Focus op personele planning

In het Spaarne Gasthuis is sinds een aantal jaar aandacht voor integraal capaciteitsmanagement (ICM). Margreet de Geus is hier manager Zorg en Bedrijfsvoering. In 2019 ontstond het idee voor de introductie van een HCC. Toen kwam corona en raakte dit in een stroomversnelling. “De tijd dat er op een doordeweekse dag bijvoorbeeld tien verpleegkundigen standaard werden ingepland, terwijl niet bekend was hoeveel patiënten zouden worden opgenomen, is allang voorbij.”

“Iedere dag is het een uitdaging om de beschikbaarheid van bedden en verpleegkundigen zo goed en efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. Een HCC helpt daarbij. Dagelijks komt een vaste groep in het HCC bijeen: functionarissen van de Flexpool, een ICM-adviseur, een afdelingshoofd namens de kliniek, zo nodig een OK-planner, een opname coördinator, een roosteraar en ik. Allemaal mensen die al in het ziekenhuis werkten, we hebben dus geen extra mensen aangenomen. Met z’n allen kijken we ter plekke naar dezelfde data en door de korte lijnen kunnen we snelle besluiten nemen. Dat doen we bij voorkeur gezamenlijk, maar komen we er niet uit, dan heb ik het mandaat om knopen door te hakken. Een afdelingshoofd kan dan bijvoorbeeld iemand oproepen met als argument dat vanuit het HCC is geconcludeerd dat dit noodzakelijk is.

“Door corona zijn we noodgedwongen heel operationeel begonnen met de inrichting van het HCC. We hadden graag meer tijd gehad om afdelingshoofden er al in een vroeg stadium bij te betrekken, de behoeften te peilen en er een training integraal capaciteitsmanagement aan te koppelen. Maar door de corona-golfen gingen we volop operationeel aan de slag, waarbij we hooguit een paar dagen vooruitkeken.

Als de situatie weer genormaliseerd is, wordt de volgende stap het HCC meer tactisch in te gaan zetten en één à twee maanden vooruit te kijken. Daar willen we graag de afdelingshoofden en dokters in meenemen. Het idee is stand ups voor hen te organiseren in het HCC. We maken dan de in- en uitstroom van patiënten en de inzet van medewerkers inzichtelijk en koppelen daar idealiter ook de OK- en polikliniekplanning aan.”

Evalueren en te leren voor de toekomst

“Daarnaast willen we het HCC gaan gebruiken om terug te kijken. Vanuit het capaciteitsmanagementteam maakten we altijd al adviesjaarroosters voor de kliniek. Het HCC biedt de mogelijkheid om die te evalueren en te leren voor de toekomst. En heel interessant, sinds kort gaan alle nieuwe vacatures via het HCC. Wij maken een integrale analyse, kijken of een nieuwe medewerker op die plek echt nodig is en komen met een advies: werven of niet.

Een uitdaging voor ons vormt nog het meekrijgen van de dokters. We hopen dat het netwerk van HCC’s dat Performation aan het opzetten is, ons daarbij kan helpen. Iedereen heeft namelijk de focus net even anders liggen, dus wellicht kunnen we in dit opzicht van andere ziekenhuizen leren.”