Nooit eerder was de capaciteitsdruk op Nederlandse ziekenhuizen zo groot als in de afgelopen maanden. Kort nadat de ernst van de coronacrisis in Nederland duidelijk werd en daarmee de uitdagingen op capaciteitsgebied die dit voor ziekenhuizen met zich meebracht, werd op 21 maart 2020 het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding (LCPS) opgericht. Performation maakt deel uit van het kernteam. 

 

Het LCPS is opgericht in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). De missie van de LCPS: de werklast van patiëntenzorg tijdens de crisis zo effectief mogelijk spreiden over heel Nederland. Experts op het gebied van acute zorg, logistiek, ICT, statistiek en crisis- en capaciteitsmanagement werden benaderd om hun kennis en kunde in te zetten.

Informatie beschikbare capaciteiten

Performation maakt deel uit van het kernteam vanwege de expertise op het gebied van capaciteitsmanagement, informatiemanagement en datagedreven sturen in de zorg. Om de spreiding van patiënten goed te doen, is namelijk informatie nodig over beschikbare beddencapaciteit, benutting van materiaal, ambulance beschikbaarheid en het klinisch verloop van de COVID-19 patiënten.

Het LCPS is op advies van defensie opgebouwd uit verschillende cellen;

  • Commands | Verantwoordelijk voor besluitvorming en inrichting van de organisatie;
  • Current | Coördinatie en uitvoering van patiëntenspreiding en apparatuur;
  • Plans | Verantwoordelijk voor inzicht in beschikbare en verwachte benodigde capaciteiten;
  • Communications | Verantwoordelijk voor alle in- en externe communicatie;
  • Support & resources | Verantwoordelijk voor de organisatie van benodigde resources.

Een aantal Performation-medewerkers was de afgelopen tijd regelmatig te vinden in het Erasmus MC, waarin het LCPS is gevestigd. Vier van hen vertellen over hun rol binnen het team en hoe zij het ervaarden om binnen het LCPS te functioneren. 

Carmen van der Mark |consultant capaciteitsmanagement

Carmen van der Mark

Carmen van der Mark is als consultant capaciteitsmanagement kind aan huis bij veel ziekenhuizen in Nederland. Ze adviseert en ondersteunt in het opzetten van goed capaciteitsmanagement. Vanuit die expertise nam ze deel aan het team van de LCPS. 

“Binnen het LCPS vervulde ik verschillende rollen. De eerste dagen werkte ik in het Patiënt Evacuation Coördination Center (PECC)  mee, onderdeel van de cel Current. Hier komen aanvragen voor overplaatsingen tussen regio’s binnen waarna gezocht wordt naar een match tussen een patiënt en een ziekenhuis. Eenmaal de match gevonden, dan organiseert de ambulancezorg vervolgens de rit.

Daarna was ik actief in Support & resources. Hier coördineerde ik het hulpaanbod dat het LCPS ontvangt. Dat varieerde van mondkapjes tot aan de inzet van ambulancebussen, ongelofelijk wat een hulp! Ook was ik actief voor de cel Plans en hield mij bezig met toekomstig benodigde additionele capaciteiten voor COVID-19, zoals IC-bedden, klinische bedden en vervoerscapaciteit.”

Carmen kijkt terug op een bijzondere ervaring: “Het was ongelofelijk om mee te maken hoe snel de organisatie is opgetuigd, het PECC operationeel was en bijvoorbeeld de inzet van helikopters geregeld werd. De crisissituatie laat weinig ruimte voor discussie, iedereen staat in de actiestand en het haalt het uiterste van de mens en organisatie naar boven. Mensen van verschillende partijen werken samen alsof ze al jaren collega’s zijn, allen voor hetzelfde doel.”  

Het LCPS is volgens Carmen een prachtig voorbeeld van ziekenhuis overstijgend capaciteitsmanagement, waarbij alles gedaan wordt om vraag en aanbod in tijden van krapte te matchen. Carmen: “Juist in tijden van extreme krapte is het centrale inzicht en overzicht enorm relevant. Op basis hiervan is het mogelijk patiënten te spreiden en dit te coördineren. Hier wordt niet meer alleen voor het ziekenhuis en de regio gewerkt, maar is alle inzet nodig om de gevraagde zorg in Nederland te kunnen bieden.” 

Maarten van der Wilt | Technisch directeur Performation

Maarten is inmiddels ruim 12 jaar actief in de business intelligence markt voor ziekenhuizen. Het LCPS vroeg hem zijn expertise op het gebied van informatiestromen in de zorg in te zetten. 

Maarten stapt op dinsdagmiddag 24 maart 2020 de bibliotheek van het Erasmus MC binnen waar het LCPS is ondergebracht. Hij kan direct aan de slag.

