Jesse Santema | Consultant Capaciteitsmanagement
In Nederland wordt verwacht dat de zorgvraag de komende jaren fors zal toenemen, in zowel omvang als complexiteit. Dit gaat gepaard met stijgende zorgkosten en aanhoudende tekorten aan zorgpersoneel. Tegelijkertijd zijn vraag en aanbod van zorgcapaciteit in de keten niet op elkaar afgestemd. Het gevolg hiervan is dat er schaarse zorgcapaciteit verloren gaat en patiënten geen optimale zorg krijgen.
Zo weten transferverpleegkundigen in het ziekenhuis niet welke capaciteit in de Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT) beschikbaar is en liggen patiënten onnodig lang in het ziekenhuis. Maar ook VVT organisaties weten vaak niet welke toekomstige zorgvraag ze kunnen verwachten terwijl pieken en dalen al vaak maanden van tevoren bekend zijn.
Het Integraal Zorgakkoord (IZA) heeft als doel dat alle belanghebbenden in de zorgsector samenwerken om ‘de Juiste Zorg op de Juiste Plek’ te realiseren voor patiënten. Een van mogelijkheden om dat te doen is door regionaal en lokaal intensief samen te werken. Door de zorgvraag en -aanbod op elkaar af te stemmen kunnen de capaciteiten optimaal benut worden. Een essentiële vraag hierin is: hoe gaan we daadwerkelijk ‘de Juiste Zorg op de Juiste Plek’ bieden? Regionaal capaciteitsmanagement kan hieraan bijdragen. De eerste initiatieven op dit gebied zijn veelbelovend.
Benodigde inzichten realiseren
In het IZA is vastgelegd dat elke regio een regiobeeld opstelt. Deze beelden geven onder ander inzicht in de beschikbare capaciteit in de regio en een prognose van de ontwikkelingen in zorgbehoefte. Zo hebben alle organisaties in de regio een uniform beeld. Op basis van deze regiobeelden worden doelen geformuleerd en de bijbehorende noodzakelijke acties opgesteld in een regioplan om de zorg te organiseren.
Uit een analyse van de plannen blijkt dat vrijwel iedere regio de ambitie heeft om gedegen inzicht te krijgen in de huidige beschikbare capaciteit. De focus hierbij ligt op de beschikbaarheid van bedden voor de VVT, jeugdzorg en Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ). Hoewel de benaderingen voor het consolideren van inzicht verschillen, streven ze allemaal naar hetzelfde doel: het geautomatiseerd verkrijgen van data om de noodzakelijke, gewenste en toekomstige capaciteit in kaart te brengen.
Eerste initiatieven van capaciteitsmanagement in regio’s
Sommige regio’s gaan verder dan alleen het verkrijgen van inzicht in de capaciteit. Ze anticiperen op mogelijke knelpunten door regionale coördinatie te organiseren van beschikbare bedden en zorgverleners. Dit leidt tot en efficiënter en flexibeler zorgsysteem. Zo ontwikkelt de regio Rotterdam en regionale visie op capaciteit en brengt de capaciteit in kaart om knelpunten te voorkomen. Deze aanpak is onderdeel van een meerjarenplan van minimaal 3 jaar.
In de meeste regio’s wordt regionale coördinatie voor de VVT opgezet om de samenwerking en doorstroom in de keten te bevorderen. Hiervoor wordt een centraal coördinatiepunt ingericht waar patiënten of cliënten kunnen worden aangemeld voor de VVT, die zij vervolgens op een plek plaatsten waar de patiënt of cliënt de juiste zorg ontvangt. Deze regionale coördinatiepunten beperken zich tot regievoering op de korte termijn, vandaag en morgen: op het operationele niveau.
Regionale samenwerking op alle niveaus
Een goede planning, afstemming en coördinatie voor vandaag en morgen helpt om de beschikbare capaciteit zo goed mogelijk te benutten. Maar om de capaciteit op elkaar af te stemmen moet ook verder vooruit worden gekeken. Door een aantal maanden vooruit te kijken kunnen al inzichten gerealiseerd worden om onderling met elkaar af te stemmen. Bijvoorbeeld: waar zien we lange wachtlijsten, waar verwachten we tekorten of misschien juist overschotten of ruimte? Wat is het OK-sessierooster voor de komende maanden, gaan we op- of afschalen, en zijn we voorbereid op de uitstroom? En wat doet de personele bezetting? Op dit tactische niveau is vaak veel te winnen door beter inzicht en onderlinge afstemming. Maar uiteindelijk kan niet alles worden opgelost met coördinatie als er in de basis al niet genoeg of niet de juiste capaciteit aanwezig is. Het is dus ook van belang om op de middellange en lange termijn inzicht te hebben in de benodigde zorgcapaciteit op basis van de verwachte zorgvraag. Dit vraagt op het strategische niveau een plan met de belanghebbende zorgorganisaties te maken, en begrotingen op elkaar af te stemmen, zodat extra of andere zorgcapaciteit gecreëerd kan worden.
Ontwerpen van regionaal capaciteitsmanagement
Maar hoe pak je dat aan, regionaal capaciteitsmanagement inrichten op alle niveaus? Een goede start is om eerst de regio in kaart te brengen en het verbeterpotentieel in de keten in beeld te brengen, zowel kwalitatief (tegenstrijdige prikkels, werkwijzen en eisen) als kwantitatief (ligdagen tussen medisch klaar en ontslag en benutting van capaciteiten). De volgende stap is om met een afvaardiging van de deelnemende organisatie een besturingsraamwerk op te stellen waarin de inrichting van het regionale capaciteitsmanagement wordt beschreven. Dit raamwerk vormt samen met het implementatieplan de routekaart voor de inrichting die wordt vastgesteld door de bestuurders en (capaciteits)managers van deelnemende organisaties. De eerste stap van de implementatie is het uitvoeren van een pilotproject om ervaringen op te doen en inzichten te verzamelen voor bredere implementatie. De pilot kan bijvoorbeeld bestaan uit het inrichten van het strategisch begrotingsproces of het optimaliseren van het operationele plannings- en sturingsproces, over de organisaties heen. Een pilot geeft ook de gelegenheid om snel resultaten te kunnen laten zien en daarmee energie vrijmaken voor de volgende stappen. Zo nemen we de eerste stappen richting de Juiste Zorg op de Juiste Plek.
Wil je hier meer over weten en eens sparren over de vervolgstappen van jouw regioplan? Neem dan contact met ons op.
