Om de dagelijkse zorgregistatielast te verlichten, biedt Performation het product Notiz Daily Audit. Deze tool wordt door veel ziekenhuizen gebruikt om dagelijks de registratie te verbeteren. In de afgelopen maanden is een vernieuwde versie van Notiz ontwikkeld, waarbij de gebruikerservaring centraal staat in het ontwerp. Bij deze ontwikkeling zijn gebruikers betrokken. In deze blog geeft UX-designer Tom Lucas inzicht in de ontwerpkeuzes die gemaakt zijn.
User experience (UX) gaat over de ervaring die een gebruiker met een product heeft, in dit geval de Notiz Daily Audit. Om UX goed te waarborgen, werken bij Performation drie UX-designers die voortdurend zoeken naar manieren om de productervaring te verbeteren. Denk daarbij aan het sneller en eenvoudiger maken van het product. Daarnaast zorgt de UX-designer er ook voor dat de lay-out van het product er visueel goed uit ziet.
Gebruiker centraal
De werkwijze die door de UX-designers gehanteerd wordt, noemen we ook wel Design Thinking. Bij deze methode, die ook bij het ontwerp van Notiz is gebruikt, staat de gebruikerservaring centraal en wordt feedback herhalend gevraagd en verwerkt. Ik laat zien hoe we dit in Notiz Daily Audit hebben toegepast.
Stap 1: de applicatie en de doelgroep begrijpen
Persona’s
Allereerst verdiepten onze UX-designers zich in de applicatie en de doelgroep. Ze analyseerden de applicatie aan de hand van een UX-checklist en hebben samen met consultants en ontwikkelaars doelgroepen van Notiz Daily Audit vastgesteld. De doelgroepen zijn vervolgens vertaald naar ‘persona’s’, dit zijn een soort functieprofielen van gebruikers waardoor UX-designers en ontwikkelaars zich beter kunnen inleven in de doelgroep en hun werkzaamheden. Voor de Notiz Daily Audit hebben we twee persona’s gemaakt:
- Medewerker decentrale zorgadministratie
Bekijkt de signaleringen die binnenkomen op de werklijsten en zorgt ervoor dat deze verbeterd worden in het ZIS. - Medewerker centrale zorgadministratie
Adviseert en biedt ondersteuning op het gebied van zorgregistratie. Richt daarnaast regels in binnen Notiz en zorgt voor verbetering van het registratieproces door het geven van trainingen en instructies.
Enquêtes
Vervolgens verstuurden we enquêtes naar gebruikers die binnen de doelgroep vallen. Het doel van deze enquête: informatie ophalen over het gebruik van de Notiz Daily Audit module. Zo vroegen we bijvoorbeeld welke kolommen belangrijk zijn om direct in de werklijst te tonen. Op basis van deze feedback ontwierpen we de werklijst zodanig met de belangrijkste kolommen direct zichtbaar.
Interviews
Naast de enquêtes namen we in samenwerking met de consultants van Notiz interviews af bij gebruikers in ziekenhuizen. In deze interviews vroegen we ze om te laten zien hoe ze met de Daily Audit-module werkten en waar ze tegenaan liepen. Hierdoor kwamen we er bijvoorbeeld achter dat sommige gebruikers met een klein beeldscherm werken en daardoor veel moeten scrollen in de applicatie om alle benodigde informatie te bekijken. Op basis van deze bevinding definieerden we een maximum schermbreedte en hebben daarop het ontwerp van de werklijst aangepast.
Stap 2: brainstormen en oplossingen verkennen
Brainstormen
Na het ophalen van informatie over de doelgroep en de applicatie zijn we gaan brainstormen om tot een nieuw ontwerp te komen. Deze brainstorm vond plaats in een multidisciplinaire setting, dat wil zeggen dat hier UX-designers, consultants en ontwikkelaars van het Notiz-team bij betrokken waren. Hierdoor is vanuit meerdere invalshoeken meegedacht over de oplossingen. Ervaring leert dat dit tot betere oplossingen leidt. De consultant komt bijvoorbeeld veel bij de klant waardoor zij vanuit die invalshoek input kunnen leveren. De UX-designer denkt vanuit de visuele kant en hoe het zo gebruiksvriendelijk mogelijk kan zijn. De ontwikkelaar denkt mee vanuit de technische kant om te waarborgen dat oplossingen vanuit technisch perspectief gebouwd kunnen worden.
Ontwerp en prototype
Zoals eerder genoemd staat de gebruikerservaring centraal in ontwerp van Notiz. Zo zijn de ideeën uit de brainstormsessies zijn door de UX-designer omgezet naar een visueel ontwerp. Tijdens het ontwerpen is rekening gehouden met de gebruiksvriendelijkheid, de visuele uitstraling en met de regels die gelden voor het toepassen van de huisstijl. De ontwerpen zijn uitvoerig besproken met het Notiz-team waarna er een doorklikbaar prototype gerealiseerd is. In een prototype zit nog geen echte data, maar de functionaliteit wordt wel gesimuleerd waardoor het aanvoelt als een echte applicatie.
Stap 3: testen en implementeren
User testing
Het prototype is vervolgens getest met diverse gebruikers van Notiz om te toetsen of de nieuwe schermen begrepen werden en of de gebruiker zijn weg kon vinden. Feedback uit deze testen, is door het Notiz-team beoordeeld en verwerkt in de applicatie om het gebruikersgemak verder te verhogen.
Gebruikerstrainingen
Na het herontwerpen van de Notiz Daily Audit-module zijn diverse Notiz-gebruikerstrainingen georganiseerd. Ook bij deze gebruikerstrainingen is feedback opgehaald waarmee we de applicatie verbeteren. Op dit moment wordt de nieuwe module gefaseerd uitgeleverd naar gebruikers. Dit houdt in, dat meerdere gebruikers in ziekenhuizen op de testomgeving van Notiz met de nieuwe schermen gaan werken. Zo kunnen ook zij ons weer van feedback voorzien.
Vervolgens worden de nieuwe schermen daadwerkelijk in productie genomen. Tijdens dit traject vragen wij regelmatig feedback aan gebruikers zodat wij Notiz steeds kunnen blijven optimaliseren.
Zorgregistratie naar hoog niveau
Medisch Spectrum Twente gebruikt Notiz voor de zorgregistratie. MST kan hiermee beter analyseren hoe in het ziekenhuis geregistreerd wordt en sneller reageren op fouten in de zorgregistratie.
Bekijk zelf waarom MST Notiz gebruikt
