In de zorg zijn de personeelsplannen vaak tot in detail uitgewerkt. Toch blijkt in de praktijk dat de werkelijkheid zich niet altijd aan het plan houdt. Een goed rooster op papier kan op de werkvloer ineens te krap blijken. Dat komt door de dynamiek van de zorg, waarin de zorgvraag soms sneller verandert dan de planning kan bijbenen.
Waar het misgaat
Zelfs als het beleid klopt en de berekeningen goed zijn uitgevoerd, ontstaan er situaties waarin het personeelstekort of juist overcapaciteit plotseling zichtbaar wordt. Denk aan een onvoorziene stijging van de zorgzwaarte, extra opnames of langdurige uitval door ziekte. Wanneer er geen systematische terugkoppeling is van de praktijk naar de beleidstafel, worden deze afwijkingen pas laat opgemerkt. Dat zorgt voor frustratie bij teams en onnodige druk op medewerkers.
Bespreek structureel de realiteit
De oplossing ligt in het structureel toetsen van de werkelijkheid. Niet alleen wanneer het fout gaat, maar juist op vaste momenten waarop alle betrokkenen samen kijken of de personeelsinzet in balans is met de feitelijke zorgvraag. Dat kan bijvoorbeeld in bestaande teamoverleggen of operationele stuurmomenten.
Gebruik data, maar vergeet vooral de ervaringskennis van medewerkers niet. Waar hebben zij knelpunten ervaren? Welke taken bleken meer tijd te vragen dan vooraf ingeschat? En zijn er patronen te herkennen in de afwijkingen die steeds terugkomen?
Verander het plan, niet het personeel
De neiging is vaak om in te grijpen in de inzet van mensen wanneer het misgaat. Maar in veel gevallen ligt het probleem in het plan zelf. Door praktijkervaring serieus te nemen en planvorming als iets dynamisch te zien, ontstaat er een aanpak die beter aansluit op de werkelijkheid.
Dat vraagt om een open cultuur, waarin teams fouten durven benoemen en suggesties mogen doen voor verbetering. Alleen zo wordt de kloof tussen theorie en praktijk kleiner en wordt personeelsinzet minder belastend en meer voorspelbaar.
Sluit de cirkel
Het vertalen van ervaring naar verbeteringen in beleid is een continu proces. Organisaties die dit goed doen, bouwen aan een veerkrachtig systeem waarin leren centraal staat. De personeelsinzet wordt daardoor niet alleen efficiënter, maar ook realistischer. En dat is goed nieuws voor zowel medewerkers als patiënten.