Maarten: “Vanwege de heftigheid van de crisis en het ‘vol zitten’ van Brabant wordt de beslissing genomen om eerder dan gepland patiënten te gaan spreiden. Er is nú informatie nodig over beschikbare bedden en ambulance capaciteit. Geen tijd dus om systemen te gaan ontsluiten, maar gewoon de telefoon pakken en meldkamers bellen. Meldkamer Amstelland? Vanuit het LCPS willen we inzicht hebben in de beschikbare ambulance capaciteit. Via belscripts richtten we de eerste informatiestromen voor zowel bedden als ambulance capaciteit in.”

Onder hogedruk worden twee teams opgezet om de informatiestromen voor beschikbare bedden en beschikbare ambulance te organiseren. Maarten: “Beide informatiestromen voeren we duaal uit: de handmatige variant, gebaseerd op belscripts naar de meldkamers, ROAZ’en en ziekenhuizen en de geautomatiseerde variant waarbij informatie vanuit de bronsystemen ontsloten wordt. In de loop van de weken bouwden we de handmatige variant langzaam af en vertrouwen we meer op de geautomatiseerde data leveringen vanuit de diverse bronsystemen.”

Volgens Maarten is het belang van landelijk beschikbare informatie goed zichtbaar geworden tijdens deze crisis: “Er is veel zorginformatie beschikbaar, maar dat is versnipperd in allerlei verschillende bronsystemen. Met een betere informatievoorziening hadden vragen als Waar is er beschikbare ambulance capaciteit? of Hoelang ligt een COVID-19 patiënt gemiddeld op de ic? veel sneller beantwoord kunnen worden.”

Rob ter Hedde | consultant datagedreveRob ter Hedden sturen

Rob is een held in het visualiseren van data waardoor het leesbaar en begrijpelijk wordt. Een expertise die binnen het LCPS goed van pas kwam. Helaas was zijn betrokkenheid van korte duur. 

Rob was binnen het LCPS onderdeel van de cel Resources & Support. “Binnen deze cel hield ik mij bezig met het stroomlijnen van de informatie-uitvraag over de diverse capaciteiten (bedden en medische hulpmiddelen) richting de ROAZ’en.”

Rob werd na vijf dagen verkouden en daarom werd het LCPS een no-go area voor hem. Maar in de dagen dat hij er was, zag hij dat alles stap voor stap soepeler ging. “Bijzonder en boeiend om te ervaren hoe snel je met ruim honderd man vanuit hectiek naar een strakke crisisorganisatie kunt groeien. Mede dankzij de hulp van de battle chiefs van defensie. De gecombineerde kennis, ervaring en netwerken binnen het LCPS gecombineerd met een duidelijk mandaat vanuit de regering zorgden voor een geoliede machine.”

Joris Oostelbos, technisch projectleider

Joris Oostelbos

Joris begeleidt binnen Performation de complexe of vernieuwende implementaties. Als zodanig is hij bekend met het ‘werken zonder script’ en het opzetten van projectstructuren en -plannen.

Binnen het LCPS organiseerde Joris het technisch koppelen van de ziekenhuizen aan een systeem waarin realtime en centraal inzichtelijk is hoeveel ic- en COVID-19-capaciteit er beschikbaar is.

“Wat een hectische, maar bijzondere periode was dit! In het heetst van de strijd moesten keuzes worden gemaakt en domweg worden uitgevoerd. Keuzes waar je normaliter liever langer over nadenkt om het nog beter en mooier te maken.

Ik vond het ambivalent: aan de ene kant uitputtend, maar aan de andere kant gaf het ontzettend veel energie om mee te werken in een team dat zich inzet om de levens van COVID-19 patiënten te redden.”

Wat Joris met name sterk vindt aan het LCPS, is het centraal kunnen coördineren van behoeftes uit het land: “Nederland is in dat opzicht erg decentraal georganiseerd. Dat heeft heel veel voordelen, maar in situaties als deze ook heftige nadelen. De truc wordt om in de nieuwe werkelijkheid een balans te vinden tussen centrale en decentrale aansturing. Hierin heeft het LCPS mijns inziens zeker een belangrijke rol.”

Afname piek COVID-19 patiënten

Het team van het LCPS is er dankzij de inzet en expertise van velen in geslaagd om door alle uitdagingen heen de spreiding van ic-patiënten over Nederland te organiseren.

Gelukkig zien we nu de ergste piek in de COVID-19 besmetting afnemen.

COVID-19

Hoe kunnen wij u helpen?

We bevinden ons in een historische situatie. COVID-19 legt een groot deel van de wereld stil. Daar tegenover staat dat het virus ziekenhuizen en andere zorginstellingen juist tot uiterste krachtsinspanningen drijft. Er wordt een zeer groot beroep gedaan op uw organisatievermogen en uw mensen. We wensen u daarbij alle kracht en bieden graag de nodige ondersteuning. 

Covid-19 Dashboards