Het is een dinsdag, alle verpleegkundigen op de afdeling lopen de longen uit hun lijf. Er zijn weer zoveel nieuwe patiënten vanaf de OK die een plekje moeten krijgen. Ze snakken naar de donderdag, want dan is het weer rustiger, op een enkele nieuwe opname vanuit de SEH na. Dit kan toch zo niet doorgaan? Het is wachten op het moment dat het personeel is opgebrand. En wat te denken van al die lege bedden aan het eind van de week! Zou het niet mooi zijn als de OK-planners die beter kunnen benutten?
Een goed OK-schema maken is een ingewikkelde puzzel, zoals ook wordt gesteld in de blog Een goed OK-schema levert optimale zorg. Op de OK wil je streven naar een hoge benutting, maar alleen al op de OK zijn er legio voorwaarden waarmee je rekening moet houden. De ene arts heeft een multidisciplinair overleg op maandag, de andere draait poli op de buitenlocatie op vrijdag, op donderdag is er een tekort aan anesthesiologen. En dan hebben we het alleen over directe afhankelijkheden op de OK.
Het effect op de kliniek, zowel op het vlak van personeel, als het beddengebruik kan een minstens zo groot negatief effect op de doelstellingen van het ziekenhuis hebben. Een niet stabiele uitstroom van patiënten kan zorgen voor veel hollen en stilstaan op de kliniek. Naast de kosten van inefficiënt bedgebruik, heeft dit vooral effect op de verpleegkundigen. Minder werkplezier, meer kans op verpleegkundigen die met een burn-out thuis komen te zitten met extra kosten tot gevolg. Ook legt dit druk op de kwaliteit van zorg en de patiënttevredenheid.
ORSO in tijden van COVID-19
Toen in tijden van corona veel COVID-19-patiënten binnenkwamen, moesten er bedden worden gesloten om voldoende personeel in te kunnen zetten op de corona-afdeling. Wat betekende dat voor de OK-planning? Welke electieve OK-sessies moesten worden geschrapt en welke konden wel doorgaan?
ORSO kan in dit soort situaties helpen. Door de verschillende afschaling scenario’s op de OK door te rekenen, kan in kaart worden gebracht wat de behoefte aan bedden is op de kliniek. Tijdens de coronapandemie kon het ziekenhuis hierdoor enerzijds electieve patiënten blijven opereren, terwijl het de beperkte capaciteit in de kliniek door COVID-19-patiënten juist en effectief benutte.
OK en kliniek in balans
Een integraal inzicht in het effect van een OK-schema op de uitstroom van patiënten naar de kliniek is nodig om de OK en de kliniek in balans te brengen. Het omwisselen van een OK-sessie voor een specialisme van de woensdag met een sessie op vrijdag kan al een wereld van verschil betekenen voor de kliniek. Terwijl het effect op de OK beperkt is.
Het product ORSO (Operation Room Schedule Optimizer) helpt hierbij. Het zorgt voor het krijgen van het juiste inzicht op het beddengebruik en de OK-benutting én het helpt bij maken van keuzes in het OK-schema. Door naar het geheel te kijken, kunnen de belangen van de OK en de artsen goed worden afgewogen, samen met de belangen van de afdelingshoofden op de kliniek én de verpleegkundigen.
Patiëntkenmerken uit de data
ORSO maakt gebruik van historische operatie- en opnamegegevens. Door het maken van patiëntgroepen, die overeenkomen met hoe er daadwerkelijk kan worden gepland, leidt de tool de kenmerken van de patiënten af en maakt het deze inzichtelijk. Dit noemen we dan ook plangroepen.
De tool maakt de operatieduur en opnameduur van de plangroepen inzichtelijk en geeft de gebruiker de mogelijkheid hierop aanpassingen te doen. Denk hierbij aan het verkorten van operatieduur voor een bepaalde groep patiënten, of het uitsluiten van outliers in de dataset.
Het brengt daarnaast de routering van de patiënt over de afdelingen in kaart. Naar welke afdelingen gaat de patiënt uit een plangroep na operatie, met welke kans? Wellicht zitten daar nog vervolgafdelingen achter. En hoe lang ligt die patiënt er dan? Dit alles wordt visueel weergegeven in ORSO én de tool biedt de mogelijkheid hier aanpassingen op te doen.
Misschien ligt er een plan om bepaalde patiënten naar andere afdelingen te laten uitstromen. Dit kan allemaal worden ingegeven, om uiteindelijk het effect op het beddengebruik inzichtelijk te maken.
Simulaties van het OK-schema
Tot slot kunnen OK-schema’s worden opgesteld. Op welke dagen worden welke plangroepen geopereerd? Hoe lang is de sessie en welke benutting wordt nagestreefd? Is het een tweewekelijks OK-schema, of is elke week gelijk? Het kan allemaal.
Door het uitvoeren van een groot aantal simulaties van het opgegeven OK-schema met de ingevoerde criteria, worden de resultaten doorgerekend. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van de verdelingen van de operatie- en opnameduur, als mede van de kansen op uitstroom naar de verschillende afdelingen van de kliniek.
Zo brengt ORSO zowel de benutting op de OK als mede de bedbezetting op de afdelingen in kaart. Het toont inzicht in de variatie in de kliniek, door de tijd heen. Op deze manier zijn ook snel knelpunten te identificeren, om vervolgens het OK-schema aan te passen.
Optimalisatie
Het maken van verschillende scenario’s biedt inzicht in de verbeteringen. ORSO biedt daarnaast ook de mogelijkheid om een OK-schema geautomatiseerd te optimaliseren*. Door het ingeven van verschillende restricties, zoals het vastzetten van sessies of het alleen toestaan van schuiven op een bepaalde dag, kan de gebruiker inzicht krijgen in het verbeterpotentieel van het OK-schema én biedt het richting voor aanpassingen op het OK-schema.
Planregels voor de OK planners
Met alleen een plan ben je er nog niet. Om dit alles te kunnen realiseren, ondersteunt ORSO de gebruiker met planregels. Dit zijn eenvoudige lijsten met aantallen te plannen patiënten per OK-sessie of per afdeling, voor een bepaalde dag in de week. Wanneer de OK-planner voor elk van de plangroepen binnen de grenzen van de planregels blijft, zal het gewenste effect op de kliniek ook kunnen worden gerealiseerd.
Gebruik bij tactisch bijsturen en strategisch inrichten
Het gebruik van ORSO kan in een strategische setting, wanneer er een wijziging in het OK-masterschema wordt gemaakt. Maar het is vooral ook zeer waardevol in een tactische setting. Een specialisme heeft extra OK-tijd nodig omdat de wachtlijst oploopt, of krijgt zijn OK-sessies niet vol en moet daarom afschalen. Welke slots ken je dan toe, en welke lever je in. Door gebruik te maken van ORSO krijg je eenvoudig inzicht in het effect van de verschillende mogelijkheden en kun je daarmee een uitgebalanceerde keuze maken waarbij je weet wat het betekent voor de kliniek.
ORSO is een hulpmiddel dat verbinding maakt tussen de OK en de kliniek en onderbouwing geeft bij het maken van keuzes op de OK. Het vormt daarmee de basis voor lagere kosten, lagere werkdruk en hogere kwaliteit van zorg!
Pieken en dalen in de kliniek en stress bij de verpleging. Elke ziekenhuis wil dat voorkomen. ORSO helpt jou helpt om het meest effectieve OK-schema te maken. Hoe het werkt? Bekijk de video.
* Vanaf begin 2021 beschikbaar
