De druk op de zorg blijft toenemen. Een stijgende zorgvraag, personeelstekorten en een hoog ziekteverzuim vragen om een steeds flexibelere inzet van personeel. Veel zorgorganisaties zijn daar dagelijks mee bezig. Toch blijkt het in de praktijk niet altijd eenvoudig om flexibel personeel op een gestructureerde manier in te zetten. Vaak gebeurt het nog ad hoc, bijvoorbeeld als een rooster onverwachts openvalt. Begrijpelijk, maar niet altijd effectief.
Flexibel inzetten: logisch, maar niet altijd doordacht
Wanneer er direct een oplossing nodig is, ligt het voor de hand om snel een flexkracht in te schakelen. Maar het loont om even stil te staan: past die inzet bij de actuele zorgvraag? Zijn er elders in de organisatie ook tekorten? En is interne herverdeling misschien een betere optie dan externe inhuur?
Flexibele inzet zonder centrale regie kan leiden tot versnippering en onnodige kosten. Het risico is dat je als organisatie grip verliest op capaciteit, inzet en kwaliteit. Terwijl juist met een doordachte aanpak meer rust, voorspelbaarheid en efficiëntie mogelijk zijn.
Flexibiliteit vraagt om visie én structuur
Een duurzame aanpak begint met heldere keuzes. Wat betekent flexibiliteit in jouw organisatie? Wanneer is het gewenst? En hoe wordt erover besloten? Door daar vooraf over na te denken, ontstaat ruimte voor betere afwegingen wanneer het er echt om draait.
Een onderscheid tussen voorspelbare en onvoorspelbare inzet helpt daarbij. Planningen rondom verlof en scholing vragen om een andere benadering dan plotselinge pieken of onverwachte uitval. Door dit te structureren kun je beter anticiperen én voorkom je dat de noodzaak van last minute oplossing.
Van strategie naar dagelijkse praktijk
In veel organisaties ligt er wel een strategisch plan voor personeelsinzet, maar blijkt het lastig om dit te vertalen naar de werkvloer. Juist in de dagelijkse afstemming tussen planners, teamleiders en afdelingen valt veel te winnen. Door overleg en data te combineren, wordt operationele bijsturing onderdeel van het proces, in plaats van een noodgreep.
Ook duidelijkheid in de besluitvorming is essentieel. Wie bepaalt waar het flexibele personeel wordt ingezet als de druk toeneemt? Zijn er gezamenlijke uitgangspunten of scenario’s waarmee je snel kunt schakelen? Dit voorkomt onduidelijkheid en verhoogt het vertrouwen binnen teams.
Wat levert een gestructureerde aanpak op?
Een organisatie brede visie op flexibele inzet levert meer op dan alleen efficiëntere roosters. Denk bijvoorbeeld ook aan:
- Beter benutten van interne capaciteit, met minder afhankelijkheid van externe inhuur.
- Meer rust en voorspelbaarheid voor medewerkers, waardoor zij zich beter kunnen voorbereiden.
- Hogere zorgkwaliteit, door een betere match tussen inzet en zorgvraag.
- Lagere werkdruk, omdat pieken gelijkmatiger worden opgevangen. de gezondheidszorg niet alleen verbeteren, maar ook transformeren voor toekomstige generaties.
