Er komt een tijd dat de stroom COVID-19 patiënten afneemt en de reguliere zorg weer opgestart wordt. Hoe triviaal dit onderwerp nu wellicht lijkt, een goede voorbereiding voorkomt een volgende zorgcrisis.
Een aantal belangrijke vragen, verdienen dan een antwoord:
- Hoe zit het met zorgverleners, waarvan velen overbelast zijn geweest om de zorg aan
COVID-19 patiënten te bieden? - Hoe gaat mijn ziekenhuis de fysieke capaciteit optimaal benutten?
- Wat zijn de financiële consequenties van het productieverlies dat mijn ziekenhuis heeft geleden?
- Op basis waarvan gaat mijn ziekenhuis nieuwe interne en externe afspraken maken?
Drie pijlers zijn belangrijk om na COVID-19 uw ziekenhuis op volle kracht in de juiste koers te laten varen:
1 | De balans opmaken
2 | Herijken van de doelstellingen
3 | Succesvolle uitvoering door tactische capaciteitssturing
1 | De balans opmaken
Om een goed post-COVID-19 plan te maken, dient eerst de balans opgemaakt te worden. Welke impact heeft COVID-19 gehad op de beschikbaarheid van mensen en materialen?
Beschikbare mensen
Zonder gezonde medewerkers geen zorg. Op veel medewerkers, zorg en niet-zorg, is een zeer groot beslag gelegd tijdens de COVID-19 uitbraak. Daarom is het van belang de planvorming voor de rest van 2020 te starten met een inventarisatie van de inzetbaarheid van uw personeel. Welke formatie is nog inzetbaar? Hoeveel overuren zijn gemaakt, en hoeveel werkbare uren zijn er nog besteedbaar in 2020?
Beschikbare materialen
De zorg voor patiënten met COVID-19 heeft ook een deuk geslagen in de voorraden en geleid tot tekorten aan medische materialen, vooral mondkapjes, beschermende kleding en laboratoriummaterialen. Een inventarisatie is essentieel en kan voor sommige zorg een drempel of zelfs no-go zijn.
Impact op productie & omzet
Het financiële resultaat zal sterk onder druk staan en de productieafspraken met uw zorgverzekeraars zijn grotendeels niet meer realistisch. Het is dan ook van belang dat onderzocht wordt hoe de productie en omzet zich werkelijk ontwikkeld heeft en wat een realistische verwachting is voor de jaaromzet. Inzicht in de productieontwikkeling is nodig bij het bepalen van de koers voor de rest van het jaar en het herijken van afspraken met uw vakgroepen en zorgverzekeraars.
Impact op kosten
Niet alleen uw productie en omzet hebben zich niet zoals begroot ontwikkeld, maar ook de incidentele kosten die gepaard zijn gegaan met COVID-19 dienen inzichtelijk gemaakt te worden. Denk hierbij aan de uitbreiden van IC-capaciteit, het neerzetten van triagetenten, het aantrekken extra gespecialiseerd personeel en meer werk in onregelmatige diensten.Tegelijkertijd zijn er ook veel vaste kosten gemaakt voor capaciteit die ondoelmatig ingezet is. Voor het financiële resultaat van 2020 en de afspraken met uw zorgverzekeraars is het belangrijk ook deze kosten, die bij elke p x q berekening buiten beeld blijven, scherp te krijgen.
2 | Herijken van de productiedoelstelling
Welke zorg kunt en wilt u als ziekenhuis in de rest van het jaar leveren. Die productie na COVID-19 zal bestaan uit het opnieuw opstarten van een electieve zorgstroom en een acute stroom.
Maar welke electieve patiënten krijgen welke prioriteit, rekening houdend met de totale capaciteit voor de rest van het jaar? Zijn er patiëntgroepen waar in 2020 überhaupt geen ruimte voor is? Het is van belang te onderzoeken welke zorg en daaraan gerelateerde productie u wilt leveren, om vervolgens te onderzoeken welke zorg u nog kunt leveren gezien de resterende beschikbaarheid van capaciteit. Op basis van een deze analyse kunt u verschillende scenario’s uitwerken en in samenspraak met uw zorgverzekeraar komen tot een herijking van uw productiedoelstelling voor 2020.
Wat is het gat in de begroting?
Met de begrotingsinstrumenten van Performation en de realisatie van kosten tot en met de COVID-19 periode kan een totaalplaatje voor 2020 gemaakt worden. Hoeveel productie verwachten we in totaal te leveren, tot welke omzet leidt dat gegeven de afspraken met zorgverzekeraars, welke kosten zijn hiermee gemoeid en wat is onze verwachte marge.
Deze vertaalslag van productie naar marge is nodig om te bepalen welke aanvullende afspraken u met uw zorgverzekeraars moet maken, om de continuïteit niet in gevaar te laten komen.
3 | Succesvolle uitvoering door tactische capaciteitssturing
Goede tactische sturing op capaciteit is essentieel om de juiste zorg te leveren en de eventueel op de post-COVID situatie aangepaste productiedoelstelling voor 2020 te halen met een goed oog voor de werkdruk voor medewerkers.
We zien hierbij twee belangrijke elementen: vrijgave van goed doordachte en op elkaar afgestemde capaciteiten en kortcyclische tactische sturing op capaciteit en productie.
Opstarten electieve patiëntstroom op de poliklinieken, diagnostiek, OK en Kliniek & IC
Het is cruciaal om de beschikbare capaciteiten op elkaar af te stemmen en deze gecontroleerd vrij te geven. Bij de bepaling en verdeling van deze te plannen capaciteiten spelen de herijkte productiedoelstelling en de prioritering van zorg een belangrijke rol. Door de capaciteiten goed op elkaar af te stemmen, wordt de doorstroom van patiënten en daarmee de productie geoptimaliseerd. Daarbij dienen de spreekuurroosters voor de juiste instroom van patiënten te zorgen en dient voor deze nieuwe patiënten voldoende diagnostiek beschikbaar te zijn. Bij de tactische capaciteitssturing wordt deze onderlinge afstemming in het zorgproces periodiek geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld. Samen komen we zo tot een gedegen en gecontroleerd proces om de zorg weer op te starten en de herijkte productiedoelstelling te halen.
Kortcyclisch bijsturen van capaciteit en productie
De kracht van tactische sturing is flexibiliteit. We streven daarom naar een zo kort mogelijke planhorizon. Daarmee kan op basis van actuele informatie over zorgvraag en beperkingen in de capaciteit de capaciteitsplanning opgesteld worden. Een korte planhorizon en daarmee het itteratief vaststellen en bekend maken van personele roosters, vraagt om zeer goede afstemming met zorgmedewerkers.
Noodzaak van voorbereidingen treffen
We voelen een grote verantwoordelijkheid om Nederlandse ziekenhuizen gecontroleerd en beheerst door deze crisis heen te loodsen en 2020 gezond te laten afsluiten. We willen en kunnen u hierbij helpen, zowel tijdens de COVID-19 crisis als daarna.
Momenteel ondersteunen we veel ziekenhuizen met de acute operationele sturing van capaciteit. We zien hierdoor echter ook de noodzaak om voorbereidingen te treffen op het weer opstarten van de ‘reguliere’ zorgverlening; die zal opgestart worden als COVID-19 voorbij is of omdat uitgestelde electieve zorg op een gegeven moment ook acuut kan zijn geworden en niet veel langer meer kan wachten.
Graag helpen we hierbij. Neem contact op met Auke Speet (Business owner Capaciteit & Personeel) of Thomas Herngreen (Business owner Financieel) als u onze hulp kunt gebruiken.
