Auke Speet | Business Area Manager Capaciteit
Een optimale samenwerking binnen ziekenhuizen is cruciaal om strategisch uitvoerbare jaarplannen te realiseren. In een serie van twee blogs helpen we financials, managers en capaciteitsadviseurs bij de uitdaging om financiën, capaciteit en productie niet los van elkaar te zien, maar juist met elkaar te verbinden.
In dit tweede blog gaat Auke Speet, Business lead Capaciteit, in op de rolverdeling en verantwoordelijkheden in dat proces.
Meer zekerheid over de toekomst
In ziekenhuizen is het een ingewikkelde opgave om tijdig bij te sturen op de begroting. In die situaties ondersteunt de inrichting van de zorgorganisatie niet de beschreven ambities. Wat is ervoor nodig om de organisatiestructuur te laten aansluiten bij de ambities en welke inrichtingsmodellen passen daarbij? Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel?
Balanceer-act financiën en capaciteit
Financiën en capaciteit met elkaar integreren, betekent niet direct dat alle rollen en verantwoordelijkheden op de schop moeten. Het ziekenhuis kan ervoor kiezen om de huidige rollen en verantwoordelijkheden daarop aan te passen, of opnieuw naar de tekentafel te gaan om de nieuwe rollen te ontwikkelen. Het ingewikkelde van ziekenhuizen is alleen dat ze altijd meer dan één doel nastreven. Ze kunnen het zich niet permitteren om op een van de vier resultaatgebieden onderuit te gaan.
Een ziekenhuis moet financieel gezond zijn, maar is primair op aarde om kwalitatief goede zorg te leveren. Die balanceer-act maakt het lastig om beslissingen te nemen met een positieve impact op alle vier de resultaatgebieden. Tenslotte zijn ziekenhuizen hele grote organisaties én 24-uursbedrijven, waarin de ‘productie’ voortdurend heen en weer meandert. Die uitgangspunten hebben grote invloed op het besturingsmodel en vragen om afstemming op veel terreinen, zowel strategisch, tactisch als operationeel.
Meer lijn in het samenspel
Die gewenste verbinding vraagt om het organiseren van de zorgvraag naar de capaciteit en het aanbod daarvan. De capaciteit is nou eenmaal het middel waarmee ziekenhuizen het leveren van zorg mogelijk maken. En wanneer ze die capaciteit op een andere manier inrichten, volgt er een andere financiële uitkomst. Om de vraag naar en het aanbod van de capaciteit goed te organiseren, is het belangrijk de puzzel van rollen en verantwoordelijkheden goed te leggen; vanuit de doelen die je als ziekenhuis nastreeft en de daarmee gepaard gaande vraagstukken.
In de praktijk zijn ziekenhuizen vaak druk bezig problemen op te lossen waarvan een deel al op voorhand bekend was, omdat ze wisten dat het allemaal niet ging passen. Dit is met software van Performation (Productiecapaciteit en Prognose) al heel goed inzichtelijk te maken. Er is meer rust te creëren door proactief te handelen. Het betekent wel dat ziekenhuizen bijsturing mogelijk moeten maken. Vanuit die gedachte is het voor ziekenhuizen belangrijk zichzelf af te vragen welke zorg ze nu écht willen leveren. Welke beleidsrijke productie begroten we? Welke capaciteit moet daar tegenover staan? Zorg dat die capaciteit er is, of investeer heel gericht om die capaciteit op orde te brengen.
Ziekenhuizen kunnen meer lijn in dat samenspel creëren en meer structuur aanbrengen, door de verantwoordelijkheden heel goed te benoemen. En het antwoord op de vraag wie waarvoor verantwoordelijk is, leid je af van het antwoord op de vraag wanneer iemand succesvol is. Oftewel, wanneer doet iemand zijn werk goed? Daar kom je alleen maar achter wanneer er sprake is van afstemming op strategisch, tactisch en operationeel niveau. En daarmee tussen financiën, capaciteit en ‘productie’.
Gedeeld belang nastreven
De grote vraag is: hoe verbind je de belangen van die medische staf aan die van het ziekenhuis? Hoe zorg je ervoor dat mensen niet proberen te behouden wat ze hebben, maar een gedeeld belang nastreven? Zodat de mooie woorden in het meerjarenplan werkelijk haalbaar zijn?
Het eerste puzzelstukje dat ziekenhuizen kunnen leggen, is de juiste professionals bij elkaar aan tafel zetten:
- de dokters, die nadenken over hoe de zorg er volgend jaar uitziet;
- de financiële mensen, die werken aan de (verdeling van de) budgettaire kaders;
- én de capaciteitsadviseurs, die heel goed de vertaalslag kunnen maken van de zorgvraag naar de benodigde capaciteit.
Laat die vakmensen met elkaar doorrekenen wat de gevolgen zijn van hun eisen en wensen, net zo lang tot ze een balans hebben gevonden. Met respect voor elkaars belangen. De opbrengst hiervan is veel meer zekerheid over het aankomende jaar. Over de toekomst van het ziekenhuis. Een win-winsituatie, waarin het ziekenhuis financieel gezond blijft en kwalitatief goede zorg kan blijven leveren. En dat geeft heel veel rust.
