Patiënten die langer moeten wachten dan noodzakelijk en stress bij artsen en poli-medewerkers omdat er te weinig plek is op het spreekuur. Dat is vaak het resultaat van een niet professioneel georganiseerde planning. Herkenbaar? Niet onwaarschijnlijk, want de bepaling van de benodigde capaciteit (spreekuren, artsen, ondersteunend personeel) maar ook planning en de sturing van de inzet daarvan, staat op de meeste poliklinieken nog in de kinderschoenen.

 

De oplossing? Zorg ervoor dat capaciteitsbepaling en -sturing een structurele plek krijgt in de bedrijfsvoeringcyclus.

Beschikbaarheid niet goed afgestemd

De beschikbare capaciteit op poliklinieken zoals het aantal geplande spreekuren en de formatie ondersteunend personeel, zijn vaak historisch gegroeid en de planning daarvan is vaak weinig professioneel. Dat is terug te zien in de beschikbaarheid van artsen en ondersteunend personeel die niet goed op elkaar zijn afgestemd. Of de verhouding tussen plek voor nieuwe en controlepatiënten en onderzoeken klopt niet in de spreekuurrasters. Hierdoor kunnen spreekuren onvoldoende worden ondersteund, loopt de toegangstijd op en zitten patiënten lang in de wachtkamer omdat spreekuren uitlopen. Dit alles leidt tot stress en irritatie bij patiënten, artsen en poli-medewerkers. Bovendien gaat er capaciteit verloren door slechte onderlinge afstemming, niet alleen op de poli, maar ook op afdelingen die afhankelijk zijn van de instroom via de poli zoals medisch ondersteunende diensten en de OK.

Het verankeren van capaciteitsmanagement in de bedrijfsvoeringscyclus en capaciteit die is bepaald op basis van uniforme normen en uitgangspunten (zoals toegangstijd, benutting en inzetnormen) gaan helpen om deze problemen op te lossen. Voor de bepaling van de benodigde capaciteit heeft Performation de HOTflo Productiecapaciteit die steeds meer ziekenhuizen op de polikliniek gebruiken.

Objectieve capaciteitsbepaling op de poli

Een polikliniek interne geneeskunde in ziekenhuis A is niet hetzelfde als die in ziekenhuis B. Eigenlijk is geen polikliniek in Nederland hetzelfde. Verschillen ontstaan door medisch inhoudelijke keuzes, organisatie-inrichting, mate van digitalisering, gebouwgebonden oorzaken en soms ook persoonlijke voorkeuren met betrekking tot bijvoorbeeld werkdagen.

Dat maakt het moeilijk om op een objectieve manier capaciteiten te bepalen en deze periodiek te herijken op basis van relevante ontwikkelingen. Daarom wordt vaak uitgegaan van de historisch gegroeide capaciteit. Maar daarin schuilt een gevaar, want daaraan ontbreekt doorgaans de objectieve grondslag. Bovendien ontwikkelt de zorgvraag zich zowel in volume als in patiëntmix, veranderen medische inzichten waardoor de herhaalfactor of de consultduur wijzigen en worden processen gedigitaliseerd. Al deze veranderingen hebben invloed op de benodigde capaciteit en vragen dus om periodieke bijstelling.

Hoe zorg je er dan voor dat je weet hoeveel van welke spreekuren je wekelijks moet plannen, dat de verhouding tussen nieuwe en controle patiënten klopt en dat de personele formatie voldoende is om de spreekuren te ondersteunen en de administratieve voorbereiding en afhandeling te doen?

Capaciteitsbepaling met de HOTflo Productiecapaciteit

De HOTflo Productiecapaciteit berekent integraal (personele) capaciteit. Dat kan voor een patiëntenstroom of afdeling (bijvoorbeeld een polikliniek) maar ook integraal voor het hele ziekenhuis. Voor poliklinieken wordt de tool gebruikt om:

  • het aantal benodigde spreekuren en te plannen afspraken te bepalen en
  • de basisspreekuurschema’s te maken
  • de benodigde formatie ondersteunend personeel (doktersassistenten, administratief personeel) te berekenen.

Dat kan door de productiebegroting in te lezen in de HOTflo Productiecapaciteit en deze te koppelen aan patiëntprofielen van het specialisme. We weten dan hoeveel afspraken er van welk type gepland moeten worden. Op basis van vooraf bepaalde spreekuurgroepen en uitgangspunten, prestatieparameters zoals spreekuur- en consultduur, benuttingspercentage en reductiepercentages, berekent de tool hoeveel spreekuren er wekelijks moeten worden gepland en zet deze uit in het jaar.

Stress in de poliklinieken

De HOTflo Productiecapaciteit biedt ook de keuzemogelijkheid om formatie te berekenen. Dat kan op basis van een vast basisrooster of een variabele spreekuurgebonden manier of een combinatie van beiden. Veel ziekenhuizen kiezen ervoor om de formatie voor spreekuurondersteuning te berekenen met behulp van een ondersteuningsnorm per spreekuur en de administratieve ondersteuning met behulp van vaste basisroosters die doorgaans voor productie- en reductieweken verschillend zijn.

Sessie week_Stress in de poliklinieken

Startpunt voor tactische planning en sturing

De HOTflo Productiecapaciteit berekent de benodigde capaciteit en zet deze op basis van een jaarpatroon uit in de tijd. Je weet dan dat er voldoende capaciteit wordt ingezet om de productiebegroting te realiseren. Maar we weten ook allemaal dat de realiteit altijd afwijkt van de plannen. Daarom is het belangrijk dat we continue monitoren of we doen wat we gepland hebben, hoe onze toegangs- en wachttijden en prestaties zich ontwikkelen, maar ook of de artsen- en personele capaciteit toereikend is om de geplande spreekuren te kunnen bemensen.

Wijkt de realisatie af van de jaarplannen, dan kan het nodig zijn om bijvoorbeeld de capaciteitsjaarplannen en spreekuurrasters aan te passen, voordat de capaciteit wordt vrijgegeven om patiënten en personeel te plannen. Dit noemen we tactische integrale patiëntstroomsturing (TIPS). Om tactisch bij te sturen heeft Performation het HOTflo Tactical control center ontwikkeld. 

Complexiteit verminderen

Objectieve capaciteitsberekeningen en een effectief sturingsproces om goed capaciteitsgebruik te organiseren op de polikliniek gebeurt, nog maar in beperkte mate. Dat komt omdat poliklinieken vaak complex zijn georganiseerd waardoor de benodigde en te plannen capaciteiten moeilijk te bepalen lijken en de ondersteunende processen en data nog onvoldoende toereikend zijn. De HOTflo Productiecapaciteit helpt om die complexiteit te verminderen en objectieve en concrete handvatten te leveren waarmee leidinggevenden en planners direct aan de slag kunnen. Dit leidt tot rust op de polikliniek, leverbetrouwbaarheid voor de patiënt en de zekerheid dat productiedoelstellingen worden gerealiseerd.

https://performation.com/wp-content/uploads/2019/07/Pieter-Veenstra.jpg
Pieter Veenstra Concultant
Benieuwd of de HOTflo Productiecapaciteit een oplossing kan zijn voor jouw ziekenhuis? Ik geef je graag informatie of de mogelijkheden. Neem contact met mij op via 06 – 22 85 47 41 of p.veenstra@performation.com.