Floris Beltman | Product Owner
Ziekenhuizen maken jaarlijks productieprognoses en -afspraken voor het volgende jaar. En er worden elk jaar financiële en personele begrotingen en capaciteitsjaarplannen opgesteld. Allemaal spelen ze een belangrijke rol in het creëren van de juiste randvoorwaarden voor het leveren van goede en juiste zorg. Tegelijkertijd wordt bij het maken van productieafspraken zelden de vraag goed beantwoord of de bestaande capaciteit en formatie wel toereikend is of dat er juist meer toegekend is dan nodig. Met de software Productiecapaciteit maak je de eenvoudige vertaalslag van productie naar capaciteit en benodigde formatie en krijg je inzicht in de financiële consequenties.
Vaak wordt bij het opstellen van capaciteitsjaarplannen geen doorrekening gemaakt voor de capaciteitsbehoefte in de hele keten (polikliniek, radiologie, OK, kliniek) op basis van veranderende productievolumes of groei/krimp van bepaalde patiëntgroepen. Financiële budgetten worden veelal gebaseerd op historie, terwijl budgetten voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de capaciteits- en formatiebehoefte. In het begrotingsproces blijven vaak een aantal belangrijke vragen onbeantwoord. Tijd voor een oplossing!
Begrotingen in samenhang
‘Het nieuwe normaal’ in capaciteitsmanagement betekent dat we deze vraagstukken niet meer onbeantwoord laten. Hoeveel capaciteit en formatie is nodig voor de verwachte productie? Welke interventies zijn nodig indien in de zorgketen een knelpunt in capaciteit geconstateerd wordt? Welke budgetten zijn nodig gegeven de productie- en capaciteitsbehoefte? Door deze vragen structureel te beantwoorden maak je de eenvoudige vertaalslag van productie naar capaciteit en komen we tot een productie-, capaciteit-, formatie- en financiële begroting die in samenhang opgesteld zijn. Hiermee voldoet het ziekenhuis aan de randvoorwaarde om in de eerste plaats goede zorg te kunnen leveren. Daarnaast krijgt het ziekenhuis de juiste middelen om deze begrotingen daadwerkelijk te realiseren, omdat capaciteit wordt vrijgegeven die in lijn is met productiedoelstellingen en budgetten in lijn zijn met benodigde capaciteit.
Hoe logisch ‘het nieuwe normaal’ ook klinkt, zo eenvoudig is het niet. Zorgprocessen zijn complex en kenmerken zich in tegenstelling tot de industrie door variatie. De ene patiënt verblijft langer dan de andere in het ziekenhuis voor een zelfde aandoening. En de ene dag worden meer patiënten geopereerd dan de andere dag. Dat maakt het rekensommetje om te komen tot de benodigde jaarlijkse capaciteit niet zo eenvoudig.
Productiecapaciteit
Performation heeft daarom de ‘Productiecapaciteit’ ontwikkeld. Dit is een intelligente tool die je in staat stelt eenvoudig periodiek de vertaalslag te maken van productie naar benodigde capaciteit. En helpt om gemakkelijk verschillende scenario’s door te rekenen en te vergelijken.
Richt je eigen patiëntgroepen in, waarmee je in de taal van de dokter het gesprek aan gaat om tot de verwachte productie begroting te komen. De tool maakt de benodigde capaciteit voor deze patiëntgroepen inzichtelijk, op basis van historische warme capaciteitsverbruik – en daarmee patronen/variatie in zorgvraag – in combinatie met capaciteitsparameters. Denk daarbij aan weigeringskansen, benuttingsgraden, openingstijden/reductieperioden, sessielengtes en personele normen op de kliniek en voor poli- en OK-sessies. Omdat ook profielen in bijvoorbeeld lig- of OK-duur aangepast kunnen worden en verschillende productiebegrotingen kunnen worden gemaakt, is het mogelijk om verschillende scenario’s door te rekenen met als uitkomst: de benodigde capaciteit en FTE’s, gerelateerd aan je eigen patiëntgroepen.
Alles komt vervolgens samen in de financiële module, waar je een complete financiële begroting maakt, inclusief audit trail. Met een personele begroting afgestemd op de benodigde formatie en de mogelijkheid om de effecten van de geldende CAO regelgeving door te rekenen. En ook de productie gerelateerde opbrengsten en kosten – denk aan dure geneesmiddelen en implantaten – volgen uit de opgestelde productie begroting, en niet uit de historie. Stel de vaste kosten en opbrengsten volgens je huidige proces vast, en de financiële begroting volledig.
Op deze manier faciliteert Productiecapaciteit de eenvoudige vertaalslag van productie naar capaciteit en financiën. De Productiecapaciteit stelt je in staat om het begrotingsproces verder te professionaliseren en de productie, capaciteit en financiële begrotingen in samenhang op te stellen, waardoor capaciteit in lijn is met de zorg die geleverd moet worden. De kans dat budgetten en een financiële begroting gehaald worden, neemt sterk toe doordat budgetten onderbouwd, genormeerd en in lijn met benodigde productie en capaciteit opgesteld zijn. ‘Het nieuwe normaal’ en de Productiecapaciteit zorgen voor meer grip op zorg, meer grip op het behalen van productie en grip op kosten. Dus, doe eens normaal!
