Pim Schuitema | Consultant Capaciteitsmanagement
Als onderdeel van workforcemanagement
Het is alom bekend: de zorgsector staat voor grote uitdagingen, een van deze
uitdagingen is het matchen van de toenemende zorgvraag bij een afnemend aanbod
in personeel. De tekorten aan personeel blijven de komende jaren zeker bestaan,
daarnaast is het verloop van personeel op recordhoogte. Voor het zorgpersoneel
dat blijft neemt de werkdruk toe en dit lijdt tot een hoog verzuim.
Anderzijds blijft de zorgvraag fluctueren en is voor een deel onvoorspelbaar. Hierdoor wordt vaak meer schaars personeel ingezet dat nodig en worden personele buffers ingebouwd. Steeds vaker moet dit gedaan worden met extern personeel. Wat de kosten van zorginstellingen nog hoger laat uitkomen.
Deze uitdaging vraagt om een flexibele benadering van personeel, dus personeel alleen inzetten op momenten wanneer het écht nodig is. Hoe zorgt een zorgorganisatie ervoor dat het personeel meebeweegt met de veranderlijke zorgvraag?
Een eenvoudig antwoord bestaat helaas niet; de juiste aanpak hangt af van de specifieke structuur en behoeften van de organisatie. Wat wél zeker is, is dat flexibele personeelsinzet essentieel is om de schommelingen in de zorgvraag op te vangen in tijde van personele krapte. Het maken van strategische, tactische en operationele keuzes is daarbij cruciaal.
Impact van flexibele personeelsinzet
Door de onvoorspelbaarheid van de zorgvraag én het verhoogde ziekteverzuim, wordt vaak ad hoc een beroep gedaan op zorgmedewerkers om gaten in de roosters te vullen. Dit leidt tot een toename van de werkdruk, ook buiten werktijd. Nu de CAO maatregelen biedt om de belasting van medewerkers te beperken door financiële compensatie en het recht op onbereikbaar te zijn, is het belangrijk dat aanpassingen in de personeelsplanning alleen plaatsvinden wanneer dit absoluut noodzakelijk is. Het is niet langer de norm om roosters op te vullen enkel om alle bedden koste wat het kost open te houden.
Tegenwoordig is de trend in capaciteitsmanagement om personeelsplanning te koppelen aan het verwachte aantal bezette bedden. Een ziekenhuisbed telt pas mee in de beschikbare bedden wanneer er zorgpersoneel aan gekoppeld is. Maar het is niet altijd nodig om elk bed te bezetten met personeel. Wanneer de zorgvraag daalt, kunnen bedden worden gesloten zonder gevolgen voor de toegankelijkheid van zorg. In plaats van alleen ad hoc operationeel bijsturen, kan eerder in het proces gekeken worden naar de tactische en strategische vrijgave van capaciteit.
Door het personeel te koppelen aan de strategische koers of de tactische capaciteitsuitgifte, kan op voorhand worden meebewogen op de fluctuaties in de zorg. Dit geeft veel rust in de roosters van het personeel. De personele capaciteit die hierdoor vrijkomt, kan vervolgens worden ingezet wanneer de zorgvraag weer toeneemt.
Bufferen is uit, flexen is in
Op strategisch niveau zie je dat bufferen op personeel bijna onmogelijk is geworden door het personeelstekort. De rek in het interne personeel is er uit. Het bufferen met extern personeel is zonde en ondoelmatig.
Op tactisch niveau zie je dat er steeds meer bijgestuurd moet worden op vraag en aanbod. Het personeel gaat steeds meer buiten de reductieweken op vakantie waardoor je aanbod aan personeel met name om de reductieweken tekort schiet. Ook is de afgelopen jaren het verzuimpercentage hoger geweest dan er is begroot. Op dit verschil moet ook gestuurd worden met het interne of flex personeel.
Checklist met 5 praktische stappen
Wat zijn nu de stappen in het strategisch, tactische en operationele beleid welke je koppelt aan de personele inzet? We hebben een flexibele aanpak van 5 stappen op strategisch, tactisch en operationeel niveau in een checklist verwerkt. Download deze checklist gratis.
