Het Antonius Ziekenhuis wil overgaan op Horizontaal Toezicht. Een uitgelezen traject om kritisch te kijken naar de wijze van registreren. Wietske Cnossen, adviseur registratie en facturatie vertelt wat het ziekenhuis tijdens dit traject tegenkomt. ‘Waarom doen we de dingen zoals we die doen en kunnen we onze processen zo inrichten dat we het nog beter gaan doen? De afgelopen jaren hebben we daar meerdere stappen in gezet. Zorgregistratie blijft echter een ingewikkeld proces. En dat heeft niet alleen met wet- en regelgeving te maken.’
Samen met twee collega-adviseurs Registratie en facturatie ben ik onder meer verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de decentrale zorgadministrateurs. Ieder specialisme binnen het ziekenhuis heeft een eigen decentrale zorgadministrateur die vaak tegelijk polimedewerker of medisch secretaresse is of dat is geweest. Doordat ze decentraal werken, kunnen ze snel schakelen met de bron. Dit zijn artsen, verpleegkundigen, polimedewerkers en secretaresses.
Sinds de komst van de decentrale zorgadministrateurs merken we dat de registratie aan de bron enorm verbeterd is. Het aantal fouten op basis van de foutlijsten is significant gedaald. Het aantal fouten uit het registratieproces stabiliseert zich op dit moment. De uitdaging is, om het aantal fouten verder te verlagen en de oorzaak van de fouten structureel aan te pakken. Hierin kan de decentrale zorgadministrateur nog een grotere rol spelen, in samenspraak met ons als adviseurs. Deels wordt dat bemoeilijkt doordat wij als adviseur niet altijd zicht hebben op wat er gebeurt in het ziekenhuis. En als je niet weet wat er allemaal speelt, dan is het lastig om daarop te acteren. Voor de ideale situatie is een goed samenspel nodig tussen de bron, decentrale zorgadministrateur en de adviseur registratie & facturatie.
De onderlinge communicatie is wat dat betreft echt een uitdaging. We vormen allemaal een schakeltje in de keten en de aansluiting tussen die verschillende schakels kan altijd beter. We hebben elkaar nodig om in control te zijn.
Vroegtijdig ontdekken
Om alle schakels in de zorgregistratieketen binnen ons ziekenhuis te verbinden, voeren wij maandelijks overleg per specialisme, het zogenaamde ‘First Time Right’ overleg. Daarbij zitten alle inhoudelijk betrokkenen aan tafel: van de businesscontroller tot de clustermanager en van de decentrale zorgadministrateur en adviseur registratie en facturatie tot de medisch coördinator.
Elke maand wordt besproken wat opvalt ten opzichte van vorige maand, vorig kwartaal of bijvoorbeeld vorig jaar. Verwachten we een stijging of daling van een bepaalde verrichting of kunnen we de stijging of daling niet direct verklaren? We kijken bijvoorbeeld naar de hoeveelheid geregistreerde polibezoeken dit jaar ten opzichte van vorig jaar. Als dat heel erg uit de pas loopt, onderzoeken we hoe dat te verklaren valt.
Sinds kort is de regio Noordoostpolder binnen ons servicegebied uitgebreid. Het ligt daarom in de lijn der verwachting dat er dit jaar meer consulten worden geregistreerd ten opzichte van vorig jaar. Soms zijn er ook ontwikkelingen die niet direct te verklaren zijn. Bijvoorbeeld meerdere geregistreerde intakegesprekken voor één patiënt. Is bij iedereen op de afdeling duidelijk wanneer welke verrichting geregistreerd moet worden of is de juiste verrichting gekoppeld aan de juiste afspraakcode? Het is belangrijk te weten waar veranderingen vandaan komen om eventuele registratiefouten vroegtijdig te ontdekken. Daarom voeren wij tussentijds data-analyses en steekproeven uit.
180.000 polibezoeken per jaar
Het belang van een goed werkende zorgadministratie kun je bijna niet onderschatten. Er is veel geld mee gemoeid. We registreren zo’n honderdtachtigduizend polibezoeken per jaar. Als daar achteraf tijdens een verplichte controle een fout in wordt gevonden, dan moet het foutbedrag geëxtrapoleerd worden over het totaal aantal bezoeken. Dat gaat dus over enorme bedragen.
Maar ook voor bijvoorbeeld de afdeling sales is een goede zorgregistratie van belang. Als je niet juist registreert, dan heb je geen goed beeld van wat de afgelopen jaren is gedaan binnen het ziekenhuis en wat er voor het komende jaar verwacht kan worden. Dus kan er niet goed worden ingekocht noch goede afspraken met de zorgverzekeraar worden gemaakt. Daarnaast wil je als ziekenhuis ook goede kwaliteit van zorg leveren, doelmatig zijn, niet uit de pas lopen bij andere ziekenhuizen. Ook daar draagt zorgregistratie aan bij.
Hoe werkt Horizontaal Toezicht?
Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders over de juistheid van zorgdeclaraties. Nieuw hierin is de Steekproefmodule, die ondersteunt in het nemen van steekproeven op registratiedata waar het ziekenhuis onvoldoende beheersmaatregelen heeft om registratierisico’s af te dekken.
Tot slot is er nog een medisch-inhoudelijk argument. Om specifieke behandelingen uit te mogen blijven voeren als arts, moet je als arts op jaarbasis een x-aantal uitvoeren. Dus ook voor artsen zelf is juiste registratie heel belangrijk. Net als voor de patiënt die naar het ziekenhuis van zijn keuze wil kunnen gaan in de wetenschap dat hij vertrouwen in de arts kan hebben.
Alles op orde
Momenteel werken we aan de overgang op Horizontaal Toezicht. We willen ernaartoe dat we onze processen zo goed in kaart hebben en zo goed beheersen dat alles op basis van vertrouwen verloopt. Waarom we dat willen? Zodat we aan de buitenwereld kunnen laten zien dat wij alles op orde hebben en in control zijn. Dat patiënten met een gerust hart naar het Antonius kunnen komen om geholpen te worden. Maar ook dat wij voor andere zorgverleners een sterke partner zijn.
Vanaf 1 januari 2020 zullen we over zijn op Horizontaal Toezicht, als eerste Friese ziekenhuis en daar zijn we trots op. Dit geeft aan dat we op de goede weg zijn, het vertrouwen hebben van de verzekeraars en de volgende fase van volwassenheid ingaan.
