Deskundig advies over ingewikkelde datavraagstukken

Deskundig advies over ingewikkelde datavraagstukken, heel graag. Handige tooling erbij, heel handig. Maar de ICT-professionals bij Karakter vinden het wel belangrijk om zelf grip te houden op de data en het datawarehouse; met ondersteuning van experts, want een relatief kleine IT-afdeling, zoals bij Karakter, heeft niet alle specialistische kennis en kunde in huis.

“We doen veel zelf, maar voor bepaalde vraagstukken is het slim om specialisten in te schakelen”, vertelt Alexandra Peters, sinds 2014 de Informatiemanager bij Karakter, een academisch centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie met locaties in Gelderland, Overijssel, Noord-Brabant en Limburg. “Die zorg geven we vorm in samenwerking met keten- en netwerkpartners. In dienst van die zorg hebben we een eigen, goed functionerende business intelligence (BI)-afdeling, met drie mensen. We zijn verantwoordelijk voor ons eigen gebouwde datawarehouse. Soms komen we handen te kort of missen we kennis over de nieuwste ontwikkelingen. Met Performation hebben we daarvoor een goede sparringpartner gevonden.”

Datawarehouse zelf neergezet

Met ruim duizend medewerkers en gemiddeld achtduizend patiënten is een professioneel datawarehouse voor Karakter geen overbodige luxe. “Als informatiemanager, opgeleid als klinisch informaticus, is mijn voornaamste opdracht dat  applicaties, de zorgprofessionals en het management op functioneel gebied optimaal ondersteunen”, vertelt Peters. “Met andere woorden, ze moeten hun werk goed en efficiënt kunnen blijven doen.”

Om die vertaalslag te maken, positioneert Peters zich intern als Informatiemanager tussen de zorgprofessionals en de ICT. “Onze belangrijkste datavraagstukken hebben te maken met de veiligheid en kwaliteit van onze zorg en inzicht in financiën; allemaal data vanuit verschillende bronsystemen, dus niet alleen vanuit het EPD. Daarom hebben we ervoor gekozen ons datawarehouse zelf neer te zetten.”

De onderliggende vraag was welke stappen Peters en haar collega’s vanuit de bestaande architectuur het beste konden zetten op weg naar een beheersbare en toekomstbestendige BI-omgeving. “Gaan we naar de cloud of niet? En hoe kunnen we dat dan het beste doen? Of kunnen we beter nog even wachten? Over dat soort vragen hebben we gespard met de mensen van Performation. Vooral hun actuele technische expertise en kennis van architectuur hebben ons geholpen; niet alleen bij het ontwikkelen van de juiste visie op dit vraagstuk, maar ook bij het neerzetten van ons datawarehouse, het opzetten van managementinformatie en het combineren van data.”

Meerwaarde van samenwerking

Vanwege de sterk toenemende behoefte aan data – “Men ziet steeds meer in wat de waarde daarvan is” – groeide haar team, maar in drukke tijden kwam Peters soms wel capaciteit te kort en boden de specialisten van Performation uitkomst, bijvoorbeeld met het versnellen van de doorlooptijd van verladingen. “Elke avond halen wij alle data op uit de bronsystemen en laden die in ons datawarehouse. Dat proces liep bij ons van half een ’s nachts tot een uur of zeven, acht in de ochtend. Dankzij Performation is dat nu gehalveerd.”

Over snelheid gesproken, met behulp van deze ‘trusted advisor’ lukte het Peters met haar team om in recordtijd van registratiecontrole-software te veranderen. “We besloten het contract met onze bestaande leverancier niet te verlengen en kozen voor Notiz van Performation. Daarom moesten we wel ineens héél snel schakelen. In zes weken tijd hebben we alles van het oude naar het nieuwe systeem overgezet. We hebben met zijn vijven, waarvan twee van Performation, in een hok gezeten om de huidige situatie om te bouwen naar de nieuwe. En dat is dus gelukt.”

De implementatie en configuratie van de nieuwe tool illustreert volgens Peters de meerwaarde van de samenwerking met Performation. “De kennis die zij in huis hebben, helpen heel erg bij onze werkzaamheden. Door de jarenlange samenwerking is er ook groot vertrouwen ontstaan, zijn de lijnen kort en is de reactiesnelheid hoog. Wanneer we iemand van Performation inhuren, weten we waar we aan toe zijn. Ze adviseren ook echt, ze sturen ons niet, in de zin dat ze eigenlijk zeggen wat we moeten doen. Dat vind ik belangrijk. We houden graag zelf de controle op alle data en op het datawarehouse.”

Zelf een grote rol blijven spelen

De mensen die Peters bij het bedrijf kent, voelen bijna als collega’s. “Wij hebben enkele vaste aanspreekpunten, die al vanaf het begin af aan bij ons betrokken zijn. Er is niet veel gewisseld, wat prettig is. Werken met vaste mensen betekent toch dat zij kennis hebben van onze data en processen, zodat we niet elke keer opnieuw hoeven uit te leggen hoe wij werken en hoe de data in elkaar zit. Dat scheelt gewoon tijd.”

Gedurende deze jarenlange samenwerking heeft Peters geleerd dat ze het belangrijk vindt om te werken met een partner die niet zozeer producten verkoopt en daar expertise bij levert, maar in de eerste plaats een dienstverlener is die echt meedenkt met de vraagstukken. “Op die manier kunnen wij zelf ook een grote rol blijven spelen in het proces, zoals bij het neerzetten van een datawarehouse.”

Onder vakgenoten bij vergelijkbare organisatie signaleert Peters dezelfde behoefte. “Laatst informeerde iemand van een andere instelling naar onze ervaringen. Het was haar opgevallen dat andere marktpartijen met name het product aanbieden,  terwijl de instelling van Performation meer is: we willen jullie helpen om een goed datawarehouse neer te zetten. Ik kon bevestigen dat haar beeld helemaal overeenkomt met mijn ervaringen!”