Bas Hammendorp | Product owner
Op een correcte manier registreren is, vanwege de vele regels, een hele uitdaging voor ziekenhuizen. Fouten in registratie leiden tot onjuiste declaraties. Overgaan tot Horizontaal Toezicht (HT) is een manier om registratie op orde te krijgen. Het kost ziekenhuizen tijd en de nodige investeringen, maar leidt voor ziekenhuis en zorgverzekeraar uiteindelijk tot een betere samenwerking. Overgaan op HT hoeft het ziekenhuis gelukkig niet helemaal zelf te doen.
Even een paar voorbeelden: Zorgtrajecten bij hetzelfde specialisme die parallel lopen terwijl dat niet toegestaan is. Verrichtingen die niet gelijktijdig gedeclareerd mogen worden. Dit zijn fouten in de registratie waar bijna elk ziekenhuis tegenaan loopt.
Waarom Horizontaal Toezicht?
Starten met Horizontaal Toezicht (HT) kan een uitdaging zijn. Horizontaal Toezicht wil zeggen dat ziekenhuizen en zorgverzekeraars afspraken met elkaar maken om een efficiëntere en effectievere controle van ziekenhuisdeclaraties te realiseren. HT geeft inzicht in de (hoge) risico’s die de registratie met zich meebrengt. Het uitgangspunt is, dat de kwaliteit van de declaraties verbetert doordat het ziekenhuis de eigen declaraties controleert en hierover verantwoording aflegt aan de zorgverzekeraars.
Inmiddels hebben de branche-organisaties, dus ziekenhuizen, UMC’s en zorgverzekeraars met elkaar afgesproken dat in 2020 80% van de ziekenhuizen moet voldoen aan de eisen van HT. Dit is echter een ambitieus plan. Inmiddels heeft een select aantal ziekenhuizen HT doorgevoerd en zitten veel andere ziekenhuizen nog midden in dit proces.
Zelfonderzoek op basis van controleregels
Hoe ga je als ziekenhuis op een goede manier over van achteraf controles (Handreiking en materiële controles) naar controle framework zoals Horizontaal Toezicht? Het is een operatie die tijd kost en om investeringen vraagt. Bovendien zijn er intensieve gesprekken met de zorgverzekeraar vereist.
Wij begeleiden je graag in dit proces. Performation heeft tools ontwikkeld die ziekenhuizen ondersteunen bij de overgang naar Horizontaal Toezicht. Zo kunnen ziekenhuizen met Notiz Daily Audit middels een aantal controleregels dagelijks hun registratie controleren op onrechtmatigheden. Daarnaast hebben we sinds kort een HT-module die faciliteert bij het nemen van steekproeven op registratiedata. Dat was voorheen alleen mogelijk tijdens de uitvoering van het zelfonderzoek.
Deze controleregels zijn opgesteld op basis van de Handreiking van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Op deze manier kunnen veel voorkomende fouten en risico’s in het registratiesysteem opgespoord, gecorrigeerd en uiteindelijk beheerst worden. In een kwaliteitsdashboard is zichtbaar waar de veel voorkomende registratiefouten worden gemaakt en wat voor type fouten dit zijn. Het dashboard is een middel om te kunnen sturen en te monitoren. Bovendien biedt Performation ook controleregels aan waarmee je als ziekenhuis kunt checken of je niet onder registreert en daardoor potentiële omzet mist.
Vóóraf controleren
Momenteel worden de controleregels aan het einde van het boekjaar gedraaid over de registratie van het voorgaande jaar. Het is echter efficiënter om fouten niet achteraf op te sporen, maar juist vóórdat de declaraties naar de zorgverzekeraar gaan. Ziekenhuizen kunnen met behulp van de controleregels van Performation dagelijks de registratie controleren. Fouten kunnen dan voorafgaand aan de declaratie gecorrigeerd worden.
Zo krijgen ziekenhuizen beter inzicht in waar het fout gaat in de registratie. Blijken DBC’s bijvoorbeeld stelselmatig te laat geopend te worden? Dan kun je als ziekenhuis nadenken over wat voor actie je daarop kunt ondernemen, bijvoorbeeld of het ZIS op een andere manier ingericht moet worden. Ook hierin geven de consultants advies. Waar je als ziekenhuis uiteindelijk naartoe wilt, is dat zaken in één keer goed geregistreerd en daarmee ook in één keer juist gedeclareerd worden.
Advies in alle fases van Horizontaal Toezicht
Het invoeren en implementeren van HT is een intensief proces dat uit verschillende fases bestaat. Dat proces begint met het schrijven van een businessplan om de Raad van Bestuur te overtuigen van de noodzakelijke veranderingen. Ook dient door middel van een quickscan onderzocht te worden hoe ‘volwassen‘ de organisatie is en waar de grootste risico’s ten aanzien van de registratie liggen.
Performation kan ziekenhuizen in de diverse fases ondersteunen. Als begeleidende organisatie dien je goed op de hoogte zijn van de inrichting van een ziekenhuis. Je moet weten hoe en waar je de juiste informatie vandaan haalt. We hebben veel ervaring met de begeleiding van ziekenhuizen die dit proces doorlopen (hebben). Op dit moment gebruiken 21 ziekenhuizen onze tooling om hun dagelijkse registratie te controleren, te verbeteren of om risico’s voor Horizontaal Toezicht te beheersen.
