Ella Sijbesma | Business Area Manager Zorgregistratie
Het belang van een juiste en volledige zorgregistratie wordt door veel zorginstellingen gelukkig goed herkend. Echter, complexe wet- en regelgeving, verschillen in afspraken met gemeentes en zorgkantoren en daarnaast nog Elektronische Patiënten Dossiers (ECD’s) maken het correct registreren van zorg helaas niet altijd makkelijk. Dat heeft een negatief effect op facturatie en declaratie. Een Zorgregistratie-systeem dat foutieve registratie direct herkent en helpt oplossen, is dan een uitkomst.
Zorgregistratie binnen GGZ
Registratiecontrole-tool Notiz ondersteunt zorginstellingen om mogelijke onjuiste en onvolledige registratie op een eenvoudige manier inzichtelijk te maken en te corrigeren. Deze software wordt door meer dan twintig ziekenhuizen gebruikt om dagelijks de registratie te verbeteren.
De software is nu ook geschikt gemaakt voor gebruik in de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ). Zo hebben we een grote set aan controles ontwikkeld, inzetbaar voor de verschillende financieringsstromen binnen de GGZ. Ook is er gerichte managementinformatie beschikbaar die in één oogopslag laat zien op welke werklijsten de hoogste in- en uitstroom plaatsvindt en waar de grootste werkvoorraad ligt.
Gebruikerservaring en -gemak centraal
In Notiz staat gebruikerservaring centraal. Gebruikers spelen daarom een grote rol in de doorontwikkeling van Notiz.
Zo bestond binnen de GGZ de wens om werklijsten tot op het laagste niveau terug te leggen bij degene die de potentiële registratiefout maakte. Het gevolg: honderden werklijsten, tot op behandelaarsniveau.
In samenwerking met gebruikers zochten we een manier hoe we de registratielast in onze de Notiz-software tot het minimale kunnen beperken:
- Alleen signaleringen die op de betreffende behandelaar van toepassing zijn komen terecht op zijn/haar werklijst. Er zijn geen onnodige kliks en/of filters nodig om in jouw werklijst te komen;
- Aan de titel en een korte oplossingsinstructie weet je als gebruiker snel waarom de signalering getoond wordt op jouw werklijst en hoe je deze corrigeert;
- Met de knop naar het ECD kom je rechtstreeks in het dossier van de client uit;
- Signaleringen kun je makkelijk in bulk afwerken;
- Het is mogelijk om een e-mailnotificatie te ontvangen als er een nieuwe signalering op de werklijst staat. Dit scheelt onnodig inloggen.
Registratielast verlichten
Naast het besparen van kostbare tijd, zochten we met gebruikers van de afdeling Zorgcontrol ook naar manieren hoe de Notiz-software kan helpen om registratielast te verlichten en ondersteuning kan bieden in zorgadministratieve processen.
Zo biedt Notiz een grote set (+100) controles aan, die vallen onder de ISAE 3402 type II Assurance. Zo ben je als zorginstelling gegarandeerd van juiste opzet en bestaan van de controles, dit houdt in dat je geen verantwoording over de inhoud van de controles hoeft af te leggen aan de zorgverzekeraar, DJI en/of accountant.
Horizontaal Toezicht
In het kader van Horizontaal Toezicht stellen we de steekproefmodule beschikbaar. In de steekproefmodule kun je op elk gewenst moment een steekproef binnen een massa nemen. Ook in de steekproefmodule stellen we het gebruikersgemak centraal. Aan de hand van zelf in te richten beantwoordingsformulieren weet de beoordelaar precies welke vragen beantwoord moeten worden.
Daarnaast kun je vanaf deze module ook weer eenvoudig doorlinken naar het ECD. Per steekproef wordt de financiële impact bijgehouden. Aan het eind van het jaar wordt de impact van alle steekproeven van de massa over het betreffende jaar samengevoegd en uiteindelijk automatisch geëxtrapoleerd naar de landelijke bijlages. Dit scheelt de zorginstelling een hoop tijd in het samenvoegen van Excel en het uitrekenen van de financiële impact. De steekproefmodule valt ook onder de ISAE Assurance.
