Stuur met data en verbeter de zorg voor uw patiënt. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Klein beginnen met business analytics, hoe werkt dat nou in de praktijk? Vanessa Scholtes, projectleider bij OLVG geeft graag inzicht hoe het OLVG dit aanpakt.

OLVG wil de zorg beter en efficiënter maken. Beter voor patiënt, zorgverleners en het ziekenhuis. Zorg is niet alleen divers, maar ook duur. Dus kijkt het ziekenhuis hoe zij, op een meer efficiënte manier, zorg kan leveren van dezelfde (of liever nog) betere kwaliteit. Vanessa geeft ook aan dat OLVG een uitdaging aangaat in het creëren van een cultuur waar continu kijken naar doelmatigheid steeds meer de norm wordt.

Dieper duiken in de data geeft inzicht

Vanessa was al verbonden aan OLVG als onderzoeker. Werken met data was haar dagelijks werk. Ze vertelt wat haar drijft om meer met data te doen: ‘We hebben zoveel data in onze systemen zitten, het is zonde als we dat niet gebruiken om onszelf te verbeteren.’ Zo’n anderhalf jaar geleden duikt zij samen met de vakgroepen orthopedie en radiologie van OLVG uit nieuwsgierigheid dieper in de benchmarkgegevens. Het blijkt dat orthopedie op beeldvormend onderzoek ‘gewoon’ gemiddeld scoort, maar dat er tussen de artsen grote verschillen zijn. Een gesprek met artsen over hun werkprocessen volgt. Met resultaat; het inzichtelijk en bespreekbaar maken blijkt in dit geval voldoende om de interdoktervariatie met vijftig procent te laten afnemen. OLVG beseft dat door benchmarkcijfers te duiden, zorg echt kan verbeteren.

Vanessa vertelt dat OLVG vervolgens een projectteam heeft opgezet met als doel het optimaliseren van de interne processen. Het team, waar naast een projectleider ook een arts en bedrijfskundig manager in zitten, schuift aan bij alle vakgroepen en vertelt hoe benchmarkcijfers opgebouwd zijn. Vervolgens zijn de vakgroepen zelf aan zet. Bij OLVG ervaren ze dat er bij elke vakgroep wel een of meerdere datagedreven en nieuwsgierige artsen zijn die zich opgeven als aanspreekpunt voor het project. ‘Ik denk dat het succes van onze aanpak deels zit in dat we de dokters zelf hun onderwerpen laten kiezen’, benadrukt Vanessa. ‘We wijzen niet met de vinger, maar we kijken in de data om van te leren.’ Vanessa geeft aan dat het eerst wel spannend was, want met het kijken naar de interdoktervariatie, kijken ze toch naar individuele verschillen. Zij ervaart echter, dat als de nadruk ligt op leren, juist de meeste artsen hiervoor openstaan. Hoewel vakgroepen in de lead zijn, zijn dat niet de enige personen die het projectteam nodig heeft. Bedrijfskundig managers, medewerkers zorgadministratie, data-analisten en financieel controllers zijn op verschillende momenten onderdeel van het project.

Wat vertellen benchmarkcijfers?

Bij OLVG bekijken de vakgroepen zelf de benchmarkcijfers en komen ze zelf met verbeteronderwerpen. Het projectteam ondersteunt daarbij. Vanessa noemt enkele voorbeelden van onderwerpen die ze oppakken. Net als bij orthopedie kijken ze bij neurologie naar de beeldvorming. Ook bij neurologie komt dit in eerste instantie uit op een gemiddelde score, maar ook hier blijkt grote variatie te zijn. Simpelweg te verklaren, doordat de twee locaties van OLVG, Oost en West, verschillende werkprocessen hadden op de spoedeisende hulp. ‘Dit hadden we nooit gezien als we de data alleen op hoofdlijnen hadden bekeken’, zegt Vanessa. Een ander voorbeeld komt van de MDL-vakgroep. De benchmarkcijfers schetsen hier dat in OLVG veel meer telefonische consulten plaatsvinden. De polikliniek ervaart al een hoge werkdruk aan de telefoon en de benchmarkcijfers ondersteunen dit. De vakgroep kijkt nu naar oplossingen om met minder telefonische consulten dezelfde kwaliteit van zorg te leveren.

