is gewoon heel vloeiend verlopen”, sluit Sanne af. “We speelden met zijn allen kort op de bal en het proces was van begin tot eind inzichtelijk. Onze ‘Chef Verhuizing’ vertelde dat hij bij vorige ziekenhuizen wel eens gedroomd had dat er patiënten bleven liggen, maar die angst konden we nu vooraf bij hem wegnemen. Wij konden echt tot op naamsniveau per patiënt aangeven wat er gebeurde, wat het idee was en áls er toch iets aan de hand was, konden meteen schakelen met het betreffende hoofd zorg.

Met name de korte lijntjes hebben ons heel erg geholpen, en de software van Performation heeft ons hierbij optimaal ondersteund.”