Bij veel zorginstellingen is de zorgregistratie een gedeelde verantwoordelijkheid. Maar juist doordat het ‘van iedereen’ is, voelt het vaak als ‘van niemand’. Registratiefouten blijven daardoor liggen, verbeteracties raken versnipperd en echte regie ontbreekt. Tijd om duidelijkheid te scheppen.
Het belang van eigenaarschap
Zorgregistratie raakt veel schakels binnen een organisatie: zorgprofessionals, de zorgadministratie, ICT, teamleiders, controllers, managers. Maar zonder duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, blijven fouten onopgemerkt of onbesproken. Het resultaat: correcties achteraf, tijdverlies en mogelijk financiële schade.
Eigenaarschap betekent niet dat één persoon alles oplost. Het betekent wel dat er een aanspreekpunt is per onderdeel van het proces. Iemand die monitort, verbetert en aanspreekbaar is als de registratiekwaliteit onvoldoende blijkt.
Vermijd de vingerwijscultuur
In de praktijk zien we het vaak: als er fouten worden gevonden, wijst de ene afdeling naar de andere. De arts zegt dat het ZIS niet logisch werkt. De administratie verwijst naar onvolledige input. De manager vraagt om betere scholing. Iedereen heeft een punt, maar toch komt er niets structureels in beweging.
Dat voorkom je door samen te bepalen:
- Wie is eindverantwoordelijk voor de registratie binnen een vakgroep?
- Wie beoordeelt en bewaakt de kwaliteit?
- Wie is aanspreekpunt voor knelpunten of wijzigingen?
Zodra dit helder is, kunnen verbeteracties gericht worden opgevolgd én geborgd.
Koppel verantwoordelijkheden aan rol, niet aan persoon
Het risico van het benoemen van een ‘verantwoordelijke’ is dat het blijft hangen op één persoon. Zodra die persoon vertrekt, valt alles stil. Koppel verantwoordelijkheden daarom aan functies of rollen, en leg dit formeel vast in je organisatie. Dat voorkomt afhankelijkheid en maakt het mogelijk om de verantwoordelijkheid door te geven.
Verantwoordelijkheid ≠ controle
Verantwoordelijkheid dragen betekent niet dat je alles zelf moet doen of controleren. Het gaat erom dat iemand de regie heeft over het proces: signalen oppikt, verbindt, escalaties voorkomt en continu stuurt op verbetering. Juist door die regie wordt het voor andere afdelingen makkelijker om hun rol te pakken.