Zorgverzekeringswet
In geval van zorg die valt onder de zorgverzekeringswet (ZVW) is sinds de invoering van het zorgprestatiemode (ZPM) de wet- en regelgeving omtrent de registratie van de zorg ruimer geworden. Dit betekent dat er instellings-specifieke voorwaardes aan controles toegevoegd kunnen worden. Op deze manier kan gebruik gemaakt worden van de generieke controle, welke valt onder de certificering. Je hoeft als zorginstelling alleen nog toelichting te geven op de in- en of uitsluiting die je op de controle hebt gedaan.
Ook zagen we dat veel zorginstellingen nu (deels) hun eigen controles ontwikkelen. In de Notiz-software is het mogelijk om de eigen ontwikkelde controles hierin onder te brengen. Zodat alle controles uiteindelijk in één programma zijn opgenomen. Deze controles zijn geschreven in een versimpelde programmeertaal (SQL). Indien gewenst biedt Performation een training aan zodat je als zorginstelling ook je eigen controle kunt ontwikkelen.
De manager kan deze opgeslagen en gedeelde zoekvragen vervolgens gebruiken in een persoonlijk dashboard. Zo is voor de unitleider in één oogopslag zichtbaar hoe het staat met de afdeling als het gaat om de punten die voor hem/haar het belangrijkste zijn. En wil hij/zij morgen een nieuwe grafiek aan dit dashboard toevoegen? Dan is dat zonder problemen en zelfstandig te doen!
Jeugdwet
Binnen de jeugdwet worden per patiënt aparte afspraken per gemeente gemaakt. De vulling van deze afspraken wil je monitoren en je wilt tijdig een signaal krijgen als de toewijzing bijna volledig is toegewezen. Zo voorkom je overvulling en ben je in staat om tijdig nieuwe afspraken met de gemeente te maken. In de Notiz-software zijn deze afspraken in te regelen. Zo heb je nooit meer te maken met onverwachte overschrijdingen.
Wet Langdurige Zorg
Voor de Wet Langdurige Zorg (WLZ) bestaat de mogelijkheid om onder andere de toewijzingen inzichtelijk te krijgen en houden. Vaak is het controleren van de toewijzingen een handmatig proces. De Notiz-software biedt hierin een administratieve lastenvermindering door signalen te genereren als een toewijzingen onvolledig is, of overschreden wordt. Zo kan de afdeling zorgadministratie in één oogopslag zien waar mogelijke knelpunten zitten en welke toewijzingen wat extra aandacht nodig hebben.
ROM- en andere vragenlijsten
Ook ontsluiten we de kwaliteitsdata, zoals de ROM- en andere vragenlijsten. Iedere GGZ-instelling in Nederland is verplicht deze meting toe te passen om, ten eerste de effectiviteit van de geboden behandelingen te meten en ten tweede de tevredenheid van haar cliënten te toetsen.
In de praktijk betekent dit dat ongeveer om de drie maanden digitale vragenlijsten worden voorgelegd. De Notiz-software kan tijdig een signalering generen wanneer een nieuwe meting weer moet plaatsvinden. De controles die hierbij horen, zijn zowel generiek aan te zetten, maar er is ook ruimte voor de zorginstelling om zelf de parameters te bepalen met wanneer een nieuw signaal over een meting zichtbaar moet worden.
Zorgplannen controleren
Daarnaast biedt onze Notiz-software de mogelijkheid om zorgplannen te controleren. Hierbij wordt tijdig gesignaleerd als het zorgplan gaat verlopen of dat het onvolledig is. Ook kan de software controleren of alle benodigde doelen aanwezig zijn, zo ook of de Wet Zorg en Dwang juist is verwerkt.
Met de Notiz-software voor de zorgregistratie zijn zorginstellingen in staat om de kwaliteit van de zorgregistratie naar een nog hoger niveau te tillen in samenwerking met de hele zorgorganisatie!
Zo werkt Notiz
Performation ondersteunt GGZ- en FZ-instellingen om de zorgadministratieve processen op orde te krijgen én te houden. Daarnaast helpen we bij de overgang op Horizontaal Toezicht. In deze video leggen onze collega’s Haneen en Poya uit hoe Notiz werkt.
