De zorgsector verandert in hoog tempo. Waar zorgverlening vroeger vrijwel uitsluitend binnen de muren van het ziekenhuis of de zorginstelling plaatsvond, zien we tegenwoordig een sterke opkomst van hybride zorg, digitale consulten en thuismonitoring. Deze ontwikkeling brengt veel voordelen met zich mee: patiënten ervaren meer gemak, zorgprofessionals kunnen efficiënter werken en de zorgkosten kunnen dalen. Toch is er één cruciaal onderdeel dat deze evolutie niet bijhoudt: de manier waarop we zorg registreren.
In dit artikel lees je waarom traditionele registratiemodellen niet langer voldoen, én hoe zorgorganisaties zich hierop kunnen voorbereiden.
De realiteit van hybride zorg
Hybride zorg combineert fysieke ontmoetingen met digitale interacties. Steeds vaker worden controles en consulten uitgevoerd via beeldbellen, apps of slimme meetapparatuur thuis. Dit verandert niet alleen de manier waarop zorg wordt verleend, maar ook de aard van de gegevens die verzameld en verantwoord moeten worden.
Traditionele registratiesystemen zijn echter gebouwd op een wereld waarin locatie centraal stond. Een fysieke aanwezigheid in de instelling was het uitgangspunt voor de registratie én de financiering van zorg. In een hybride setting wordt deze denkwijze onhoudbaar. Zorg wordt geleverd op afstand, in verschillende vormen en vaak op verschillende momenten. Toch verwachten financiers en toezichthouders nog steeds een sluitende, transparante registratie.
Waarom traditionele registratie tekortschiet
Als registratieprocessen niet meebewegen, ontstaan er direct knelpunten. Zorgactiviteiten vinden plaats buiten de instelling, maar systemen maken daar vaak geen onderscheid in of bieden geen passende categorieën. Een videoconsult dat medisch gezien gelijkwaardig is aan een fysiek consult, kan hierdoor verkeerd of helemaal niet worden vastgelegd. Dit leidt niet alleen tot administratieve frustratie bij zorgprofessionals, maar kan ook zorgen voor gemiste inkomsten en verhoogd risico op complianceproblemen.
Daarnaast wordt de registratie complexer. Eén behandeltraject kan nu bestaan uit fysieke afspraken, digitale contacten en voortdurende thuismonitoring. Wanneer systemen hier niet flexibel genoeg voor zijn, moeten medewerkers allerlei omwegen bedenken om activiteiten toch te registreren. De kans op fouten en dubbel werk neemt daardoor snel toe.
Ook de administratieve belasting groeit. In een hybride zorgmodel vraagt correcte registratie vaak meer tijd en aandacht dan voorheen. En dat terwijl de werkdruk in de zorg al torenhoog is.
Tot slot brengt hybride zorg ook nieuwe eisen rondom privacy en gegevensbeveiliging met zich mee. Registratiesystemen moeten voldoen aan strengere normen zoals NEN7510 en AVG, zeker wanneer patiëntdata via digitale kanalen wordt verzameld.
Wat er moet veranderen
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, moeten zorgorganisaties anders naar registratie gaan kijken. Niet langer de locatie, maar de inhoud en het doel van de zorgactiviteit moeten leidend zijn. Een medisch consult moet identiek worden geregistreerd, ongeacht of het fysiek of digitaal plaatsvindt. Dit vraagt om registratiesystemen die flexibel zijn en ruimte bieden voor nieuwe vormen van zorgverlening zoals thuismonitoring en e-health.
Automatisering speelt hierin een sleutelrol. Door slimme technologieën zoals robotisering (RPA) en kunstmatige intelligentie toe te passen, kunnen zorgorganisaties een groot deel van de administratieve handelingen automatiseren. Hierdoor wordt de administratieve last verminderd en ontstaat er meer ruimte voor directe patiëntenzorg.
Datakwaliteit wordt steeds belangrijker. Hybride zorg genereert meer en gedetailleerdere data dan ooit. Alleen met hoogwaardige en actuele gegevens kunnen organisaties voldoen aan rapportage-eisen, sturen op kwaliteit en tijdig bijsturen waar nodig. Realtime inzicht in zorgprocessen wordt daarom een noodzakelijke randvoorwaarde.
Ook moeten registratieprocessen aansluiten op de nieuwe financieringsmodellen die langzaam ontstaan. Steeds meer verzekeraars en beleidsmakers erkennen het belang van digitale zorg en ontwikkelen aparte vergoedingsstructuren, bijvoorbeeld voor videoconsulten of thuismonitoring. Hoewel deze ontwikkelingen positief zijn, zijn de nieuwe modellen nog niet overal volledig ingevoerd. Een correcte registratie blijft essentieel om optimaal gebruik te maken van deze veranderende vergoedingsmogelijkheden.
De weg vooruit
De zorg is onomkeerbaar veranderd. Hybride en digitale zorg zijn geen tijdelijke trends, maar structurele onderdelen van het zorglandschap. Organisaties die hun registratieprocessen tijdig moderniseren, plukken daar straks de vruchten van: betere verantwoording, stabiele financiering en uiteindelijk betere zorg voor de patiënt.
Het klassieke registratiemodel, gebaseerd op fysieke aanwezigheid, heeft zijn beste tijd gehad. De toekomst vraagt om registratie die flexibel, inhoudsgericht, datagedreven én privacyproof is. Alleen zo blijft registratie een krachtig instrument dat zorgprofessionals ondersteunt in plaats van belemmert.
