De OK-tijd in de ziekenhuizen is een kostbaar goed en de druk om deze optimaal te benutten is hoog. Vaak worden OK-sessies volgepland met uitloop, wat leidt tot hoge werkdruk bij medewerkers, of eindigen ze vroegtijdig, resulterend in leegstand en ontevredenheid. Het ideale scenario omvat een perfecte planning met precieze duur van ingrepen en wisseltijd, maar in de praktijk zijn variabiliteit en onvoorziene omstandigheden onvermijdelijk. Daarom wordt vaak een buffer ingebouwd in de planning, wat uitloop voorkomt maar de productiviteit verlaagt. We hebben een twee simulaties uitgevoerd: één met hoge en één met lage variabiliteit in de duur van de ingreep.

Lees de uitkomsten van deze simulaties op Zorgvisie.nl

• Kijk kritisch naar welke ingrepen op de POK kunnen worden uitgevoerd in plaats van op de OK.
• Bart vertelt dat ook hier ruimte is geboden voor input voor de uitvoering. Samen met de medewerkers hebben ze gekeken naar omscholing: doktersassistenten zijn omgeschoold tot derde deskundigheid met beperkte specialismen. Daarnaast is de bestaande POK-tijd uitgebreid. Dit alles leverde inderdaad meer capaciteit op. Ook het Jeroen Bosch Ziekenhuis ziet dat ze met uitbreiding van de POK wachttijden op urologie hebben kunnen wegwerken.
• Een kanttekening: let op dat een verschuiving van de OK naar de POK niet resulteert in een verschuiving van de POK naar de Poli.

We hebben onder 22 ziekenhuizen onderzoek gedaan naar de hoeveelheid ingrepen die op de POK worden gedaan. De blog lees je hier. De Excel met de volledige lijst met ingrepen kun je hier vinden.

Sinds kort hebben we de mogelijkheid om jouw ziekenhuis langs de benchmark te zetten. Wil je weten waar bij jullie het potentieel zit en hoeveel reguliere OK capaciteit vrijgespeeld kan worden als jullie deze ingrepen op de POK gaan uitvoeren? Wil je weten wat hiervoor nodig is, welke business case hieraan hangt en hoe je dit kan realiseren. Laat je contactgegevens achter en wij bellen je voor een afspraak.

Mijn contactgegevens

In Noordwest Ziekenhuis groep is onlangs de Inclusieve OK gestart. Hier worden laagcomplexe operaties uitgevoerd, wanneer de beoogde productie van 12 OK’s niet wordt gehaald. Rowan van Beek – Flinterman, Afdelingsmanager chirurgie en operatiekamers vertelt: “Het plan is vanuit de OK geschreven. We wilden mensen de kans bieden om extra te werken, binnen aangepaste tijden: tussen 09:00 uur en 16:00 uur zodat zij bijvoorbeeld de kinderen kunnen ophalen.” Het plan is vervolgens langs alle stakeholders gegaan. Het MT, Capaciteitsmanagers, HR, juristen, OR: alle input is opgehaald en meegenomen. Toen alles rond was, is de eerste sessie gepland. Deze heeft recent plaatsgevonden. “We hebben na de eerste sessie iedereen feestelijk bedankt. Tot nu toe is iedereen heel enthousiast.”

Het Spaarne Gasthuis heeft een carrière pad van afdelingshulp naar operatieassistent gecreëerd. Ze hebben een opleidingsprogramma opgezet, waarbij de afdelingshulpen werden opgeleid in theorie en praktijk. “Het is een tijdsinvestering die zich gaat terugbetalen.” Dit werd positief ontvangen. Hoe ze de verandering hebben aangepakt is als volgt: “Dat we het gingen doen was bekend, medewerkers konden meedenken over de invulling van de opleiding. Dit stimuleert innovatie”, vertelt Bart.

