Een ziekenhuis maakt elk jaar een plan waarin is vastgelegd hoeveel en welke zorg het ziekenhuis gaat leveren en wanneer. Daarop wordt jaarlijks de capaciteit afgestemd. De realiteit is echter dat plannen afwijken. Wat als de zorgvraag verandert? Of de capaciteit toch niet toereikend is of niet optimaal kan worden benut? Dan is het nodig om met tactische bijsturing de doelen te realiseren of deze doelen bij te stellen. Kan een ziekenhuis niet goed tactisch bijsturen, dan ontstaan er vraagstukken rondom langere wachtlijsten, hoge werkdruk, inefficiënt gebruik van mensen en middelen, druk op de kwaliteit van zorg en druk op de afgesproken productie.
De complexiteit om tactisch sturen goed in te richten. zit in de beperkte mate van integrale afstemming tussen alle stappen in de zorgvraag van de patiënt. Dit komt terug in zowel de datavoorziening, samenwerking, inzicht als in de dialoog tussen de medisch specialisten, (capaciteit) managers, adviseurs, teamleiders en planners. Het resultaat? Een minder goede inrichting van de keten en inefficiënt gebruik van beschikbare capaciteiten.
Professionaliseer tactisch sturen
Tactisch sturen monitort de strategische doelen door ze te koppelen aan de operationele realisatie. Daarna kunnen keuzes worden gemaakt om schaarse capaciteiten en personeel evenwichtiger te verdelen en dus de druk op de zorg verminderen. Kort cyclisch sturen op basis van retrospectieve inzichten en prospectieve prognoses, vergroot het vermogen om proactief te sturen. Om geen capaciteit te verliezen als gevolg van onnodige bottlenecks in de keten is het nodig om integraal te sturen vanuit twee invalshoeken. De zorgvraag en het capaciteitsaanbod.
Het HOTflo Tactical control center combineert beide invalshoeken en laat effecten van tactische keuzes zien op de productie en het beschikbare capaciteitsaanbod door real-time inzichten. Deze inzichten geven de juiste informatie voor een goede tactische capaciteitsvrijgave. Inzichten en data alleen zijn niet voldoende om strategische doelen te realiseren, daarnaast moet er een duidelijke structuur van governance worden ontwikkeld die past bij het ziekenhuis.
TIPS vanuit patiëntenstroom en capaciteitsaanbod
Idealiter vinden er elk jaar gesprekken plaats om de capaciteitsbehoefte vanuit de patiëntgroepen of specialismen vast te stellen en het capaciteitsaanbod vanuit de ‘capaciteitseenheden’ vast te stellen. Om daarna de beleidsrijke productiebegroting te vertalen naar een capaciteitsbegroting en jaarplannen. Dit zijn enerzijds in- of expliciete afspraken met vakgroepen over doelstellingen op het gebied van productie, toegangstijden, capaciteitsbehoefte of – vraag (patiëntstroomsturing). Anderzijds zijn afspraken gemaakt met managers over beschikbaarheid van capaciteiten zoals de polikliniek, diagnostiek, OK, kliniek en personeel (capaciteitsaanbod). Probleem is alleen dat de meeste ziekenhuizen niet op deze manier zijn georganiseerd. In de praktijk betekent dit dat de manager van een specialisme afspraken met zichzelf maakt hoeveel bedden nodig zijn.
Dit betekent dat in het tactisch planoverleg zowel een afvaardiging van het specialisme als het capaciteitsaanbod nodig zijn om integrale sturing te realiseren. Dit noemen wij tactische integrale patiëntstroom sturing (TIPS). Dé volgende stap in het professionaliseren van tactisch sturen in de zorg.
Goede instroom, doorstroom en uitstroom
Het HOTflo Tactical control center toont de realisatie ten opzichte van het jaarplan en de afwijking ten opzichte van het jaarplan. De ontwikkelingen zijn gevisualiseerd in een grafiek zodat afwijkingen zijn te herkennen en te analyseren. In één oogopslag is er inzicht in de prestatie-indicatoren, normen en het effect van tactische keuzes in de keten inclusief de wachtlijsten. Het HOTflo Tactical control center faciliteert de dialoog tussen managers, medisch specialisten, capaciteitsadviseurs, teamleiders en planners. Het legt een verbinding en stimuleert de samenwerking over de muren van de afdelingen heen.
Capaciteitsplanning en sturing op poliklinieken is een actueel onderwerp. Door strak te sturen op de instroom ontstaat een stabiele doorstroom naar de vervolgstappen in het ziekenhuis als bijvoorbeeld de radiologie en de OK. Daardoor is het relevant om vanuit de capaciteitseenheid polikliniek de instroom per (sub)specialisme op de polikliniek te monitoren en de doorstroom naar de radiologie of de OK.
Zo zijn er ook inzichten samen te stellen vanuit de OK of de kliniek. Denk bijvoorbeeld aan het aantal vreemdliggers per afdeling in de kliniek. Dit is een maat om te bepalen hoe goed het gebruik van de beschikbare capaciteit is.
Signaleren en aanpassen
Goed tactisch sturen is alleen mogelijk als de realisatie allesomvattend is. Het HOTflo Tactical control center signaleert als er productie niet is gekoppeld aan een jaarplan. Bij het herkennen van een nieuwe agenda op de polikliniek is er direct een melding zichtbaar. Hierdoor is volledigheid gegarandeerd.
Onverwachte omstandigheden, als bijvoorbeeld het vertrek van een medisch specialist, een stijging in langdurig verzuim of veranderende zorgvraag als gevolg van COVID-19, vragen om bijsturing. Het bijstellen van het jaarplan kan hier een gevolg zijn. Het HOTflo Tactical control center heeft de functie een jaarplan meerdere keren bij te stellen. Direct is inzicht in welke weken een bijstelling plaat vond en hoe vaak. Zo gaat het oude plan niet verloren en blijf je sturen op een realistisch (bijgestuurd) jaarplan.
De dashboards in het HOTflo Tactical control center zijn zelf samen te stellen passend bij de governance van het ziekenhuis, de databehoefte en de inrichting van het tactisch sturen. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie.
Geeft rust, grip en realiseert doelen
Tactische integrale patiëntstroomsturing (TIPS) gaat over patiëntstromen, hiërarchieën en belangen heen. Belangen die ook haaks op elkaar kunnen staan. Het gaat over een objectieve besluitvorming en samenwerking door alle spelers in het spel.
Het HOTflo Tactical control center faciliteert de dialoog tussen medisch specialisten, zorgmanagers, medisch managers, capaciteitsmanager, adviseurs, teamleiders en planners om de organisatorische executiekracht te vergroten. Door inzicht te bieden vanuit twee invalshoeken in er inzicht in de hele keten. En is het mogelijk om weloverwogen keuzes te maken ten aanzien van de zorg die het ziekenhuis wil leveren. Het vergroot het vermogen om vroegtijdig te signaleren, te anticiperen en disbalans te voorkomen.
Dit geeft meer stabiliteit en rust, verkleint het ad hoc reageren op het operationele niveau en geeft meer inzicht en grip op het realiseren van de strategische doelen.
