Susanne Verbeek | BI-Consultant
Deel 2: Beveiliging en standaardisatie
In de huidige data-gedreven wereld is een efficiënte en moderne BI-omgeving cruciaal voor succes. Wanneer een BI-omgeving te verouderd is of er is sprake van een fusie tussen organisaties, is een migratie naar een nieuwe BI-server een belangrijke stap. BI-consultants Jurek Wojtaszek en Susanne Verbeek geven je hiervoor praktische tips. In het voorgaande blog namen ze je mee in het inventariseren van de bestaande BI-omgeving en keken ze naar de keuzes in servers en software. In dit tweede deel gaan ze in op de beveiliging en standaardisatie van de nieuwe BI-omgeving.
Oké, nu je de nodige opties voor servers, software en locatie hebt gehad, dan is het tijd voor een kritische blik op het beveiligen van de nieuwe BI-omgeving.
Beveiliging
Als je de nieuwe omgeving gaat optuigen, kijk dan ook nog eens kritisch naar de inrichting van de beveiliging. Nu is een goed moment om dit strak in te richten en objecten en taken niet te koppelen aan persoonlijke accounts. Maak gebruik van service accounts met sterke wachtwoorden en minimale rechten. Dit voorkomt problemen wanneer wachtwoorden verlopen of medewerkers uit dienst gaan.
Vermijd het gebruik van SQL Server authenticatie ingeval van SQL Server; gebruik alleen Windows authenticatie. Dit is veiliger, vereenvoudigt door centraal rechtenbeheer en verbetert de auditing en traceerbaarheid. Gebruik Active Directory groepen voor het toekennen van autorisaties in plaats van dit op persoonsniveau te doen. Dit centraliseert het rechtenbeheer, het maakt de beveiliging eenvoudiger, meer schaalbaar en flexibeler en helpt je te voldoen aan audits en compliance standaarden.
Standaardisatie
Een BI-server migratie is de uitgelezen kans om de wildgroei aan tools, methoden, objecten binnen het BI-landschap aan te pakken. Migreer geen software en objecten die niet meer gebruikt worden. Zorg dus voor een opschoning van de bestaande BI-omgeving.
Hoe meer verschillende tools en methoden je gebruikt om bronnen te ontsluiten en hoe meer verschillende rapportage-omgevingen je hebt, hoe meer complexiteit het met zich meebrengt. Dit maakt onderhoud intensiever en vertraagt de onboarding van nieuwe medewerkers. Meer tools betekent ook meer complexiteit tijdens de servermigratie. Denk aan extra software installaties, de nodige kennis van alle tools en de kans dat sommige dingen niet meer werken op de nieuwe omgeving, zoals verouderde scripts of API-koppelingen die incompatibel zijn met de nieuwe omgeving.
Proces
Een BI-server migratie vraagt om een gestructureerde aanpak en heldere communicatie. Gedurende de periode van de migratie zijn er twee omgevingen te onderhouden. Probeer daarom af te spreken met gebruikers dat tijdens de migratie de operationele taken en ontwikkelwerkzaamheden, zoveel als mogelijk, stil liggen. Zo kun je je meer focussen op de servermigratie en verandert de omgeving niet terwijl je aan het migreren bent en voorkom je daarmee onnodige complexiteit. Dit komt de doorlooptijd van het migratietraject ten goede.
Betrek ook iemand van de IT-afdeling bij het migratieproject. Deze kan snel schakelen bij technische problemen, zoals het aanmaken van service accounts en Active Directory groepen.
Een gefaseerde overgang naar de nieuwe BI-omgeving is aan te raden. Schakel stapsgewijs de processen die gemigreerd zijn uit en haal de autorisaties weg op de oude omgeving. Dit zorgt voor een geleidelijke overgang en minimaliseert downtime en de impact op gebruikers. Maak een helder plan voor je BI-server migratie en houd dit actueel. Communiceer tijdig met gebruikers over aankomende wijzigingen.
Investering
Een BI-server migratie is geen sinecure, maar wel een investering die zich terugbetaalt. De doorlooptijd van het proces is afhankelijk van de scope en de complexiteit van de migratie en technische factoren, zoals data volumes, beschikbaarheid van migratietools en automatiseringsmogelijkheden. Ook organisatorische factoren hebben invloed op de doorlooptijd, zoals planning en de beschikbaarheid van mensen met kennis en ervaring. Ook test- en validatieprocessen spelen een rol, want deze kunnen arbeidsintensief zijn. Een goede voorbereiding, risicobeheer en betrokkenheid van stakeholders kunnen de doorlooptijd verkorten. Bij een groot, complex project kan het zinvol zijn om een consultant met BI-server migratie ervaring en/of een project manager in te huren.
Met een moderne BI-omgeving ben je klaar voor de toekomst en kun je data optimaal benutten voor betere besluitvorming.
