Ella Sijbesma | Business area manager Zorgregistratie
Door de stijgende zorgkosten is het op orde hebben van de zorgregistratie de afgelopen tijd nog belangrijker geworden. Bijna elke zorgorganisatie is de afgelopen jaren intensief bezig geweest met het verbeteren van de rechtmatigheid en volledigheid van de registratie.
Dit resulteert er onder andere in dat dagelijks veel controles over de registratie draaien om potentiële registratiefouten te signaleren. Over tijd zijn steeds meer controles ontwikkeld, wat betekent dat er ook steeds meer handmatig gecontroleerd moet worden. Het ontbreekt vaak aan inzicht in waar de grootste werklast ligt, aan welke controles de meeste tijd besteed wordt en welke het meest opleveren. In de praktijk worden controles met de hoogte aantallen en alle rechtmatigheidscontroles als eerste weggewerkt. Maar is dit wel de juiste aanpak?
Hoe om te gaan met een hoge instroom op werklijsten en de vaak beperkte capaciteit om dit weg te werken
Wij werken al jaren samen met 20+ zorginstellingen om registratierisico’s in kaart te brengen en de zorgregistratie nog verder te verbeteren. Een aantal jaar geleden lag de focus op zoveel mogelijk controles aanzetten om alle potentiële registratierisico’s inzichtelijk te maken. Tegenwoordig is simpelweg geen tijd meer om alle signaleringen te beoordelen.
Door alle controles aan te zetten en deze te monitoren heb je zicht op waar de grootste in- en uitstroom zit. In de ideale wereld optimaliseer je het hele proces en minimaliseer je de instroom. In de praktijk is dit echter niet mogelijk en is het de vraag of de kosten opwegen tegen de baten.
Ons doel is zorginstelling te helpen hun schaarse tijd zo efficiënt mogelijk in te zetten. We geven ze inzicht in waar de grootste werklast precies ligt en waar de meeste tijd aan wordt besteed. En de tegenhanger: waar wordt nu minder tijd aan besteed, maar heeft meer aandacht nodig?
Wegwerken op basis van waarde
Middels een analyse wordt voor jou inzichtelijk op welk type controles de meeste acties worden weggewerkt; rechtmatigheid, volledigheid, patiëntregistratie, facturatie, ZIS-fouten etc. Deze controles geven wij een waarde, voor rechtmatigheid is dit o.a. wel of niet relevant voor Horizontaal Toezicht; of de signaleringen vaak beoordeeld worden als juist (dus geen correctie nodig), voor volledigheid is dit in opbrengsten in euro’s. Vervolgens zoomen we per categorie in op welke controles de meeste signaleringen zijn weggewerkt, én hoe dit zich verhoudt tot de vastgestelde waarde. Krijgen de meest waardevolle controles op dit moment de hoogste prioriteit? Daarnaast besteden we aandacht aan de volledigheidscontroles waaraan een negatieve opbrengst hangt. Wordt er mogelijk een andere correctie doorgevoerd dan je zou verwachten op basis van het risico?
Uit de analyses die we tot nu toe hebben uitgevoerd blijkt dat de meeste tijd wordt besteed aan rechtmatigheidscontroles. De overgang van het Zelfonderzoek naar Horizontaal Toezicht leidt vaak tot een verdere groei van rechtmatigheidscontroles. Hierbij rijst de vraag of elke controle nog daadwerkelijk een risico is, en of deze daadwerkelijk bekeken en gecorrigeerd moet worden. Het is zonde als veel tijd wordt besteed aan oude zelfonderzoekregels die geen rol meer spelen in het huidige Horizontaal Toezicht traject (doordat ze vaak beoordeeld worden als juist), terwijl je deze tijd ook kan besteden aan analysewerkzaamheden of verbeteracties naar aanleiding van bijvoorbeeld de steekproeven.
Korte lijsten met grote opbrengsten
Daarentegen wordt minder tijd besteed aan volledigheidscontroles, terwijl deze juist in tijden van bezuinigingen erg belangrijk zijn. Uit een analyse die we bij een zorginstelling uitvoerden, bleek dat bijna 20% van de weggewerkte signaleringen in het kader van volledigheid 1 controleregel betrof. Daar is een financiële impact van minder dan 50 euro per signalering aan gekoppeld. Er was echter een vijftal controles met lagere aantallen (<50) maar met een hoge financiële impact per weggewerkte signalering (variërend van 500 tot 5000 euro). Doordat de aantallen op deze controles zo laag waren bleven deze liggen.
Door zorgorganisaties inzicht te geven in waar de werklast ligt voor wat betreft de werklijsten en controles, en waar nu de meeste tijd aan wordt besteed wordt en daartegenover te plotten waar het meeste rendement behaald kan worden helpen wij zorginstellingen naar een efficiëntere zorgregistratie.
