Het nauwkeurig samenstellen van een rooster kan buitengewoon complex zijn, zeker wanneer het aantal locaties, vakgroepen en gebruikers toeneemt. Hogere wiskunde voor het normale mensenbrein. Vandaar dat een ziekenhuis als Zuyderland Medisch Centrum gebruikmaakt van roosterapplicatie MedSpace.

Zuyderland komt voort uit Atrium Medisch Centrum Parkstad, Orbis Medisch en Zorgconcern Sittard-Geleen. Deze Limburgse zorginstellingen zijn per 1 januari 2015 gefuseerd. Voor de vakgroep heelkunde is directiesecretaresse Simone Rouwette de spin in het web voor de planning van medisch specialisten en ondersteunende medewerkers. Berry Meesters, chirurg van de vakgroep Heelkunde was voorheen betrokken bij het beheer en de planning via MedSpace en is tegenwoordig alleen “een tevreden gebruiker” van het programma.

21 vakgroepen

Ruim twaalf jaar geleden deed MedSpace haar intrede binnen de vakgroep Heelkunde van het Zuyderland Medisch Centrum. Anno 2024 maken 21 vakgroepen gebruik van innovatieve online rooster-applicatie voor medisch specialisten, arts-assistenten en ondersteunend personeel; bij elkaar bijna achthonderd MedSpace-gebruikers. “In het fusietraject was het even moeilijk, want een van de locaties wilde liever doorgaan met hun vertrouwde Excel-spreadsheet. Onze vakgroep wilde graag verder met een professioneel systeem, in de vorm van MedSpace. Dat is ook gebeurd en gaandeweg uitgerold in ons ziekenhuis, en wij horen nog altijd geen slechte berichten.”

“Een heel gebruiksvriendelijk programma”, voegt Simone toe. “Voorheen hadden we een eigen programma. Dat was natuurlijk niet zo uitgebreid en niet zo overzichtelijk. Inmiddels weet ik niet beter en wil ik niet anders dan MedSpace.” Berry: “Ik kan me nog heel goed herinneren dat we in de begintijd zeiden, ‘we gaan dit een jaar of twee jaar doen en het programma dan evalueren’. Die evaluatie ging uiteindelijk vlekkeloos over in gewoon doorpakken met die handel!”

Het belang van goede werkafspraken

De vakgroep Heelkunde (met 64 gebruikers) bestaat uit diverse subsecties zoals trauma-, vaat- en gastro intestinale chirurgie (GIC). Ook de diensten van arts-assistenten, differentianten en physician assistants worden hierin meegenomen, wat het maken van een kloppende planning bijna hogere wiskunde maakt.

“Heelkunde bestond heel vroeger ook uit urologie, orthopedie en plastische chirurgie”, legt Berry uit. “Die specialismes hebben zich helemaal afgesplitst van de Heelkunde. Binnen de vakgroep Heelkunde kennen we nu vijf hoofddisciplines. Die werken óf volledig zelfstandig, waarbij andere vakgroepleden niet meer betrokken zijn bij de overige subdisciplines, of ze werken zowel voor, bijvoorbeeld, de trauma als de thorax of de GIC.”

Simone: “En dan hebben we in de planning te maken met meerdere afhankelijkheden. Ja, dat bijt elkaar weleens. Goede werkafspraken tussen beheerders en specialisten zijn van groot belang om alsnog die kloppende planning te realiseren.”

Meer overzicht en inzicht

Om MedSpace in samenwerking met alle gebruikers zo optimaal mogelijk te benutten, gaat de vakgroep van Berry en Simone uit van een basisrooster. “Dat hebben we afgesproken, maar dan is het soms nog steeds lastig”, vertelt Berry. “Zeker bij vakanties, of wanneer een chirurg wordt gevraagd om op korte termijn ergens een presentatie te geven. Dat vindt iedereen weliswaar prachtig, goed voor onze vakgroep, maar die dienst moet toch opgevangen worden. We hebben wel afgesproken om vakanties en congresdagen voor tachtig procent door te geven, zodat het rooster voor een groot gedeelte staat.”

De absolute meerwaarde van MedSpace is volgens Simone de gebruiksvriendelijkheid voor zowel beheerders als gebruikers. “Filters toepassen, bijvoorbeeld, is heel eenvoudig. Het programma is duidelijk voor iedereen. De inzichtelijkheid is heel goed. Daarnaast kun je makkelijk goede overzichten maken, tot in elk gewenst detail.”

“Ik vind het heel overzichtelijk”, vult Berry aan. “Het is duidelijk wat iedereen wanneer doet, welke diensten iedereen heeft. In de app zie je ook heel snel wat je de week erop te doen hebt. Hierin kunnen we ook heel eenvoudig vakantie- en congresdagen aangeven. Bovendien is het inzichtelijk wie wat wanneer en waar heeft veranderd heeft. Die historie is heel handig. Een hele mooie aanvulling in MedSpace zou nog zijn als er een goede koppeling gemaakt kan worden met de benodigde capaciteit voor OK’s en poli’s, met een link naar wachttijden en toegangstijden.”

Een toekomstbestendig programma

Zuyderland heeft naar volgens Simone en Berry te maken met een toekomstbestendig programma, waarmee het ziekenhuis nog vele jaren vooruit kan. “Als wij wijzigingen zouden willen, kunnen we dat kenbaar maken”, vertelt Simone. “De professionals achter MedSpace denken altijd met ons mee. De helpdesk is sowieso heel goed. Zij helpen ons niet alleen door uit te leggen hoe iets in elkaar zit, maar ook met zelf ontdekken hoe we een probleem kunnen oplossen in plaats van alleen iets voor te doen. Dat is alleen op dat moment prima, maar morgen weet je het niet meer. Maar ze reiken mij de tools aan en dat is heel fijn. Dáár leer ik wat van.”

Volgens Berry is het wel belangrijk om een collega in huis te hebben die bekwaam is met MedSpace. “Iemand die snapt hoe binnen de organisatie de hazen lopen. Die precies weet hoe, wat en waar. Bij ons is dat met name Simone. Zij is degene die in contact staat met de planning van de OK, poli’s, assistenten en noem maar op. We maken ons binnen het ziekenhuis nog wel eens zorgen over het leven na Simone.”

Haar toegevoegde waarde heeft met name te maken met de inhoud van het rooster, niet zozeer met het bedienen of invullen van het rooster. “Als je ergens ‘een poppetje’ weghaalt, kan een soort Domino-effect ontstaan”, legt Berry uit. “En dat lost MedSpace niet zomaar op. Daar komt toch altijd nog interactie en denkwerk bij kijken van mensen die weten hoe het bedrijf in elkaar zit. Hoe gebruiksvriendelijk en overzichtelijk dat systeem ook is.”

“Je moet het zo zien”, sluit Simone af. “Achter elk hokje zit een verhaal.”