Daten aller Zahnarztpraxen in einem Quellsystem

Ein guter, zentraler Ort zum Sammeln von Quelldaten ist der Schlüssel für eine genaue Datenverwaltung. Dadurch können Sie auch bessere Entscheidungen treffen und effizienter arbeiten. „Unser Hauptbedürfnis bestand darin, Einblick in Echtzeit-Managementinformationen zu erhalten und die Informationen zwischen den Filialen einfach vergleichen zu können“, sagt Willem Snieders, Finanzdirektor von Tandarts Today. Die Lösung lag in einem Quellsystem, das alle Informationen der angeschlossenen Zahnarztpraxen zusammenführt.

Tandarts Today (gegründet 2015 mit Sitz in Veldhoven) ist eine schnell wachsende Kettenorganisation, die lokale Zahnarztpraxen übernimmt. Mittlerweile überlassen etwa dreißig Praxen ihre Verwaltungsangelegenheiten Tandarts Today und behalten dabei ihre eigene Identität. „Auf diese Weise werden Praxisinhaber nicht mehr von Randthemen und der zunehmenden Arbeitsbelastung durch Gesetze und Vorschriften ‚aufgefressen‘.“

Ein Beruf für sich

Tandarts Today wollte die Daten aller angeschlossenen Zahnarztpraxen in einem Quellsystem zusammenführen, mit dem Ziel, mehr Einblick zu gewinnen und effizienter zu arbeiten. „Wir haben uns immer noch zu sehr auf finanzielle KPIs konzentriert, während man nach KPIs suchen möchte, die letztendlich eine bessere Praxis gewährleisten. Ob es sich dabei um qualitative, finanzielle oder operative KPIs handelt. Kurz gesagt: Informationen, die Praxen wirklich dabei helfen können, ihre Leistung zu verbessern. Mit dem Ziel, die Qualität unserer Dienstleistungen, die Qualität unserer Pflege zu steigern.“

Mit diesem Ziel vor Augen beauftragte Tandarts Today Performation mit der Einrichtung eines Managementsystems bzw. Quellsystems, in dem alle Daten der angeschlossenen Zahnarztpraxen zusammenlaufen. „Wir verfügen über eine eigene Dateninfrastruktur und verwalten unsere Daten selbst. Mit viel Trickserei können wir Daten auch selbst erschließen, aber tatsächlich alle Daten aus unterschiedlichen Quellen in einer zentralen Datenbank zu erfassen, ist eine Spezialität für sich. Die Leistung nimmt uns viel Arbeit ab. Und das System ist so aufgebaut, dass wir es in Zukunft selbst verwalten können.“

Konkrete Managementinformationen

Laut Snieders sind die großen, spezifischen Unterschiede zwischen den Praktiken der wichtigste Augenöffner des neuen Tandarts Today-Systems. „Ohne diese Informationen hat man eigentlich keine Ahnung, wie die Praktiken wirklich miteinander zusammenhängen. Jetzt können wir beispielsweise nicht nur sehen, wie viel Prozent der Patienten direkt nach ihrem Zahnarztbesuch einen neuen Termin vereinbaren, sondern auch, wie sich dies an verschiedenen Tagen unterscheidet und warum das so ist. Darauf können Praxen dann reagieren, um ihre Agenda gefüllt zu halten. Ein weiteres Beispiel ist der Zusammenhang zwischen Vorsorge und Füllungen. Dies liefert konkrete Managementinformationen, von denen Zahnärzte profitieren können.“

Normalerweise ist Performation in der Krankenhauswelt aktiv, kann aber auch außerhalb davon gut funktionieren, wie Tandarts Today gezeigt hat. „Aber das mussten sie trotzdem zeigen“, sagt Snieders lächelnd. „Es ist ganz spezifisch, worum es in Zahnarztpraxen geht. Es gibt alle möglichen Faktoren, die beeinflussen, wie das System was lesen soll. Wir haben gemeinsam lange nach einem Weg dorthin gesucht. Performance hat das sehr gut gemeistert.“

Auf Knopfdruck

Alle Praxen von Tandarts Today sind nun mit demselben Quellsystem verbunden, oft über einen Link. Damit hat Tandarts Today nun direkten Einblick in die Informationen aller angeschlossenen Praxen. „Wenn wir morgen ein Gespräch mit einem Zahnarzt führen, ist es schön, dass wir wissen, wie der Stand bis heute ist. Auf Knopfdruck erhalten wir nun alle Informationen aus den verschiedenen Quellen in unserem Datensystem. Daten, die wir problemlos mit anderen Praxen vergleichen können, sodass wir jederzeit ein sinnvolles Gespräch mit Filialen und Zahnärzten führen können. Nicht um sie zu bestrafen, sondern um ihnen bei ihrer Entwicklung und Leistung zu helfen. Unser operatives Team kann jetzt bei jedem Besuch in einer Filiale einen praktischen Überblick mitnehmen. Das hilft sehr.“

Das gleiche Quellsystem

Abschließend betont Snieders, dass der Wert von Daten nicht unterschätzt werden darf und darf. „Dieses Quellsystem gibt uns wirklich großartige Einblicke in die Grundlagen unserer Praktiken, in die Wertschöpfung und auch in die Faktoren, die die Qualität unserer Dienstleistungen erheblich verbessern können. Ja, wir sind rundum zufrieden!“