Holger Wagenaar | Business consultant
Het ziekenhuis bevindt zich weer in een belangrijke fase van het jaar. De onderhandelingen met zorgverzekeraars zijn gestart en het begrotingsproces intern is in volle gang. Bij veel ziekenhuizen zien we dat het komen tot een goede, sluitende begroting lastig is. Heeft jouw ziekenhuis ook moeite om de begroting rond te krijgen? Of wil je dit jaar een begroting die daadwerkelijk gerealiseerd wordt? Performation helpt graag om deze vraagstukken gericht aan te pakken door slim gebruik te maken van de link tussen financiën en capaciteitsplanning.
Veel van de Performation klanten hebben onlangs nieuwe benchmarkinformatie ontvangen waarin verbetermogelijkheden naar voren komen. Op basis van de uitkomsten uit de benchmark kunnen we inzichtelijk maken welk onderdeel met behulp van professionalisering van het capaciteitsmanagement kunnen worden verbeterd. We zullen deze analyse met name uitvoeren voor de afdelingen die nauw met elkaar samenhangen en waar veel kosten rondom capaciteit in omgaan: Kliniek, OK en Poli.
Indien de kosten op de kliniek bijvoorbeeld hoger zijn dan in andere ziekenhuizen kan dit veroorzaakt worden doordat personeel niet optimaal wordt gepland; er is te veel personeel op een groot aantal dagen aanwezig dan daadwerkelijk benodigd was. We geven aan waar de oorzaken en dus de verbetermogelijkheden liggen: bijvoorbeeld het optimaliseren van de roosters, het sluiten en/of optimaliseren van het beddenplan, het organiseren van een betere, flexibele schil van personeel in combinatie met professionalisering van operationele sturing of de variabiliteit van de uitstroom van de de OK reduceren, waardoor minder bedden en verpleegkundige inzet nodig is. We geven ook aan wanneer het kostenverschil niet veroorzaakt wordt door een gebrek aan goed capaciteitsmanagement. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je te maken hebt met niet beïnvloedbare logistieke consequenties van het beddenhuis.
Financiële begroting vertalen naar een capaciteitsjaarplan
Het financiële- en productieplan van het ziekenhuis worden doorgerekend naar een jaarplan voor het aantal bedden, OK-sessies, verpleegkundige formatie en het aantal spreekuren op de polikliniek. Bij deze vertaling naar capaciteit wordt rekening gehouden met de specifieke situatie voor jouw ziekenhuis. Bijvoorbeeld zorgzwaarte in de kliniek, weigeringskans per afdeling, het spoed/electief patroon, de gewenste bezettingspercentages en uiteraard het productieplan. Met een goede capaciteitsplanning aan het begin van het jaar is een stevige basis gelegd voor de tactische (planning komende 3 maanden) en operationele sturing (sturing komende dagen/week) gedurende het jaar.
Doelmatigheidsprogramma
Samen met een specifieke afdeling of het hele ziekenhuis bespreken we de resultaten uit de benchmark. We bereiden een uitgebreide analyse voor en bespreken de uitkomsten met zorgprofessionals. Immers zijn het de zorgprofessionals die verbeteringen verder kunnen duiden en door middel van de informatie verbeteringen in het proces aanbrengen. Door gebruik te maken van onze uitgebreide en gedetailleerde informatieset kunnen oorzaken van verschillen verder geduid worden zodat er concrete verbeterplannen ontstaan. Performation heeft inmiddels al meer dan 15 succesvolle projecten gedraaid waar tussen de 2 miljoen en 20 miljoen euro aan verbeteringen zijn behaald.
Onze ervaring leert dat wanneer continu gewerkt wordt aan het slimmer inzetten van capaciteit, dit leidt tot vermindering van de werkdruk, verhoging van de medewerkers/patiënttevredenheid en verhoging van de kwaliteit van de zorg en tevens een verlaging van de operationele kosten.