Door zorg centraal te organiseren, heeft het Spaarne Gasthuis 14 extra OK-sessies per maand gerealiseerd. Dit hebben ze voor elkaar gekregen door op één locatie spoed aan te bieden, in plaats van op twee locaties.

Wanneer op het laatste moment sprake is van onderbezetting, kunnen medewerkers vrijwillig extra werken tegen een extra vergoeding. Dit wordt aan het eind van de maand uitbetaald.

Met de komst van de nieuwe CAO worstelen veel ziekenhuizen met tijd voor tijd of uitbetalen van overuren. Zuyderland is bezig met het herstructureren van diensten, zodat zij hier zo min mogelijk mee in aanraking komen.

Zijn er binnen jouw ziekenhuis initiatieven om hier goed mee om te gaan? Laat het ons weten!

• Bart Timmermans van Spaarne Gasthuis benadrukt het belang van één boodschap vanuit het management. “Voorkom dat mama ja zegt en papa nee.” Een eenduidige boodschap zorgt voor duidelijkheid over hoe en waarom keuzes zijn gemaakt. Uiteindelijk zorgt dit voor een veilig gevoel bij medewerkers.
• In het verlengde hiervan geeft Bart aan: wees duidelijk over het eindpunt of het besluit, waar medewerkers geen invloed op hebben. Geef ze vervolgens kaders mee waarin medewerkers wel kunnen meedenken en veranderen. “Zorg dat je medewerkers echte invloed geeft waar het kan.” Laat bijvoorbeeld medewerkers meedenken over hoe dit eindpunt behaald kan worden en laat hen eigen initiatieven opzetten.
• Karin Hawinkels van Zuyderland Medisch Centrum pleit voor ‘eerst de basis op orde’. Wie gaat waar over? Welke (overleg)structuur hanteer je als ziekenhuis en waar kunnen medewerkers escaleren? Zo is voor de hele organisatie duidelijk hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld.

• Karin sluit zich aan bij het belang van het uitdragen van één boodschap. Als het MT het verwachte gedrag vertoont, zullen medewerkers sneller volgen.
• Door medewerkers te betrekken door bijvoorbeeld werkgroepen en enquêtes, zorg je voor draagvlak. Daarnaast krijg je snel feedback op ideeën en zie je waarom voorstellen wel of niet aansluiten bij de medewerkers.
• Maak duidelijke gedragsafspraken. Hoe communiceer je? Waar spreek je elkaar op aan? En maak die op verschillende plekken in de organisatie zichtbaar. Zo wordt iedereen eraan herinnerd. “Het heeft een paar maanden geduurd, we zien dat mensen elkaar nu beginnen aan te spreken”, vertelt Karin.

Maik Nellen, beleidsfunctionaris Integrale Capaciteitsplanning bij Zuyderland Medisch Centrum, vertelt dat ze samen met Performation een OK-scan hebben gedaan. In deze scan kwamen een aantal potentiële verbeteringen naar voren. Voorbeelden hiervan zijn: op tijd starten, wisseltijden reduceren en accurater plannen. Dit laatste werd duidelijk door het verschil tussen geplande en gerealiseerde OK tijd inzichtelijk te maken. Om dit beter op elkaar aan te laten sluiten is een tool ontwikkeld, wat per operateur, per verrichting de mediaan laat zien. Deze tool kunnen planners gebruiken; dit vervangt het plannen op basis van onderbuikgevoel en menselijke inschattingen.

Doordat de data ook verschillen tussen specifieke personen zichtbaar maakt, is het verleidelijk om een ‘ideale situatie’ te creëren, waarbij de beste combinaties altijd samenwerken. “Blijf daar weg, en blijf vanuit de mediaan werken”. Zo voorkom je onrealistische planregels. “Ons uitgangspunt is ‘comply to the model, or explain”, aldus Maik. Van het model afwijken kan door bijvoorbeeld complicaties, maar zorg dat het verklaarbaar is.