Für Fachärztinnen und Fachärzte in Krankenhäusern ist die Dienstplanung eine zeitaufwändige Tätigkeit. Zeit, die Fachärzte lieber zur Optimierung der medizinischen Versorgung nutzen würden als für administrative Aufgaben, wie z. B. einen fehlerfreien Dienstplan. Die Fachgruppe für Orthopädie im Jeroen Bosch Krankenhaus verwendet bereits seit einigen Jahren die MedSpace – eine Online-Dienstplananwendung für Fachärzte, Assistenzärzte und Hilfskräfte.

„Und das spart uns viel Arbeit“, so Conny Douw, orthopädische Chirurgin am Jeroen Bosch Krankenhaus in ‘s-Hertogenbosch. „Insbesondere weil alle Änderungen in MedSpace sofort an die richtigen Personen weitergeleitet werden.“

Sprechstunde, OP oder frei

In ihrem Krankenhaus ist Conny Douw eine von 10 Orthopäden in der Fachgruppe Orthopädie. „Als ich vor 23 Jahren anfing, wurde unser Dienstplan noch sehr sorgfältig von einem Kollegen in Excel erstellt. Nach und nach fügten wir Formeln hinzu, die das Ganze komplizierter und unübersichtlicher machten. Inhaltlich ist es noch immer nicht schwierig, da wir nur wenige Optionen haben: Sprechstunde, OP oder frei. Das Problem war jedoch, dass wir mit verschiedenen Versionen arbeiteten und diese auch auf der Hauptfestplatte speichern mussten, auf die jeder Zugriff hatte. Und dann kam es vor, dass jemand die falsche Version öffnete oder den falschen Dienstplan an die Kollegen weiterleitete.“

Die MedSpace wurde 2014 im Jeroen Bosch Krankenhaus für die Abend-, Nacht- und Wochenenddienste der Ärzte eingeführt. „Auf Umwegen erfuhr ich, dass die MedSpace ebenso für alle Tätigkeiten in der Woche eingesetzt werden konnte. Als ich Kollegen traf, die damit schon Erfahrung hatten und sehr begeistert waren, nutzte ich diese Möglichkeit nur kurze Zeit später auch für unseren Dienstplan. Und es funktionierte sofort. Die MedSpace bietet natürlich viel mehr Optionen als Excel und ist sehr benutzerfreundlich. Ich nutze bei Weitem noch nicht alles, aber für unsere relativ kleine Fachgruppe ist das derzeit auch nicht nötig.“

Online, in Echtzeit und maximale Transparenz

Die automatische Benachrichtigung der richtigen Personen bei Änderungen am Dienstplan ist für Conny Douw der größte Vorteil. „Wenn ich früher eine Änderung in Excel durchführte, durfte ich vor allem nicht vergessen, die Kollegen über die Planung oder den Ausfall einer Sprechstunde zu informieren. Heute kann ich mich darauf verlassen, dass diese Änderung korrekt übermittelt wird, da sie über die MedSpace automatisch an die richtige Person weitergeleitet wird. Außerdem kann der Dienstplan auch mit dem Terminkalender verknüpft werden. Und sollten Sie diese nicht eingerichtet haben oder keine Verknüpfung mit Ihrem Kalender wünschen, ist dennoch alles sehr übersichtlich in der App dargestellt. Unglaublich praktisch.“

Laut Conny Douw sind auch ihre Kollegen mit der MedSpace sehr zufrieden. „Das Programm unterstützt die Optimierung der Planung, so dass jeder zu jeder Tageszeit über die Arbeit des anderen auf dem Laufenden ist. Deutlich und transparent! Wir Kollegen können jederzeit den Terminkalender des anderen einsehen. Das ist unglaublich praktisch, da wir an verschiedenen Standorten arbeiten. Die wichtigsten Vorteile sind also: die Anwendung ist online, in Echtzeit und bietet maximale Transparenz.“

Wir sind für Sie da

„Und nicht zu vergessen,“ betont Conny Douw, „die MedSpace hat einen sehr guten Helpdesk, der während der Bürozeiten immer erreichbar ist und mit einfallsreichen Lösungen weiterhilft. Es gibt immer wieder neue Tipps und Tricks, um die Erstellung und Änderung des Dienstplans noch weiter zu erleichtern.“

Conny Douw ist sich sicher, dass sie diese Anwendung anderen Fachgruppen empfehlen würde: „Auf jeden Fall! Manchmal kann ich nicht glauben, dass andere ihre Dienstpläne immer noch in Excel erstellen… Natürlich gibt es auch bei einer Anwendung wie der MedSpace ab und an Puzzleteile, die man selbst finden muss, aber ihre zahlreichen Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit sind eine große Entlastung und Verbesserung. Ich habe außerdem festgestellt, dass jeder in meiner Fachgruppe, der diese MedSpace nutzt, ebenso begeistert ist.“