De opkomst van eHealth-consulten kent evidente voordelen, maar er is ook een grote valkuil: foutief geregistreerde belconsulten. Met als gevolg onterecht gedeclareerde kosten en, na zelfonderzoek, een hoge financiële impact voor het ziekenhuis in kwestie. Hoe kun je die valkuil omzeilen en terugbetalen aan de verzekeraar voorkomen?

Ziekenhuis Bernhoven (regio Oss-Uden-Veghel) maakt sinds een jaar gebruik van tekstanalyse voor het controleren van geregistreerde eHealth consulten. “Uit ons jaarlijkse zelfonderzoek over 2020 kwamen foutief gedeclareerde trajecten naar voren over geregistreerde eHealth-consulten”, vertelt Michiel Raats, adviseur Zorgcontrol. “Om onze registratie verder te verbeteren, hebben mijn collega Hetty den Brok en ik Performation gevraagd te helpen met het signaleren van dergelijke fouten.”

Verstrekkende financiële gevolgen

Een gemiddeld ziekenhuis is jaarlijks goed voor ongeveer 1 miljoen consulten. Daarom voeren zorginstellingen hun zogeheten zelfonderzoek, ofwel handreiking (naar de rechtmatigheid van declaraties) steekproefsgewijs uit, als verantwoording naar zorgverzekeraars. Uiteraard mogen ziekenhuizen alleen zorg declareren die daadwerkelijk heeft plaatsgevonden én voldoet aan de wet- en regelgeving. Gesignaleerde onjuistheden kunnen verstrekkende financiële gevolgen hebben, omdat het foutpercentage wordt uitgesmeerd over het totaal aantal verstuurde declaraties van de betreffende zorg. En dat kan flink in de papieren lopen, zeker bij veel geleverde zorg, zoals consulten.

Het probleem daarbij is dat een foutieve registratie, na een telefoontje naar een patiënt, snel op de loer ligt. Bijvoorbeeld wanneer een arts de voicemail van een patiënt inspreekt en dat vervolgens (onbewust) registreert als belconsult, wat geld kost. Michiel legt uit hoe dat kan. “Dat belconsult is al ingeboekt ter vervanging van een normaal polikliniekbezoek. Daarom staat die in het systeem standaard als declarabel belconsult aangegeven. Wanneer een patiënt niet te bereiken is, moet de arts dat consult handmatig omzetten naar een niet-declarabel belconsult. In alle haast en drukte kan er dan weleens per ongeluk een declaratie doorheen schieten. Daar wilden we dus graag meer grip op krijgen, maar het is heel lastig om op basis van teksten een bepaalde risicomassa inzichtelijk te maken.”

Geen negatieve impact meer

In de zoektochtnaar een praktische oplossing zocht de afdeling Zorgcontrol contact met de consultant van Performation. Er volgde een brainstorm naar de mogelijkheden om in de teksten van artsen bepaalde woorden en woordcombinaties te signaleren. “Op van alles! Niet te bereiken, geen gehoor, antwoordapparaat, voicemail, voice spatie mail. En ga zo maar door. Alle denkbare varianten om de rechtmatigheid van belconsulten registraties te controleren. Onze consultant heeft al die termen verwerkt in een speciaal ontwikkelde query en die hebben we losgelaten op al onze belconsultformulieren. We hebben hierin echt samen opgetrokken, met Performation als fijne data-expertpartner.”

Met veel succes paste Bernhoven tekstanalyse toe over het jaar 2021. “Uit de steekproef voor belconsulten kwam geen fout naar voren, zodat we over vorig jaar geen financiële impact hadden op belconsulten in de handreiking, wat ons veel meer zekerheid geeft over onze declaratiewaarde. Dit betekent dat we geen onterechte declaraties indienen bij de zorgverzekeraar.”

Grip op de kwaliteit van consultregistratie

Met dit succes in het achterhoofd is Bernhoven nu aan het onderzoeken of tekstanalyse mogelijk is bij intercollegiale consulten (ICC’s) en medebehandelingen. Michiel: “Hier willen we kijken of er sprake is van een bepaalde onderregistratie van medebehandelingen. In ons onderzoek naar de mogelijkheden van tekstanalyse zoeken we naar hele andere signaalwoorden dan bij de belconsulten, zoals medicatie voorgeschreven. Op die manier willen we ontdekken of er toch een bepaalde behandelrelatie met de patiënt is aangegaan door het andere specialisme, waardoor een medebehandeling te verantwoorden is.”

Michiel benadrukt ten slotte dat tekstanalyse een goed hulpmiddel is om risicomassa’s inzichtelijk te maken, waardoor de controle op bepaalde risicogebieden beperkt kan blijven tot een kleinere controle, zodat het ziekenhuis hiervoor minder personeel hoefde in te zetten en tijd kon vrijmaken voor andere dingen. “Met als grote winst voor het zelfonderzoek dat het risicogericht controleren van consulten op basis van tekstanalyse ons meer grip geeft op de kwaliteit van de consultregistratie.”