In zorginstellingen wordt elke dag keihard gewerkt. Toch hoor je overal hetzelfde geluid: de werkdruk is hoog, afdelingen raken overbelast en de doorstroom stagneert. Niet alleen in ziekenhuizen, maar ook in de ouderenzorg, revalidatiecentra en GGZ-instellingen. Het lijkt soms alsof de zorg steeds drukker wordt zonder dat daar direct meer patiënten of personeel tegenover staan. Waar zit dan precies het knelpunt?
Niet alleen een personeelstekort
Vaak wordt het tekort aan mensen genoemd als belangrijkste oorzaak. Maar wie wat dieper kijkt, ziet dat het probleem complexer is. Veel organisaties hebben wel voldoende fte op papier, maar toch lukt het niet om de planning sluitend te krijgen. Bedden blijven leeg omdat er geen verpleegkundige beschikbaar is of medewerkers hollen van de ene afdeling naar de andere omdat alles tegelijk piekt. Het probleem zit ‘m vaak niet alleen in hoeveel mensen er zijn, maar hoe we zorgcapaciteit organiseren.
Capaciteitsmanagement in de zorg vraagt om samenhang
Capaciteit in de zorg draait niet alleen om roosters of personeelsbezetting. Het gaat om het hele plaatje: mensen, ruimtes, middelen, behandelkamers, tijd én processen. En vooral: hoe die allemaal op elkaar zijn afgestemd. Als die afstemming ontbreekt, ontstaan er files in het zorgproces. Denk aan patiënten die wachten op een plekje op de afdeling, of een operatie die wordt uitgesteld omdat de nazorg nog niet geregeld is. Alles hangt met elkaar samen en kleine verstoringen kunnen grote effecten hebben.
Zorgplanning draait om meer dan alleen de dag van morgen
Veel teams werken nog vooral vanuit de korte termijn: vandaag oplossen wat vandaag misgaat. Dat is begrijpelijk, maar het leidt zelden tot echte verbetering. Wat helpt, is kijken naar patronen. Waar lopen processen telkens vast? Waar zie je terugkerende knelpunten in de doorstroom? Welke afdelingen hebben structureel last van over- of ondercapaciteit? Door op een hoger niveau naar deze vragen te kijken, ontstaat ruimte voor structurele verbetering. Dat is waar integraal capaciteitsmanagement over gaat.
Kleine stappen, grote winst
Je hoeft geen data-analist of verandermanager te zijn om hier een rol in te spelen. Sterker nog: vaak zijn het juist planners, teamleiders, zorgprofessionals en operationeel managers die als eerste zien waar het knelt. Met de juiste kennis en tools kun je op die plekken veel impact maken. Het begint met bewustwording. Door inzicht te krijgen in hoe capaciteit werkt binnen jouw organisatie en hoe processen elkaar beïnvloeden kun je met relatief kleine aanpassingen veel verbeteren. Denk aan betere afstemming tussen afdelingen, slimmer plannen op basis van zorgvraag, of meer ruimte voor preventief roosteren.
Meer weten over integraal capaciteitsmanagement?
Voor zorgprofessionals die zich hierin willen verdiepen is er de TOPclass Healthcare Capacity Management. Deze opleiding is gericht op mensen uit de praktijk die willen leren hoe ze hun zorgorganisatie slimmer kunnen organiseren met oog voor kwaliteit, werkdruk en doorstroom.
