Er was een tijd dat hij Legostenen gebruikte bij de roosterplanning voor radiologen. En natuurlijk stond alles in Excel. Dat voelt alweer als lang geleden, gewend als hij is aan MedSpace®, de online rooster-applicatie voor medische zorgprofessionals.

“De grootste voordelen zijn de eerlijke verdeling van activiteiten en diensten, het goede overzicht en vooral de snelheid”, vertelt Sander Wansing, planner bij Maatschap Radiologie Oost-Nederland (MRON), verdeeld over Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) in Almelo en Hengelo, Medisch Spectrum Twente (MST) in Enschede en Oldenzaal, en Streekziekenhuis Koningin Beatrix (SKB) in Winterswijk. Een maatschap met bij elkaar bijna vijftig radiologen/nucleair geneeskundigen en ruim twintig assistenten.

Gelijkmatige verdeling

Sander – opgeleid als röntgenlaborant – werkt al 43 jaar op de afdeling Radiologie, waar hij verantwoordelijk is voor de activiteiten- en dienstenplanning van MST en SKB. “Ik deed de planning eerst zelf, voor een veel kleinere groep radiologen dan nu. Later zijn die verschillende maatschappen samengegaan en dat heeft geleid tot de groepsgrootte van nu. Ik heb Medspace tien jaar geleden binnen zien komen en was van meet af aan betrokken bij de implementatie, eerst alleen voor MST en vorig jaar voor de hele maatschap.”

De automatische dienstenplanner van MedSpace is bij MRON stapsgewijs ingevoerd, eerst in ZGT en pas sinds een jaar of twee in MST en SKB. “Die planning is complexer dan voor ZGT, omdat een deel van de MST-radiologen diensten draait voor zowel MST als SKB. De automatische planner zijn we voor deze locaties nog wat aan het finetunen om te zorgen dat die diensten mooi gelijkmatig worden verdeeld. Dat is een dezer dagen wel voor elkaar.”

Veel minder tijd kwijt

Met behulp van zijn collega’s op de verschillende locaties zet Sander de autoplanner voor alle locaties klaar. Het voorwerk en finetunen, gebeurt door collega’s op de locaties zelf. Net als het vinden van oplossingen bij, bijvoorbeeld, ziekmeldingen. “Ik heb wel het overzicht van overschotten of tekorten op een bepaald moment, zodat we vanuit een centraal punt mensen kunnen overhevelen van ene naar de andere plek.”

De intrede van MedSpace heeft het werk van Sander en zijn collega’s een stuk eenvoudig gemaakt. “Alles gaat natuurlijk veel sneller. Ik zet die autoplanner aan en kan ondertussen wat anders doen. Het voorstel dat de autoplanner genereert, kunnen we vervolgens zelf nog wat finetunen. Ik ben veel minder tijd aan kwijt aan de planning, echt veel minder. Voor de radiologen en hun assistenten is het ook makkelijk. Het enige dat ze hoeven te doen, is op tijd hun voorkeuren aangeven.”

Effectief en snel

Sander weet nog wel heel goed dat hij zelf voor het eerst met de autoplanner aan de slag ging. “Ik had de handleiding gelezen en dacht, dat kan ik allemaal wel, want het is een heel intuïtief systeem, waardoor je snel denkt het allemaal te snappen, maar op de achtergrond blijk je dan toch zelf iets net niet goed te hebben ingesteld. Het mooie is dat ze dat bij MedSpace direct in de smiezen hebben. Op een gegeven moment werd ik door de helpdesk gebeld, omdat ze hadden opgemerkt dat ik met de autoplanner bezig was. Ze boden aan om te helpen, waardoor die autoplanner in no time draaide!”

De grote meerwaarde van deze roosterapplicatie voor MRON is volgens Sander dat de radiologen en hun assistenten zo effectief mogelijk ingezet kunnen worden, en dat de planners sneller een overzicht hebben van een eventueel overschot of tekort. “Het is een perfect systeem. En je ontdekt steeds meer in dat MedSpace, met kleine stapjes bouwen we het dan ook steeds verder uit. Soms proberen we iets uit wat te veel van het goede is, maar dan staat de helpdesk van MedSpace weer voor ons klaar.”