De Forensische Zorgspecialisten (DFZS) bereikte bij de start van 2024 een belangrijke mijlpaal: met terugwerkende kracht de officiële overgang naar Horizontaal Toezicht (HT). Dit markeert een nieuwe fase in de aanpak van zorgregistratie en procesoptimalisatie binnen de forensische gezondheidszorg. Met behulp van softwareapplicatie Notiz Daily Audit voldoet DFZS niet alleen aan de eisen van HT, maar zijn ook de interne processen aanzienlijk verbeterd.

Hoewel DFZS geen urgente noodzaak zag om op HT over te stappen, bleek het voor de organisatie uiteindelijk wel een logische stap. ‘Wij hadden onze zorgregistratie op orde’, vertelt Josee Bos, Manager Informatie en Automatisering en Programmamanager bij DFZS. ‘Achteraf verantwoorden verliep bij ons over het algemeen goed en grote herstelacties waren zelden nodig. De keuze om over te gaan op HT had te maken met het stoppen van de materiële controle en het feit dat onze grootste financier, DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen), ook overstapte naar Horizontaal Toezicht. Ook vonden wij het belangrijk om eerst het Zorgprestatiemodel goed te laten landen binnen onze organisatie. Maar eerlijk is eerlijk: het levert ons wel voordelen op.’

Een belangrijk voordeel van HT is dat fouten in zorgregistratie en facturatie nu ‘aan de voorkant’ worden voorkomen. Dit biedt niet alleen meer zekerheid, maar reduceert ook tijdrovende correcties achteraf. Josee: ‘Het is natuurlijk fijner wanneer je aan de bron al alles goed hebt staan, dan aan de achterkant te moeten uitleggen waarom iets niet goed ging.’

25 Zorgorganisaties gebruiken Notiz

Met de implementatie van Notiz Daily Audit beschikt DFZS over een krachtig hulpmiddel voor dagelijkse controles van zorgregistratie. Net als 24 andere zorgorganisaties die ook met Notiz Daily Audit werken.

Waar de zorgregistratie voorheen afhankelijk was van handmatige controles of achteraf opgemerkte fouten, zorgt Notiz ervoor dat medewerkers al bij de bron gewaarschuwd worden voor eventuele onvolkomenheden. ‘Vroeger moesten we regelmatig behandelaren nabellen over missende gegevens of afspraken die niet goed stonden’, concretiseert Josee. ‘Met Horizontaal Toezicht zorgen we ervoor dat alles goed staat voor de facturatie. Behandelaren krijgen een waarschuwing als ze iets vergeten zijn. Dit maakt aan de achterkant een enorm verschil. Naast de behandelaren profiteren ook onze administratieve medewerkers; zij zien in één oogopslag wat nog ontbreekt of aandacht vereist. Dit vergemakkelijkt niet alleen het werkproces, maar voorkomt ook financiële risico’s, zoals gemiste declaraties of onbetaalde zorg.’

HiX voor GGZ en Forensische gezondheidszorg

De implementatie van Notiz bij DFZS was niet zonder uitdagingen. DFZS werkt met een specifieke versie van het HiX-EPD, toegespitst op de GGZ en de forensische gezondheidszorg. Dit vereiste extra aanpassingen, aangezien de standaard HiX-versie die Performation in de ziekenhuiswereld gewend is, niet volledig aansloot. ‘HiX voor GGZ kent veel andere controles en processen dan de ziekenhuisversie,’ legt Josee uit. ‘Daarom verbaasde het mij niet dat het project langer in beslag nam dan gehoopt. Wat ik waardeer, is dat Performation dit snel erkende en samen met ons aan de slag ging om alles op te lossen.’

Het project vroeg om intensieve samenwerking. Gedurende een jaar vonden wekelijks overlegmomenten plaats, waarbij beide partijen hard werkten om de controles en processen goed in te richten. Josee: ‘Het was een uitdaging, maar wat mij vooral is bijgebleven, is hoe Performation zich volledig heeft ingezet. Het voelde echt als een gezamenlijke inspanning.’

Geheugensteun voor behandelaren

De voordelen van de samenwerking en implementatie zijn breed voelbaar. Notiz helpt behandelaren en administratief personeel om efficiënter te werken en zorgt ervoor dat alle registraties up-to-date zijn. Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar komt ook de kwaliteit van zorg ten goede. Josee: ‘Voor behandelaren fungeert Notiz als een geheugensteun. Ze zien direct wat er nog moet gebeuren, zoals het afronden van een behandelplan of het autoriseren van een afspraak. Hierdoor kunnen ze zich meer richten op de cliënt.’

Ook financieel biedt Notiz voordelen. Controles voorkomen dat niet-geautoriseerde afspraken of verlopen beschikkingen leiden tot niet-betaalde zorg. ‘Dit zorgt voor meer zekerheid in de declaratieprocessen en voorkomt financiële tegenvallers.’

Samen de schouders eronder

Wat dit project volgens Josee bijzonder maakt, is de manier waarop Performation en DFZS de uitdagingen echt sámen hebben aangepakt. Josee benadrukt de waarde van deze samenwerking: ‘Vanaf het moment dat we zagen dat het anders liep dan verwacht, hebben we samen gekeken naar oplossingen. Het was nooit een kwestie van verwijten maken, maar van samen de schouders eronder zetten. Dat is wel uniek.’

De positieve ervaring met Performation heeft ook vertrouwen gewekt voor de toekomst. Josee kijkt dan ook vol optimisme vooruit naar de beheerfase. ‘Als we op dezelfde manier blijven samenwerken, heb ik er alle vertrouwen in dat ook de komende jaren succesvol verlopen.’

Beter registreren en actief bijsturen

De overgang naar Horizontaal Toezicht en de implementatie van Notiz markeren een belangrijke stap voor DFZS en dus voor de forensische gezondheidszorg. Niet alleen zijn de interne processen geoptimaliseerd, maar de organisatie dient ook als inspirerend voorbeeld voor andere zorgaanbieders. Met Notiz en Horizontaal Toezicht laat DFZS zien hoe digitale oplossingen kunnen bijdragen aan meer transparantie, efficiency en kwaliteit in de zorg.

‘We hebben nu een tool waarmee we niet alleen beter kunnen registreren, maar ook actief kunnen bijsturen,’ sluit Josee af. ‘Dat geeft rust in de organisatie en komt uiteindelijk de zorg aan cliënten ten goede.’