Van administreren en registreren naar signaleren en analyseren. De klassieke afdeling Zorgadministratie wordt steeds vaker getransformeerd tot een afdeling Zorgcontrol. Medewerkers controleren de administratie niet meer alleen achteraf, maar sporen tijdens het proces al registatiefouten op. Hierdoor is de registratie ‘in control’. Een werkwijze die ziekenhuizen op verschillende levels aanzienlijke voordelen oplevert.

 

Ik zie dat in de meeste ziekenhuizen dit transformatieproces al enige tijd bezig is. Op een correcte manier registreren is, vanwege de vele regels, een hele uitdaging voor ziekenhuizen. Fouten in de registratie leiden tot onjuiste declaraties en veel achteraf controles. Overgaan op Horizontaal Toezicht (HT) is een manier om de registratie op orde te krijgen én om in control te blijven. De transformatie van de klassieke afdeling Zorgadministratie naar een afdeling Zorgcontrol is een belangrijk onderdeel van dit proces.

Terug naar de bron

Veel ziekenhuizen werken met een afdeling Zorgadministratie. Deze afdeling voert onder andere rechtmatigheidscontroles uit op de gefactureerde zorg. Omdat de zorg niet altijd bij de bron wordt vastgelegd, gaat vaker het een en ander mis. Denk aan diagnoses die niet tijdig worden vastgelegd. Of dubbele DBC’s die ten onrechte worden geopend voor eenzelfde aandoening.

Zolang de mensen aan de bron de registratiefouten blijven maken en niet weten hoe de registratie op een correcte manier gedaan kan worden, blijft de kans op onjuiste registratie (en dus onjuiste declaratie) groot. Daarom is het belangrijk om deze registratiefouten terug te leggen naar de bron, om te voorkomen dat de registratiefout in de toekomst weer gemaakt wordt.

In één keer goed

Het uitgangspunt van HT is dat de kwaliteit van de declaraties verbetert doordat het ziekenhuis de eigen registraties controleert en corrigeert tijdens het proces (nog vóór facturatie) en hierover verantwoording aflegt aan de zorgverzekeraars. Belangrijk hierbij is dat de gemaakte fouten terug worden gelegd naar de bron: oftewel de medewerker die de registratiefout heeft gemaakt, zal de fout ook oplossen. De kans dat de registratiefout hierna weer wordt gemaakt, wordt op deze manier kleiner. Op deze manier wordt gewerkt aan ‘first time right’ registratie. En deze kan het best aan de bron plaatsvinden. Dat is immers de plek waar de diagnose wordt gesteld en de zorg wordt geleverd.

Taken zorgadministratie veranderen

Ook de rol van de afdeling Zorgadministratie wijzigt gedurende het Horizontaal Toezicht-proces. De taak van de afdeling is niet langer meer registeren en achteraf de declaraties controleren op rechtmatigheid. De rol van de afdeling wordt signaleren, analyseren en adviseren op de registratieprocessen, voordat het facturatieproces begint.  Zo kunnen de medewerkers van de afdeling middels controletools en dashboards zien dat er registratiefouten op specifieke afdelingen of specifieke registratieonderdelen worden gemaakt. Door de acties bij de betreffende afdeling terug te leggen, leren de medewerkers ervan en zullen ze uiteindelijk minder fouten maken. Of, als blijkt dat het op een andere afdeling beter gaat, kunnen de medewerkers van de verschillende afdelingen elkaar instrueren en motiveren.

De rol van de afdeling Zorgcontrol is om te monitoren waar de registratie misgaat. Mocht uit de analyse van de afdeling Zorgcontrol bijvoorbeeld blijken dat het misgaat op een bepaalde agenda of bij een bepaalde zorgverlener, kan de Zorgcontrol in samenwerking met de zorgverlener op zoek naar de juiste manier van registeren. Zo wordt de registratie een gedeelde verantwoordelijkheid.

Voordelen voor patiënt

  • Deze ‘first time right’ manier van werken heeft veel voordelen. Niet in de laatste plaats voor de patiënt die nu veel vaker meteen een correcte factuur zal krijgen. Door de vele gemaakte registratiefouten ontstaan veel crediteringen met daaropvolgend een nieuwe debetfactuur. Een erg onwenselijke situatie voor de patiënt die steeds opnieuw een melding krijgt over het afgeschreven bedrag van het eigen risico.
  • Als er minder registratiefouten worden gemaakt, hoeft dus ook minder gecorrigeerd te worden. Dan blijft er dus tijd over om aan de patiënt te besteden! Als de afdeling Zorgcontrol registratiefouten snel kan opsporen en zorgen dat deze fouten niet nogmaals worden gemaakt, scheelt dat correctiewerkzaamheden aan de achterkant van het proces. De tijd die overblijft kan weer worden besteed aan de patiëntenzorg.  
  • Een ander voordeel is dat de relatie met de zorgverzekeraar verbetert. Zorgverzekeraars hameren al jaren op het belang van controle en correcties op de registratie vóórdat wordt gefactureerd. Als het ziekenhuis kan aantonen dat weinig registratiefouten worden gemaakt, en dat de fouten dié worden gemaakt tijdig worden opgelost, zal het onderlinge vertrouwen toenemen.

Veranderende werkzaamheden

Wat zijn de gevolgen voor medewerkers van de nieuwe afdeling Zorgcontrol? Ik verwacht dat de medewerkers toegaan naar een analyserende en signalerende functie. Waren de werknemers van de afdeling Zorgadministratie voorheen bezig met registreren en controleren van de registratie, nu krijgen ze een signaal- en analytische functie met betrekking tot het opsporen van fouten. Ook gaan ze instructie geven aan de medewerkers van de verschillende specialismes over hoe je correct registreert.

De toekomst

De verwachting is dat in de toekomst steeds meer zal worden geautomatiseerd op het gebied van de registratie. Via het ZIS zal bijvoorbeeld ervoor worden gezorgd dat bepaalde registratiefouten niet meer gemaakt kunnen worden. Denk aan een waarschuwing en pop-ups die medewerkers behoeden voor het maken van fouten. Mochten dan uiteindelijk toch registratiefouten worden gemaakt, dan zal in de toekomst middels robotisering en AI veel meer kunnen worden gecorrigeerd. Echter zullen de controlerende werkzaamheden altijd blijven bestaan.

https://performation.com/wp-content/uploads/2020/04/Zorgcontrol-e1588930272170.jpg
Roos Klever Consultant
Ik ben benieuwd hoe u aankijkt tegen de transformatie van de afdeling Zorgadministratie. Wilt u er met mij over verder praten? Neem contact met mij op via r.klever@performation.com.
Bekijk zelf hoe het werkt
PRODUCTVIDEO

Registratie de first time right

‘First time right’ registratie betekent dat de zorgregistratie in één keer aan de bron goed gaat. Dit is van belang voor het bereiken van Horizontaal Toezicht. Registratietool Notiz ondersteunt in ‘First time right’ registratie en helpt daarbij onnodige controles te voorkomen.