Het Zaans Medisch Centrum (ZMC) zet kunstmatige intelligentie in om geavanceerde controles uit te kunnen voeren in het kader van rechtmatigheid en volledigheid. In samenwerking met Performation heeft ZMC hiervoor de Notiz AI-module geïmplementeerd. Deze tool zorgt voor een aanzienlijke verbetering in de nauwkeurigheid en snelheid van gegevensanalyse.

In het ZMC speelt de afdeling zorgadministratie en facturatie een cruciale rol bij het bewaken van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de registratie en facturatie. Sinds 2016 gebruikt ‘het Zaans’ hiervoor Notiz, de registratie-controletool van Performation. Toch bleven zekere uitdagingen een rol spelen, vooral rondom onderregistratie en de controle op belconsulten.

Charlotte Rijkelijkhuizen, senior DBC-adviseur in het ZMC, herinnert zich nog goed hoe het AI-balletje ging rollen: ‘Tijdens een inspiratiedag bij onze verzekeraar Zilveren Kruis gaf het Erasmus MC een presentatie over de inzet van AI. Dat zette ons aan het denken: wat kunnen wij hiermee?’

‘Binnen Horizontaal Toezicht zagen we elk jaar dat consulten op afstand een struikelblok vormden,’ vult haar collega-adviseur Thomas Overmars aan. ‘Een relatief kleine fout in een steekproef werkt vaak door tot een flinke financiële correctie. We wilden een oplossing die ons in staat stelde om dit structureel te verbeteren. Dat leidde tot de keuze voor Notiz-AI, een module die AI toepast op het elektronisch patiëntendossier (EPD) en ontbrekende of incorrecte registraties signaleert.’

Model ziekenhuis-specifiek maken

Een innovatie als Notiz-AI implementeren, gaat alleen niet over één nacht ijs. Volgens Thomas zat de grootste uitdaging in de ICT-infrastructuur: ‘Het heeft maanden geduurd voordat de servers klaar waren. Er was afstemming nodig tussen onze ICT-afdeling, de externe IT-partner en Performation. Dat kostte meer tijd dan verwacht.’

Ook het trainen van het AI-model vergde veel tijd en inspanning. Charlotte benadrukt het belang van geduld: ‘Het model moest ziekenhuis-specifiek gemaakt worden. AI leert van de input die je geeft, dus je moet er echt effort in steken. Thomas heeft in de implementatiefase daarvoor meer dan duizend dossiers doorgelopen om te bepalen of iets wel of niet correct werd gesignaleerd.’

Effectievere feedbackloop

Het belangrijkste verschil met Notiz Daily Auditing, een systeem dat data met data vergelijkt, is dat Notiz-AI tekst in het EPD analyseert en koppelt aan geregistreerde verrichtingen. ‘Voorheen moesten we steekproeven nemen en dossiers handmatig controleren,’ zegt Thomas. ‘Dat is ondoenlijk als je alle belconsulten in een ziekenhuis wilt checken. Nu analyseert AI de volledige dataset en signaleert alleen de zaken waar we écht naar moeten kijken.’

‘Hierdoor kunnen we veel gerichter te werk gaan’, voegt Charlotte toe. ‘In plaats van een hele vakgroep aan te spreken op fouten in verslaglegging, kunnen we nu gerichte feedback geven aan een specifieke arts of ondersteuner.’ Thomas: ‘We kunnen nu veel specifieker aangeven waar verbeteringen nodig zijn. Dit maakt de feedbackloop effectiever en zorgt ervoor dat artsen zich minder belast voelen door algemene correctieverzoeken.’

Groot voordeel is bovendien dat het model helpt bij het effectiever uitvoeren van Horizontaal Toezicht in de Zorg, waarbij ziekenhuizen en zorgverzekeraars samenwerken om de rechtmatigheid van de declaraties te beheersen. ‘Onze zorgverzekeraar stond open voor deze innovatie,’ zegt Thomas. ‘We hebben samen gekeken hoe we consulten efficiënt konden analyseren en welke risico’s geaccepteerd konden worden. Daardoor zijn de controles nu veel gerichter.’

Ook financieel biedt Notiz voordelen. Controles voorkomen dat niet-geautoriseerde afspraken of verlopen beschikkingen leiden tot niet-betaalde zorg. ‘Dit zorgt voor meer zekerheid in de declaratieprocessen en voorkomt financiële tegenvallers.’

Pionieren

Charlotte als Thomas zijn zeer te spreken over de samenwerking met Performation. ‘De korte lijntjes en het snelle schakelen zijn voor mij echt een pluspunt,’ zegt Thomas. ‘Bij vragen krijgen we snel antwoord en als er aanpassingen nodig zijn, worden die direct opgepakt.’ Charlotte voegt toe: ‘Het was pionieren, zowel voor ons als voor Performation, maar uiteindelijk hebben we samen iets neergezet waar we trots op zijn.’

Thomas: ‘Als relatief klein ziekenhuis spelen we een voortrekkersrol in de toepassing van AI binnen zorgadministratie. We merken ook dat andere ziekenhuizen nieuwsgierig zijn naar onze aanpak en worden steeds vaker gevraagd onze ervaringen te delen. Voor ons een bevestiging dat we op de goede weg zitten.’

Neem tijd voor de implementatie van Notiz-AI

Voor andere ziekenhuizen die AI willen inzetten, hebben de DBC-adviseurs van het Zaans Medisch Centrum een duidelijk advies. ‘Neem de tijd voor de implementatie, vooral voor de technische inrichting en het trainen van het model,’ geeft Charlotte mee. ‘En zorg dat je inhoudelijk sterke mensen aan boord hebt die het algoritme kunnen finetunen.’ Thomas knikt. ‘AI is geen plug-and-play oplossing. Je moet ermee aan de slag, testen, schaven en geduld hebben.’

‘AI in de zorgadministratie is spannend, maar vooral heel waardevol’, sluit Charlotte af. ‘Deze module helpt ons niet alleen om financiële risico’s te verkleinen, maar draagt ook bij aan een efficiëntere en nauwkeurigere registratie. En dat komt uiteindelijk de hele zorg ten goede.’