Wat kan een ziekenhuis nog meer met data?

OLVG zet met haar doelmatigheidsproject in op het verbeteren van de kwaliteit van zorg en het ontlasten van artsen. Natuurlijk realiseert het projectteam zich dat sommige verbeteringen ook direct financiële, voordelige of nadelige, consequenties kunnen hebben voor het ziekenhuis. Vanessa vertelt dat met deze kennis de afdeling zorgverkoop ook betrokken kan worden, zodat zij tijdig met verzekeraars kunnen schakelen. Een echte structurele koppeling tussen kwaliteit en financiën is er nog niet, maar kan zeker een uitdaging voor de toekomst zijn.

Een grote uitdaging voor de toekomst. is het op orde krijgen van de zorgregistratie van de zorgactiviteiten. Bij de start van het project zag OLVG het verbeteren van de registratie als ‘bijvangst’. Gaandeweg het project blijkt nu dat een goede registratie van essentieel belang is om de juiste benchmarkcijfers te krijgen. Als voorbeeld noemt Vanessa anesthesie. Anesthesie is bij bepaalde ingrepen zo logisch, dat veel ziekenhuizen deze gegevens mogelijk niet volledig registreren. Voor de facturatie hoeft dat ook niet. Bij OLVG registreren ze alle verschillende handelingen rondom anesthesie wel, waardoor de benchmarkcijfers hierop hoog uitslaan. Het begrijpen van de eigen input is in dit geval dus essentieel, evenals logisch blijven nadenken. Vanessa zegt enthousiast: ‘Als de registratie op orde is, kunnen we de benchmarkcijfers gebruiken om afwijkingen in het medisch proces op te sporen en dáár verbeteringen in te zetten’.

Continue aandacht voor datasturing

Een ideaalbeeld voor het projectteam is om per vakgroep met geautomatiseerde dashboards te werken om zo het effect van verbeteracties te kunnen monitoren. Omdat het vaak om knelpunten gaat bij specifieke patiëntenstromen, op een specifiek onderwerp, is dit heel gedetailleerde informatie. Voor OLVG is automatisering hiervan daarom nu nog een brug te ver. Het projectteam stuurt daarom nu per kwartaal een dashboard op maat toe aan de vakgroep. Om datasturing in de toekomst te vergroten heeft een ziekenhuis mensen nodig die dit proces begeleiden en de artsen ondersteunen bij het duiden van data. Het graven in de data kost namelijk tijd en energie en kan complex zijn. Volgens Vanessa zijn deze mensen een essentiële schakel tussen het werken en interpreteren van data en de medisch-inhoudelijke processen. ‘Je moet in staat zijn om beide kanten te begrijpen en nog belangrijker, met elkaar te verbinden.’ Het is een mooie uitdaging voor de zorg om op deze manier naar doelmatigheid te kijken en hierbij de juiste mensen te vinden.

Tips voor andere ziekenhuizen om met data-analyse te starten:

  1. Zorg voor een sterke interne missie om doelmatigheid te verbeteren.
  2. Zoek de juiste mensen, business analisten, die data en artsen verbinden.
  3. Ga het gewoon doen! Begin klein, zoek één afdeling die dit heel leuk vindt om op te pakken en zoek met hen één onderwerp. Als dat lukt heb je enthousiasme en motivatie te pakken om intern verder door te pakken.
Vanessa-Scholtes
Vanessa Scholtes, projectleider business analytics OLVG. Foto: audiovisuele zaken OLVG

Praktische tips hoe een ziekenhuis klein begint

Lees ook de blog van Thomas Herngreen, consultant bij Performation. Hij vertelt in zijn blog ‘Stuur met data en verbeter de zorg van de patiënt’ hoe essentieel data is voor doelmatigere gezondheidszorg oftewel doelmatige zorg. Ook geeft hij praktische tips hoe een ziekenhuis hierin kleine beginstappen maakt.